浅析人民法院档案信息化建设刍议

　　论文摘要 本文指出针对目前信息化社会中，法院系统进入信息化办公时代所面临的机遇与挑战，对人民法院档案信息化建设在实践中遇到的问题进行归类分析，有助于我们从一个新的视角来观察现在法院系统档案信息化建设的进程。

　　论文关键词 法院 档案 信息化 数字化

　　近一个世纪以来，计算机技术飞速发展并迅速席卷全球，以计算机为基础的信息技术应用日益广泛，一场全球范围内的信息革命由此引发。信息技术的发展步伐不断加紧、加快，一股国家信息化和企业信息化的热潮亦随之出现。在此背景下，人民法院档案作为国家档案的重要组成部分，其信息化已成为我国信息化建设工作的重要组成部分。

　　一、人民法院档案信息化建设的概念与沿革

　　档案是指“国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。” 人民法院的工作中形成的档案大部分是诉讼档案，属于国家重要的专业档案，诉讼档案是“人民法院审判活动的真实记录，是做好审判工作，实行审判监督的重要依据和必要条件。” 诉讼档案的管理工作与审判工作密不可分。数字化则是“将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据，再以这些数字、数据建立起适当的数字化模型，把它们转变为一系列二进制代码，引入计算机内部，进行统一处理，这就是数字化的基本过程。” 人民法院档案信息化，就是指利用计算机、扫描仪、图像处理技术等现代化信息技术将传统介质的纸质诉讼档案，进行数字化处理，进而形成数字档案信息资源并应用于实际的过程。
　　随着计算机技术的发展兴起，法院档案信息化以此为基础开始起步。70年代末80年代初，计算机刚刚引入，我国档案界便开始尝试运用计算机辅助档案管理工作。到了90年代末，在信息化整体战略的助推下，国家和地方政府对档案信息化建设的投入大幅增加，档案部门配置的信息化设备增多，档案从业人员的计算机应用能力迅速提高，档案信息化建设的相关法规也得到了进一步的完善，档案信息化建设进入了快速发展时期。进入21世纪后，国家档案局相继颁发了《全国档案信息化实施纲要》及《全国档案事业发展“十二五”规划》等文件，要求“建立与国家经济和社会发展相适应的档案工作体制与机制，充分发挥档案和档案工作服务各项建设事业、服务人民群众的作用” ，这标志着我国的档案信息化事业进入了系统发展阶段。

　　二、吴中法院档案信息化的具体实践

　　2012年4月28日，江苏省档案局印发了《江苏省档案信息化“十二五”发展规划》，要求各市档案局、省级机关各单位，结合本地区、本单位实际贯彻执行。如今，江苏省法院系统已全面迈入档案数字化进程中，苏州市吴中区人民法院亦紧跟步伐，持续走在全省前列。2008年，吴中法院获得了江苏省第一批档案五星级称号，并于2010年顺利通过复查。
　　为更好发挥档案资源服务审判、服务社会的职能作用，吴中法院于2012年全面启动档案数字化工作。一方面对库藏的历史档案集中进行数字化加工，建立数据库以备连网。截至2014年底，该院共扫描各类档案186492卷、314546册，对库藏所有经济、执行、行政卷宗和自2001年始所有民事、刑事卷宗进行了数字化扫描，顺利完成当前档案信息化建设的目标。另一方面对在办案件实现“即收即扫”同步数字化，以备办案过程中的查询利用和共享。扫描公司特派专员进驻档案科，书记员整理材料完成后直接交付扫描专员进行信息化处理，以保证信息档案的即时性，借查阅卷宗均实现电子化。
　　该院的具体做法是：一是党组重视。吴中法院党组高度重视档案数字化工作，多次召开会议，听取汇报，研究方案，部署工作。在人案矛盾突出、办公经费偏紧的情况下，抽调人员充实档案科力量，拨出专款，优先保障数字化扫描工作。二是有序推进。精心挑选实力较强、工作经验丰富、具有相应保密资质的公司负责具体扫描工作，并督促该公司严格按文件要求备案；及时安排工作场地，安装现场监控系统，制定详细工作方案，签订协议，细化任务，落实责任；工作过程中加强督促检查，发现问题及时沟通解决，确保扫描档案完整清晰，挂接及时有效，实体及电子档案安全。三是齐心协力。档案科在坚持做好日常查档、归档工作的同时，强化分工合作，密切配合扫描公司开展工作，每天从库房调档、归档数百卷，并加派专员每日值班。法院网络部门积极提供技术保障和支持，扩大数据库容量，以保障档案数据的挂接。正是在如此条件下，吴中法院的档案信息化建设才得以迅速发展。

