计算机网络技术在高校档案管理中的作用思考

　　摘要：在新时代发展下计算机网络技术得到了快速发展，不论是哪一行业因计算机网络技术的使用实现了高效发展目标。尤其是对于高校档案管理工作来讲，在计算机网络技术的使用下不仅可以提升管理效率，同时也可以解决管理中的问题。

　　关键词：计算机网络技术；高校；档案管理

　　计算机网络技术的使用促进了高校中档案管理工作的发展，实现了信息化发展目标。在社会快速发展下，教育事业进入到了全新的发展阶段。加之受到办学规模等不断延伸的影响，生源数量明显增加。因此在高校中应当做好完善与创新工作，解决管理中的问题，提高档案管理工作质量。

　　一、计算机网络技术对高校档案管理的促进作用

　　提高管理效果。在档案管理中引入计算机网络技术不仅可以形成完善的管理系统，同时也可以提升档案管理的可信度与完整性。能够及时将相关内容记录到系统中，转变成为电子档案，确保了档案数据的安全性与科学性，实现了长久保存目标。其次，借助网络开展档案管理时可以利用计算机网络技术实现文件的传输与接收，避免了纸质档案的繁琐性，提高了信息检索效率。

　　提升管理时效。借助计算机网络技术开展档案管理能够提升档案管理的时效性，实现提高管理效率目标。在高校中相关部门、班级等将档案借助计算机传送到电子档案室中，管理人员可以及时接收档案，并及时将信息录入到系统中，避免了档案堆积等问题，实现了档案的及时整理，提升了数据的完整性与可信度。对于一些内容不准确的档案也可以及时反馈，找出其中的不足，获取真实准确的数据信息[1]。

　　增强信息共享。打造专属的网络档案数据库能够实现对档案的及时分类整理，同时也可以利用检索入口，在结合关键词的基础上完成信息调取，避免了过多的人力耗费在纸质档案检索中，不仅节约了检索时间，同时也减轻了档案管理人员的工作压力。其次，一些部门借助专属账号能够进入到数据库中，查阅公开档案信息，不仅实现了档案共享，同时也展现了档案管理的优势。

　　发挥服务作用。在原有的档案管理工作中，一些档案仅限于个人使用，在信息资源广泛使用上有着一定的局限性。但是在档案信息化背景下，高校中的师生通过使用计算机网络技术，能够进入到专门的平台中，获取相关资源与信息，实现了对信息的浏览、下载以及共享等。其次，在平台中还可以开展开放式管理模式，便于兄弟院校获取相关信息，实现了学校与学校之间的有效互动，为教育发展奠定了基础。

　　二、高校档案管理发展现状

　　管理模式合理性不足。在传统的档案管理模式中主要以手工操作等方式为主，针对相关数据进行收集、整理与装订等，工作繁琐程度较高。而相关人员在开展整理工作时很容易因多种因素影响出现档案内容不准确等问题，使得档案作用难以发挥。其次，对于纸质档案来讲，难以实现快速检索与使用，加之纸质档案很容易破损，影响到了档案保存效果。因档案管理中缺乏先进管理方法，使得档案管理工作进度相对较慢，在类别划分上存在着不准确等问题，影响到了档案管理工作的开展[2]。

　　档案管理安全性不高。对于纸质档案来讲，很容易因工作量的增加而出现堆积等问题，在一定程度上加大了管理人员的工作原理。因需要整理的档案相对较多，所以一些管理人员很容易在工作中产生倦怠感，在开展整理工作中也没有端正工作态度，并未及时针对档案内容进行整理与划分，使得大量档案堆积在了一起，造成类别混乱问题不断加大，甚至对于一些有着使用价值的档案来讲，因档案管理人員工作不合理，出现了丢失等问题。其次，因档案主要以纸质为主，难以进行备份管理，而出现档案丢失后势必会出现数据丢失等问题，从而降低了高校中的教学管理工作开展效果。

