论计算机技术在档案管理中的应用

摘　要：随着信息时代的到来，计算机成为人们在日常的工作和学习中日益重要的工具，计算机技术运用到档案管理中，对于实现现代化的档案管理具有非常重要的作用。本文首先分析了计算机技术在档案管理中的重要性，并从计算机在档案管理运用中存在的问题出发，对如何充分实现计算机技术在档案管理中的应用提出了一些看法和建议。

关键词：计算机技术；档案管理；应用
1.计算机技术对档案管理的重要性
　　1.1计算机技术有利于档案管理的收集，存储以及检索和保护等各方面作用的实现。在档案管理中，通过计算机技术可以实现扫描或者手工录入的方式将传统的档案管理信息转换为能够被计算机所识别的，并且能够自动处理信息的管理模式，并方便快捷的将档案信息压缩输入到计算机中，刻录成光盘实现存储。计算机技术在档案管理中的运用主要是以电子文件的图形和图像模式为主，因此，可以通过计算机的自动检测和编目功能来实现对档案的管理工作。总之，通过计算机的扫描和光盘存储，既节省了空间，同时又容易保存，并且对于提高档案管理的工作效率，实现自动化管理具有非常重要的意义。
　　1.2计算机技术有利于实现档案管理信息的系统化管理。在档案管理中，传统的档案管理对于数量庞大，种类繁多的档案信息，往往很难提高对档案信息的管理效率，而计算机技术在档案管理中则能够通过对档案管理信息的接受和检索，实现高效率的信息管理；同时利用数据库管理系统的相关软件快速的实现接受、登记以及分类的处理等职能的实现。相对于传统的档案管理而言，计算机在文字处理，表格处理以及声像等各个方面具有得天独厚的优势，因此，通过计算机建立应用计算机系统，实现档案管理的自动化检索，充分发挥入库排架等作用，通过多角度的综合分析，为科学的管理和决策服务，充分实现系统化管理。
　　1.3计算机技术为档案管理系统提供充分的技术依据。随着计算机技术和信息技术的不断发展，计算机技术被广泛的应用到档案管理中，为实现档案管理的数字化提供了充分的技术依据。首先，分布式计算机体系的成功实现，为实现档案管理的集成化管理和集成服务提供了机会和支持；其次，数字化设备的迅猛发展，为档案管理提供了先进的管理设施和服务；另外，计算机技术实现了办公自动化以及诸如客户关系管理和企业资源计划管理等业务和信息管理的统一。
2. 计算机技术在档案管理的应用中存在的问题
　　从近年来计算机技术在档案管理中的应用现状分析来看，尽管很多档案馆一直致力于现代化的档案管理建设，同时也非常重视计算机技术对档案管理的作用。但是在实际的投入和使用中，由于各个方面的原因，还是存在着一些问题。
　　2.1充分了解计算机技术在实现现代化档案管理中的必备条件
　　计算机技术应用到档案管理中，必须做好充足的准备，确保数据的准确性，保证计算机的原始档案数据及信息的完整和准确。它要求具备量大基本条件。第一个条件就是必须具备完整的硬件设施，它主要包括：计算机设备、计算机档案管理软件以及其他相关软件等等；另一个条件就是必须具备完整的计算机管理软件设施。计算机技术实现数字化、信息化的档案管理，科学的管理是基础，另外做好档案数据库的工作，也是充分实现现代化档案管理不可忽视的一个方面。
　　2.2计算机技术应用与档案管理中存在的问题
　　首先，从现实生活中的档案管理分析来看，很多档案馆都把计算机当做是一种被动的辅助工具，大部分的工作仍然依靠的是手工管理模式。传统的手工档案模式往往是以档案信息为核心，其工作对象不是现有的档案信息，往往都是一些文件形式的纸质材料。在具体的档案管理中，计算机这一有利的工具并没有得到充分的发挥，尤其是在档案数据库管理上面。因此，计算机在档案管理中的角色扮演仍然处在辅助的状态，其功能并不能得到最大化的发挥。
　　其次，档案管理中引入计算机技术，通过计算机技术建立数据库之后，导致原有的数据库规模变小，标准化程度降低，而且在通过计算机建立数据库的过程中，大部分都是低水平的重复建设，而且其服务范围狭窄，严重影响着档案信息数据库的利用率和效率。
　　另外，在通过计算机技术建立现代化的档案管理的过程中，还存在着档案管理人员素质有待提高的问题。一方面，应用计算机技术实现了档案管理的现代化，但是一向熟悉与传统档案管理操作的档案管理人员却很难在短时间内满足现代化管理的业务要求；另一方面，作为档案管理人员，在利用计算机技术建立现代化档案管理的过程中，相关人员不能仅仅满足于一般的计算机操作，必须深刻的认识计算机的重要作用，还要熟练掌握自动化和网络化技术，这也是对新时期下的档案管理人员提出的新的要求。
3. 完善计算机技术在档案管理中的应用对策
  针对前面提到的关于计算机技术在档案管理中存在的一些问题，要想充分实现计算机技术在档案管理中的应用，必须做好以下几个方面的工作。
3.1充分重视计算机在档案管理中的作用。首先，档案馆以及相关的档案管理人员必须充分认识到计算机在档案管理中的意义和价值，形成使用计算机进行管理的意识；其次，重视计算机技术的投入和使用从财力、物力、人力以及配置等各方面实现网络化管理，加大计算机硬件设备和软件设备的投入，营造现代化档案管理的环境和氛围。
3.2注重人才的培养，重视对相关人员的培训。一方面，重视这方面的专业人才的培养，招聘一些在计算机操作和应用方面具有专业水平的人员，提高应用计算机的使用效率；另一方面，重视对员工的培训，加大培训力度，首先，通过培训努力转变档案管理人员的观念，塑造全新的观念，形成新型的服务价值观，以便更好的指导自身的工作；其次，重视对相关人员操作能力的培训，让他们充分的掌握计算机的操作能力，能够熟练的运用计算机来解决日常管理中的管理问题，并能够熟练掌握处理日常问题的办法。
3.3重视创新，提升管理。现代化的档案管理更需要创新，计算机技术的应用也依赖于创新，一方面，档案管理人员在现代化的档案管理工作中，不仅要具备基本的业务知识，还要具备创新的思维，实现创造性的工作，使计算机技术在档案管理中得到更有效的发挥；另一方面，运用计算机技术管理档案，必须制定一套有效的、规范的工作制度，采用现代化的、科学的标 准建立一个完整的管理系统，保证整个档案管理的有序进行，这也要求档案管理人员必须不断的努力学习新知识、掌握新技术，综合提高自身的工作能力。
4. 结束语
　　将计算机技术应用到档案管理中，它是根据国家有关标准，对档案内容进行分析、加工和组织以及处理，并最终转入到计算机存储的形式和过程。计算机技术是实现档案管理标准化、现代、网络化得重要工具。加快档案管理的现代化建设，努力实现计算机技术在各个档案管理环节中的应用，是当前各档案馆的最主要的任务和目标。同时，档案管理人员也必须加快学习，加快提升自己的步伐，以及时适应快速发展的现代化档案管理。
参考文献：
.松辽网,2007,(8).