高职院校档案信息化建设的问题和策略分析

　档案信息化可以提高档案收集、整理和利用效率，节约档案保存成本，更好的实现档案资源共享，提高档案工作的服务水平，彰显档案事业的价值，是目前我国档案事业发展的新趋势。高职院校在技术、知识和人才方面具有一定的优势，应该从更新观念，努力借助各种资源，走在档案信息化建设的前列。
　　1 加强对高职院校档案管理现代化的研究
　　相对于其他各项事业来说，目前我国高职院校档案管理发展较慢，尤其是对档案管理现代化的研究较少，直接制约了档案信息化建设。主要表现在：
　　1）借鉴别人的模式较多，研究自己的问题较少。我国高职院校大部分由过去的中等专业学校合并升格而来，由于档案不是合并的主要工作，所以大多数高职院校往往就近照搬其他高校的档案管理方式，虽然建立了档案管理机构，但管理设施是拼凑起来的，管理制度是照抄别人的，虽然可以应付上面的检查，但是不能充分发挥档案服务学校教学和管理的职能，导致档案工作越来越边缘化。
　　2）针对具体管理问题的研究多，对档案管理共性规律的研究少。由于在档案管理中存在漏洞，所以实际工作中经常会出现一些问题，例如一些应该收档保存的资料没有及时保存，有些资料的归档不正确等，影响了档案的使用。于是许多高职院校的档案工作仅仅局限于研究解决具体问题，对于档案在高职院校管理中的地位和作用，档案工作的服务对象等带有共性规律性的问题则缺乏研究。
　　3）档案信息化管理研究较为薄弱。许多档案管理人员认为信息化仅仅是增加几台电子设备，录入一些资料，做一些PPT演示文件，最多是建一个电子文档室，装潢一下门面而已，没有从现代情报学的高度去理解档案信息化对开发档案资源，强化档案管理的重要性。
　　应该认识到，积极应用现代信息技术，加强档案信息化管理，既是建设电子化校园的需要，也是校园文化建设的需要，可以更好的服务与学校发展。“从有纸的档案到无纸的档案飞跃，档案工作无异于脱胎换骨，对传统档案工作冲击的广度、深度和力度都是前所未有的。”需要在观念、体制、系统、技术等各方面都建立起全新的认识，需要以系统化、信息化的观点来看待原来的档案工作，这本身就是一个比较复杂的课题。因此，树立科研意识，以科研促工作，认真研究高职院校档案工作特点和本单位实际情况，研究档案工作的服务对象和服务方式，是高职院校档案信息化的基础工程和先导工程。“有了科研意识，就会主动关心了解档案专业的最新科技成果，了解学术研究前沿动态，较好地掌握档案学理论与技术的研究方法，并将现代科技成果，尤其是现代化管理的技术和手段应用到档案管理工作中。”
　　2 积极更新档案管理的观念
　　高职院校档案信息化本身也是一个现代化的过程，而现代化首先在于思想观念的现代化，要从以下几个方面更新观念。
　　1）树立资源共享意识，使高职院校档案部门真正成为一个为学校，乃至为整个社会服务的信息中心。档案工作有一定的保密性，过去由于强调保密性，使档案工作比较封闭。现代档案学认为，档案是一种信息度比较密集的社会知识，档案信息是一种资源，应该在尽可能的范围内向社会公众开放，取得并发挥社会效益。尤其是对于高职院校来说，和企业、用人单位的联系比较多，专业更新比较快，教师进修途经比较多，学生管理方式比较灵活，目前合处在发展和探索时期，档案工作能为教育改革和教学管理提供借鉴和参谋作用，一定要要调整、增大开放度，采用更为灵活多样、更贴近利用者的服务方式，尽全力为利用者创造一个良好的利用档案的环境，具体来说，就是要根据我国区域经济发展状况和高职院校档案的社会属性及特点，从管理体制、管理人员、管理设施、管理水平、管理效能及服务质量等方面人手，彻底改革旧的管理模式，实行全开放型的科学管理，提倡档案系统内外部之间的相互信息交流与合作，逐步做到在信息资源服务整体化、网络化前提下，实现信息资源共享，促进档案管理、学校教育教学改革的同步发展。2）培养服务意识。现代档案学认为，人们对档案的利用表现出综合性的倾向，档案工作不应该只是文档的归类、保管、整理和被动的接受查阅，档案管理是对信息的管理，应该根据服务对象的不同，对信息进行整合集成，最大限度发挥档案的价值，这要求档案工作要培养主动服务意识。就高职院校档案管理而言，如果面对用人单位查阅毕业生档案的要求，不应该只是被动的找出某个学生某一方面的文档资料，而应该将某一类学生的资料从不同的角度整理打包，为用人单位提供参考。相对于教学管理的需求，不仅可以提供这一方面的历史文档，而且可以附带提供相关院校这一方面的情报，开阔使用者和决策者的眼界。从这个意义上讲，服务开辟了档案工作新的发展空间，拓展了 胆敢信息的价值，是当代高职院校档案管理工作中一个不容忽视的重要课题。而信息化建设，尤其是现代信息技术带来的方便的资源共享，又为提高服务能力提供了技术保障，这两者是相互促进的。高职院校档案信息化建设如果能够紧紧围绕着为学校发展和学生成长服务，为社会服务这一主题来开展工作，高职院校档案事业必然会在学校发展和教育改革中占据重要的地位。3）强化时效意识。时效性是信息得重要属性，是信息时代的重要特征，及时有效的提供资料信息也是档案工作得基本要求。信息化建设可以提高档案工作的时效性，也要求档案管理人员强化时效意识。档案信息化是电子校园建设的一部分，在信息化时代，信息存在的方式多种多样，资料存在时间较短，灭失较快，档案信息文档的收纳整理必须及时高效。另一方面，由于社会节奏的加快，档案使用者也要求及时提供有关资料文档，象过去那样为找一个资料翻阅大量纸质文档，耗费大量时间的做法和现代档案管理的观念有一定的差距。同样的信息，可以因及时提供利用而价值倍增，也可以因长期蕴藏在档案馆（库）而失去现实效用。例如，用人单位来校招聘，如果学校有电子化、网络化的档案管理系统，又有较高的服务水平，能为对方提供快、准、全的档案信息检索服务，无疑会给用人单位带来极大便利，进而促进本校学生的就业。