　　三、法院档案信息化建设的优势及存在的问题

　　相较于以纸质为主要载体的档案保存和管理，法院档案信息化建设有三大优势。
　　第一，提高查询便捷度。档案数字化，是实现档案信息化的前提条件和基础。数字化资源存储于硬盘、光盘等数字储存介质上，其优势在于不易遗失损毁，复制、转移及查询方便快捷，大大保障了档案的安全度和使用便捷度。
　　第二，提高档案利用率。法院档案的管理归根结底是诉讼档案信息资源的开发利用，建立一体化的档案信息化管理体系，把档案管理纳入局域网建设总体格局中，减少人力、物力、财力资源的占用，既便于管理，又能够实现资源高度共享，从而扩大档案利用率，提高全社会的档案意识。
　　第三，降低空间占用率。现在各级法院档案室均或多或少面临着库藏档案“爆满”的问题，随着微缩技术、扫描技术、光盘技术的运用，档案信息的储存量大幅提高，存储密度大大高于纸质档案，利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快，易操作。但在法院档案信息化实际操作中，也难免遇到一些问题。
　　首先。法院干警“重纸质轻数据”的思想仍然存在。一些法院干警对数字化的档案存在抵触情绪，特别是一些工作年限长、年龄较大的干警，对于翻阅传统纸质档案的工作模式已然习惯，对数字化档案管理的接受度较低，有些甚至不熟悉计算机操作，仍旧要求借阅纸质档案，造成电子档案的“有而无用”。
　　其次，档案管理软件本身开发尚不完善。应用于档案管理的软件还不成熟，其稳定性、实用性还有待加强，软件自身的程序问题造成档案的丢失、重号状况时有发生。
　　再次，数据在不同系统中转录易出现差错。法院的数字化档案是在多个平台上产生，以江苏省法院采用的办公系统为例，档案数据由信息管理系统转入档案管理系统，或由办公管理系统转入档案管理系统，需要二次加工，再次录入难免出现一定比例的人为误差，不能完全确保档案的真实性和准确性。
　　最后，专业数字化公司对法院工作缺乏了解。由于“案多人少”矛盾突出，法院诉讼档案的扫描工作，大多由相关专业公司派驻员工进行数字化处理，这些员工精通数字化扫描工作，但对法院本身的工作全无了解，对纸质诉讼档案的形式及内容亦无基本概念，也会一定程度上增加诉讼档案数字化的错误率。

　　四、完善人民法院信息化建设的建议

　　第一，加强档案工作与使用人员的培训。一方面，根据信息化档案管理使用的新技术、新软件的特点，对法院档案部门人员进行培训，另一方面，对外聘的数字化专业公司人员进行法院档案基本内容、构成方面的培训。此外，要抓好档案的安全教育和维护教育工作，使档案调用人员在接受便捷的信息化档案服务的同时，树立档案安全负责的意识，已有扫描电子档的诉讼档案，均不再以实体借阅形式对外借卷，尽量降低档案安全管理的风险。
　　第二，建立健全安全防范体系。积极应用先进的计算机技术，照片修复技术，电子信息回复技术，计算机录音处理技术等，为档案安全提供技术支持。切实落实异地备份制度，对有多套档案或档案复制件的，确保异地存放至少一套，以防重大灾害或事故对档案造成毁灭性损失。
　　第三，加强财力和人力支持。要将法院档案信息化纳入法院信息化建设总体规划之中，从诉讼信息集成、服务审判一线的角度出发，统筹兼顾，相辅相成，互为作用。拨放一定资金专门用于档案安全维护，用以更新先进的档案保密系统，增加档案信息化软、硬件设备。
　　人民法院档案，真实记录了人民法院的审判、执行与行政活动，反映了人民法院审判工作及历史，是社会发展进程的宝贵积淀，是做好法院各项工作不可或缺的重要环节和条件。只有完成法院档案的信息化建设，才能使档案工作更好地为审判工作服务，更好地推动法院各项工作顺利开展，因此，完成法院档案的信息化建设是完全必要，也是必须的。法院系统要因地制宜地发展档案信息化建设，努力学习、调研其他系统信息化建设的成功模式，积极探索与自身发展相吻合，与国家档案信息化进程发展相协调，具有自身特点的法院档案信息化建设新模式。