探析企业档案管理信息化的策略

十五规划明确提出以信息化带动工业化，促进我国经济结构调整和国家经济跨越式发展的战略方针，信息化被摆在了实现我国经济发展第三步战略目标的关键地位。信息化作为社会进步的发展趋势，无论是政府信息化、企业信息化、以及各行各业的信息化，离开了对信息资源的开发利用，就失去了信息化自身的价值。尽管企业档案工作是依附企业的各项活动，但它却制约着企业生产、经营的各个环节，因此企业档案走信息化道路是企业档案工作发展的必然之路，也是企业发展的基础要求。尽管我国企业在信息化档案管理方面积累了丰富的经验取得了重大进展，但是在实际的信息化档案管理过程中，很多问题仍然存在。本文主要研究我国企业在信息化档案管理方面存在问题，探讨信息化档案管理策略，为我国企业在信息化档案管理方面的进一步发展提供借鉴。

一、企业档案管理信息化内涵

信息化建设就是充分利用先进的企业思想以及先进的技术手段，对企业内部的生产经营以及管理活动进行有效的资源配置以及调控，使得企业的管理做到科学化、有效化，从而促进企业利润的增加，不断提高企业的核心竞争力。对于档案管理工作来说也是如此，企业档案管理信息化，可以极大地提高企业档案管理的科学性以及有效性，实现对于企业档案管理的网络、信息化，通过档案管理信息化以及数字化，实现企业档案服务的高效化，从而实现企业档案管理的资源共享，提高企业档案管理的效率，为企业档案管理的进一步发展提供便利。

二、企业档案管理信息化存在问题

企业档案管理信息化是一项复杂科学的工作，企业档案管理信息化建设好坏直接影响着企业的档案管理的健康稳定发展，对于提高企业档案管理科学性以及有效性至关重要。我国企业在档案管理信息化建设方面经验还不是很丰富，在实际的企业档案管理信息化建设中存在着众多的问题。总体来讲，企业档案管理信息化建设存在的问题主要由以下几个方面，第一，档案信息化建设发展不平衡。我国很多企业进行了档案管理信息化建设，但是总体来讲，档案管理信息化建设水平与程度都存在着不平衡的现状。规模大、效益好的企业可以实现档案管理信息化建设高效化，但是对于那些规模小、效益差的企业，档案管理信息化建设设置无从谈起。第二，基础条件薄弱，技术、资金不足。档案管理信息化建设对于企业基础条件、技术、资金的要求很高，很多企业尤其是中小型企业很难做到基础条件、技术、资金的高水准，加上企业档案管理信息化人才缺乏，甚至缺少相应的设备以及技术支持，导致企业对于企业档案管理信息化建设深度以及力度不够，给企业档案管理带来不便。第三，缺乏统筹规划，盲目建设。目前我国企业在档案管理信息化建设方面普遍存在着规划以及组织建设，另外，加上企业在档案管理信息化建设规章制度以及标准建设缺乏统一的规定，导致企业档案管理信息化低效率、高重复建设建设问题严重。第四，与其他信息管理没有实现有效衔接。企业档案管理信息化建设并不是孤立的，是同企业其他管理以及建设项目相结合的，例如文书处理、生产活动等方面都与档案管理信息化密切相关。由于我国企业在档案管理信息化建设机制以及管理机制上存在问题，导致企业档案管理信息化同其它管理环节以及生产环节缺乏必要的联系，为能够实现档案管理信息化建设同其他信息化管理的有效结合。

三、企业档案管理信息化策略探析

(一)加强档案管理信息化人才培养

档案管理信息化人才是企业做好档案管理信息化的关键，毕竟信息化档案管理工作是由档案管理信息化人才来执行的。为此，企业应该加强档案管理信息化人才招聘以及培养。档案管理信息化建设是一项极其科学。专业性强的工作，它对于档案管理信息化人才的要求极高。档案管理人员应该不断增加档案管理信息化管理基础以及专业知识学习，包括信息技术、法律、管理学科以及计算机技术的学习。另一方面，档案管理信息化人才还应该转变思想观念，树立档案管理市场意识，使得档案管理信息化适应市场需求。另外，企业还应该加大对于新技术的引进，从资金、技术等各个方面做好档案管理信息化建设，加强档案管理信息化队伍建设。

(二)加快档案信息化标准规范制定

标准规范以及规章制度是企业进行档案管理信息化建设的基础，是企业进行档案管理信息化建设的制度保障，只有在一定的标准规范以及规章制度约束下，才可以更好地做好档案管理信息化建设。首先，企业应该建立档案管理信息化管理机构，增强人员档案管理信息化管理责任意识，强化档案管理信息化管理机构管理职能。其次，建立健全档案管理信息化管理制度体系建设，在基本信息化管理制度体系的基础上，还应该加强信息化管理制度体系执行力，使得企业档案管理真正的做到有法可依、有规章制度可依，从而促进信息化档案管理的科学化。

(三)企业档案管理信息化建设注意原则

企业档案管理信息化建设注意的问题有很多，总体来讲，档案管理信息化建设应该注意以下原则。第一，实用性原则。企业档案管理信息化建设的目的在于促进企业档案管理信息资源的共享，提高企业的社会效益以及经济效益，促进企业档案管理的科学化、有效化。第二，逐步推荐原则。企业档案管理信息化建设并不是一朝一夕所能解决的，它需要企业投入大量的时间以及精力，企业应该抓住档案管理信息化建设大好时机，实现企业管理与档案管理信息化建设同步前进。第三，效益原则。企业进行档案管理信息化建设的主要目的是为了获得更多的利润，一旦进行档案管理信息化建设，企业应该将档案管理信息化建设同企业的短期以及长期效益相结合。第四，全面协调发展。企业档案管理信息化建设并不是孤立的，需要同其他部门其他人员进行相应的合作，必须与企业的信息化建设和经济基础相协调，必须与企业的信息需求相协调，必须与信息技术发展相协调，必须与全国信息化工程相协调。

四、总结

随着企业电子商务时代的到来，企业档案管理也伴随着企业信息资源的交流进人到社会信息网络的新天地。企业档案工作者对电子档案的来源与形成的关注由原来的企业内部网而扩展到地区、国内及至国际范围内的整个网络。档案人员除了继续做好企业档案信息资源的收集和保管，更多的要了解企业需求。一方面配合现代企业的营销手段，档案人员应建立企业信息资料库，树立企业良好形象的信息资源上网。另一方面从网上获取有效信息为企业领导经营决策、为企业生产建设发展提供服务。我国企业在信息化档案管理方面积累了丰富的经验，但是在实际的信息化档案管理过程中，很多问题的存在严重影响着企业档案管理的进一步发展。企业应该深入研究自身信息化档案管理现状，创新信息化档案管理策略，为我国企业在信息化档案管理方面的进一步发展提供借鉴与参考。

作者：段春雁（长春市热力（集团）有限责任公司）