数字化档案的信息安全问题与管理策略

　　随着信息技术的发展，信息技术应用到各个领域，而我国人员数量的不断增加，档案管理面临着严峻的考验，传统的档案管理已经不能满足现代化快速发展的需求，和一些发达国家相比，我国的档案管理系统还不够完善，发展规模小，还很滞后，同时也存在着很大的发展空间，这就要求我国要发展数字化档案信息，本篇文章就数字化档案的信息安全问题与管理策略进行了简要的分析。

　　我国人口多，工作人员的数量在不断攀升，这就要求我国必须加大对档案管理的力度，将信息化技术应用其中，创新了原有的管理档案模式，有利新的档案管理也就是数字化管理。这一档案形式的出现，同提高档案信息管理的水平，使得档案信息的收集、整理、分析和存储变得更加的快捷和有效，一定意义上说，提高了数字化档案信息管理工作的发展。然而，目前我国的数字化档案信息管理工作还有不足，甚至存在一定的安全风险因素，严重影响到数字化档案信息的安全，因此，需要采用各种管理策略，以实现对数字化档案信息的科学，合理，更加安全。

　　1 数字化档案信息中存在的安全风险因素

　　数字化档案信息在管理的过程中，不是一帆风顺的，也会受到许多影响，而给数字化档案信息管理中造成影响最大的是安全风险问题，数字化信息档案管理的安全风险问题造成了档案信息的丢失。而数字化档案信息的缺失也直接影响档案管理事业的发展，就我国目前的数字化档案信息存在的安全问题大体包括以下几个方面的内容：

　　1.1 计算机硬件故障

　　对于使用计算机的人来讲，设施完整，能够正常操作的都是好的计算机，因此为了能够保障计算机使用安全，需要在计算机中设置相应的保护机制，安装保护软件，是计算机发挥应用的效果，但是，有的时候即使在计算机里设置相应的保护机制，计算机中的硬件也还是会受到某些因素的影响，而出现故障，一旦计算机中的硬件出现故障，计算机无法正常运行，就会使得数字化档案中的信息数据丢失，也破坏了数字化档案信息的完整性，不利于提高档案信息的保存效率，从而阻碍了数字化档案管理事业的发展。而如今，计算机中硬件出现故障的次数逐渐增加，主要的原因也是计算机种类以及功能不断增强，这样的现象更加不利于数字化档案信息的存储和保护。

　　1.2 计算机软件故障

　　数字档案主要是利用计算机来实现，利用计算机中的相关管理软件以及相关的数据处理系统来对档案信息进行处理和分析，以保障数字化档案数据信息的完整性，从而提高数字档案信息的利用率。计算机相关管理软件的性能将直接决定数字化档案信息的安全，随着计算机相关软件性能的不断提升，数字化档案信息的安全性也在不断的提高。然而，就我国现阶段的计算机软件发展水平来说，还无法对数字化档案信息安全形成高效的保护，计算机软件会受到来自各种因素的影响，计算机软件一旦出现故障，就会使得数字化档案信息管理操作受到阻碍。

　　1.3 数字化档案信息安全管理制度不够健全

　　在我国，数字化档案建设起步晚，发展缓慢，数字化档案信息安全管理制度不够健全，数字化档案管理机制与以往的不同，国家没有颁布相关的法律法规来规范和调整数字化档案信息管理。因为国家机构和社会组织没有法律保护，因此我国的数字化档案管理承担着更大的数字化档案信息管理的安全风险，从我国的目前现状来看，当前的数字化档案相关的法律法规不能满足现代数字化档案信息安全管理方的需求。因此，无论是数字化档案管理的相关法律制度还是信息安全方面都需要加强管理。

　　2 数字化档案信息安全管理策略

　　计算机硬件设施的不足，也阻碍着数字化档案信息安全发展，因此也需要不断的对计算机中的硬件设备进行改进，同时也需要采取更加有效的保护机制，采用先进的科学防护技术加强保护计算机中的硬件和软件设施，进一步保障数字化档案信息的安全，但是数字化档案信息的类型不同，这就要求具体问题，具体分析，采取不同的安全管理策略，以提升数字化信息安全管理的效果，保障数字化档案信息的完整性和稳定性。为了解决数字化档案信息的安全问题，可以采用以下几个策略：

　　2.1 计算机设备安全管理

　　就相关的调查报告可知，计算机硬件出现故障的次数相对来说较多，而计算机故障对数字化档案信息安全所造成的影响也相对较为严重，因此，应该积极采取有效的安全措施，对硬件设备实施高效的安全管理，从而降低计算机硬件设备发生故障的几率。在对计算机硬件设备进行安全管理的过程中，可以从而计算机硬件设备的选择上入手，对硬件设备进行严格的检验，并对硬件设备的厂家的营业执照和信誉程度进行详细的调查，在计算机硬件的兼容性上和拓展性上对计算机硬件实施全面的审核，从而保障计算机升级过程中数字化档案信息的安全。另外，计算机软件设备故障也对数字化档案信息的安全管理具有一定的影响，但是相对于计算机硬件来说，其所能够产生的影响作用相对较小，在实施安全管理过程中，也可以采用和计算机设备安全管理相同策略，更好的提高计算机设备管理的安全性，最大限度的保障数字化档案信息的完整性和有效性。

　　2.2 信息技术安全管理

　　数字化档案信息安全管理只是依靠人力管理是不够的，还需要加入现代技术科学管理。现代科学信息技术能更好的保证数字化档案信息数据的安全，提高档案信息安全性，也提高档案的完整性，因此在管理数字化档案信息安全的过程中要加入必要的信息技术。

　　2.3 完善信息安全管理制度

　　要维护数字信息的安全，不仅要依靠技术还要做好对信息的管理工作，通过制定一系列的严密并且合理的管理规范与措施，保证数字信息的完整，真实和可靠。要充分保证数字化档案信息的安全，就需要通过制定一系列的规章制度来进行规范。

　　第一，就是要建立人员安全的管理制度，主要包括有岗位安全考核制度、安全审查制度、安全培训制度等。

　　第二是建立文档的管理制度，按照一定的密级对易经存储的数字信息进行分类，对于机密新信息和敏感信息需要进行加密，以防信息被窃听、毁坏或者变更。

　　结束语

　　综上所述，档案管理工作中的重点是数字化档案信息安全管理的完整和有效性，为了有效的提高数字化档案信息管理的安全，需要加强对数字化档案信息管理的监控，针对信息中的安全问题，进行分析，并采取措施解决，保障数字化档案信息安全管理的有效性，从而推动数字化档案管理事业的发展。

　　作者：刘莉 来源：科学与财富 2016年3期