　3 重视人才的培养和引进
　　人才是档案信息化建设成败的关键。目前 ，高职院校档案信息化建设中也存在人才才队伍建设滞后的问题，具体表现在：
　　1）缺少真正懂行的决策者。档案信息化既与档案学有关，又与信息学有关，是一项专业性很强的工作，真正了解档案信息化的价值意义、流程规范、日常业务、硬件设施，需要下很大的功夫。而要使档案信息化与电子校园工程、校园文化建设紧密结合起来，因此档案信息化从一定意义上讲是“一把手”工程。但是从我国高职院校的现状看，由于以前档案工作不受重视，领导对此研究的少、学习的少，不少档案部门的工作人员有十多年的档案工作经验，但部门领导却是从其他部门调入，对档案工作一知半解，档案部门的分管领导十之八九出身于行政或教学岗位，有自己的专业所长，但是对档案工作知之甚少，这样的领导配置，决策时的失误也就在所难免。
　　2）档案信息化专业人才严重缺乏。档案信息化需要兼具档案专长和信息专长的复合型人才，目前高职院校的档案管理人员普遍有较长的档案工作经历，但大多数年龄较大，信息技术方面的知识极为缺乏，而且接受能力较差。而有些比较年轻的信息技术人才又缺乏档案工作的知识和经验，也不能完全胜任档案信息化建设的需要。档案部门由于自身的社会地位和条件所限，在引进信息化人才方面与其他部门相比，往往处于劣势。需要的人才引不进来，并且现有信息化人才还在大量地流失，导致档案信息化人才奇缺。因此，作为高职院校来说，一定要发挥自身优势，把引进人才和培养人才结合起来，大力培养档案信息化系统开发所需要的专才，以及档案管理服务所需要的通才，“档案信息化建设主要承担者和运营者是档案部门自己，这是一项复合性工作，加强档案工作者自身的业务培训，重构自身的知识体系。”
　　4 破解体制难题
　　目前高职院校档案管理体制不科学，条块分割严重，限制了档案信息化进程。主要表现在：
　　1）机构设置不科学，弱化了档案部门依法管理行为。按照《档案法》，高职院校档案机构的管理职责是“贯彻执行国家有关档案工作的法律和方针政策，综合规划学校档案工作。”也就是说档案机构对学校的档案工作有一定的独立管理的职责。但目前我国高职院校档案管理机构往往挂靠校办或其他相关部门，档案工作文件要通过校办转发，档案工作会议也需要学校出面组织，行政管理职能完全弱化，很难独立编制学校档案工作规划，对于档案信息化这样的大任务，没有充分的话语权，导致档案信息系统很不完善。即使有的学校在硬件设施上建成了稍具规模的信息系统，在运行和管理上也往往被处处掣肘，很难发挥服务功能，彰显自身价值。
　　2）档案管理体制依然保留着传统的分散模式。大多数高职院校的档案大多散放在综合档案室、宣传部、人事处、学生处、教务处、招生办、电教中心、网络中心等部门。各部门为了方便自己的工作，对所管理的档案按自己的理解整理归类，导致档案残缺甚至遗失，不能对档案实行集中统一的标准化、规范化管理，各部门间档案的规格、代码等都不统一，成为信息化的重要障碍。高职院校应该坚持统一化和全局化的原则，在信息系统分析之前，理顺档案管理部门的体系和职权，统一档案管理规则，明确文档归档权限，“高校应根据自身的特点，注意吸收相关行业的管理标准和经验，制定完善的符合实际需要的标准和制度，以保障档案信息化建设工作安全、有序地开展。此外，档案的收集、保管、利用等各个工作环节都需要进行重新设置。”在系统分析阶段，做好系统结构、流程和代码设计，建设功能齐全的档案信息数据库，使档案信息系统成为学校有价值的资源。
　　高职院校档案信息化是一个长期、系统、艰巨的工程，除了需要档案管理部门和人员的努力以外，更需要学校的支持与关注。只要坚持科学发展观，从实际出发，加强研究，更新观念，重视人才培养，破解体制难题，才能实现档案管理信息化目标，把高职院校档案管理工作推向新的发展阶段。
　　参考文献：
　　[1] 王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设[J].现代情报，2007（6）：63.
　　[2] 周冀.高校档案管理的观念更新[J].中国档案，2004（12）：24.
　　[3] 孟世恩，王颖.对我国档案信息化建设的思考[J].档案学研究，2004（5）：31.
　　[4] 王亚敏.信息化下高校档案管理对策研究[J].档案学研究，2011（5）：23.