　　档案内容可信度较低。档案管理人员在开展档案管理工作时，对于一些数据不完整的文件没有引起充足的重视，也没有及时进行调查与补充，使得档案内容很容易出现问题。在后期使用这一类型档案时，则出现使用没有实际意义的数据，使得档案内容可信度严重不足，难以辅助教学工作开展。

　　三、计算机网络技术在高校档案管理中的运用措施

　　明确实施方法。首先，借助网络传递相关信息。依靠网络优势能够实现各部门之间的信息传输，通过发送网络文件能够便于档案管理部门收取文件并及时处理，并录入到数据库中。在查询档案时可以提供智能检索，利用关键词调取档案。依靠网络作用不仅实现了信息的及时传递，同时也可以便于文件的阅读与使用，提高了信息获取的便捷性。其次，完成自动化档案管理。在了人工输入档案信息后相关系统能够及时开展智能检索，在分析数据的基础上得出相关结论，并完成档案编号、关键词提取等。利用相关系统可以实现对档案的准确分类，保存完整的文字、视频等信息，提高了档案的简洁性与准确性，实现了对档案的自动化管理。最后，数字化管理。在高校档案管理中使用计算机网络技术能够从原有的纸质档案转移到电子档案工作中去，同时也可以确保档案信息能够以数字化的方式展现出来，提高了档案的收集、管理与共享。相关部门在使用档案时借助检索系统能够及时调取档案，实现了十字花管理目标，简化了管理工作环节，减轻了工作人员压力[3]。

　　纸质档案与电子档案的融合。在新时期发展下计算机网络技术的使用为高校档案管理工作开展产生了促进的作用，提高了管理工作的便捷性。但是在工作中管理人员也要清楚认识到其中的不足，如网络系统有着不稳定性的特点，很容易造成档案信息出现保存失败等问题，甚至一旦出现网络瘫痪事故，势必会造成档案系统出现混乱等问题。因此针对这一现象，在发展中需要从做好电子档案与纸质档案协同管理入手，在找准二者融合点的基础上提高档案管理效果。如对于一些比较重要的档案文件需要及时进行数字化处理，并开展纸质存储工作。对于普通类型的档案需要采取电子化存储方法。只有掌握档案的具体情况，才能结合其重要程度采取适合的管理措施，才能实现科学化管理目标。

　　保证档案管理的安全性。在开展高校档案管理工作时电子化管理已经成为了发展的重点，因此在管理中需要从做好保密处理入手，结合高校当前发展形式。在一些档案中涉及到了高校的发展战略、方向以及策略等信息，是需要做好加密处理的，避免出现信息泄露等问题，确保学校的健康发展。因此在开展档案管理工作时，需要做好档案信息保存工作。首先，制定出完善的管理制度，以明确的规章制度辅助管理，组织工作人员参与培训活动。其次，做好重要档案加密处理，在查阅中需要出示相关证件等。最后，需要定期对计算机进行检查，及时清查病毒等，确保档案的安全性[4]。

　　提升管理人员专业能力。想要提高档案管理效果，就要从提升档案管理人员综合素养出发，采取专业化管理方法，熟悉档案管理要点与重点，明确档案管理中的要求。管理人员自身也要积极参与学习活动，明确在档案管理中的法律与规定，做好档案信息归类处理工作，掌握专业化管理方法。只有不断提升档案管理人员综合素养，才能确保档案管理工作的安全性。学校方面也要加大对档案信息泄露严重性进行宣传，提升管理人员的安全防范意识，培养档案管理人员的职业道德与综合素养，主动在工作中履行自身职责，积极参与管理工作，主动配合其他部门开展管理，确保高校的稳定性，实现长远发展目标。

　　结语：综上所述，在高校中需要提升对档案管理的重视度，主动收集相关信息，在做好妥善管理的基础上合理使用计算机网络技术。借助计算机网络技术能够打造完善的管理系统，保证档案管理工作向着自动化、信息化、科学化方向不断发展。