浅析工程地质勘察档案的管理

摘　要：根据本单位工程地质勘察档案工作的实际，结合科技档案管理的方法，简要分析了工程地质勘察档案的特点，并结合工作实践提出如何做好勘察工程档案管理的措施和办法。

关键词：工程地质勘察，档案管理
　　工程地质勘察是建筑工程的基础工作，目前很多地勘单位都开展了工程地质勘察工作,本单位也不例外，从形成的科技档案可以看出：其勘察档案记录了项目设计、现场地质勘察数据、土工试验数据、项目技术人员的数据分析、图表、工程质量检查记录和成果文字报告，而从形成档案的特性看，除具有科技档案的一般共性外，还有其自身的特点。通过长期管理工程勘察档案的实践，使我们较系统的认识了它的相关特点，这对加强其档案管理工作并充分发挥其作用具有十分重要的意义。 
　　一、工程勘察档案的相关特点 
　　1、专业性较强 
　　一项工程勘察是按照事先计划的工作程序，由各类专业技术人员按专业技术规范开展具体工作，既有一定分工，又相互配合，该工程的各种勘察技术文件的形成过程具有多学科、多专业的性质，每个子类、小类都各具特点，有一定的差异性，充分体现了它的专业性。因此，工程勘察档案在分类、编号、检索时，都要考虑勘察技术资料专业性，以及专业之间的联系特点。不同专业的技术文件材料一般不能混淆在一起，在确定分类、结构层次时，要明确图纸文件所属专业与工程勘察之间的类属关系。此外档案管理人员应学习勘察各专业的基础知识，了解各专业的业务范围，能识别和区分各专业的图纸文件，不断提高文件材料分类的准确性。
　　2、成套性突出 
　　从本单位的实际情况看，勘察单位都是以一个独立的工程项目作为勘察工作对象，按照严格的、科学的勘察程序，一个环节紧扣一个环节有规律地开展勘察工作。把一项工程勘察所形成的全部勘察技术文件资料，按照一定的类属、分门别类地把它们组成一套完整、准确、系统的档案，其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。正是工程档案成套性的突出特点，为工程勘察档案收集、整理、保管和利用等管理工作提供了方便。为此，这就要求档案人员要明确该套档案的类属情况，以及每个类属的性质特征。
　　3、具有阶段性
　　依据勘察工作的基本程序，一项工程一般都要经过若干个阶段，如勘察准备阶段、初步勘察阶段、勘察施工采样阶段。一个阶段勘察工作完成后再开展下一阶段的勘察工作。前后不同阶段的勘察活动之间，既有密不可分的有机联系，又有明显的严格的阶段区分，因此，每个勘察阶段各个专业的勘察活动分别组成各自互相联系的有机整体，并决定勘察技术资料形成的阶段性。因此，要处理好各个阶段所形成档案的归档问题，以及它们之间的联系。 
　　4、利用的时效性 
　　一项工程形成的档案主要服务于该项工程，并取得其经济效益，然而工程勘察档案在使用和利用方面有其自身的活跃期和衰减期的规律，在近期内的查阅率较高，随着时间的推移其查阅率就越低。可见，工程勘察档案的使用价值具有一定的时效性。对此，要充分有效发挥在其活跃期间的使用价值，比如在工程早期，档案人员应提前介入，及时收集，分类、编号、归档，对关键资料制作复件提供利用等，而在其衰减阶段就要结合保管、库房、设备的状况，定期对库存档案资料进行清理鉴定，从中将保存价值不大，多余或备份的资料予以剔除，以降低库存量。同时也为档案人员提出了一个如何再次发挥其作用，如对内可作参考借鉴、对外可作经验交流的有益思考。
　　二、有针对性的做好工程勘察档案的管理
　　工程勘察档案的特点是由勘察活动的规律所决定的，通过认识其相关特点，有利于我们针对性的做好相关工作，根据我们多年的摸索和实践，对如何管理好工程档案，主要采取了如下的措施和办法，以供相互借鉴。
　　1、在思想上重视工程档案管理工作。首先要建立健全组织机构。在工程项目实施过程中，要建立档案管理领导机构，设立专职档案管理人员，对于较大的工程，还应设立兼职档案人员，负责项目前期以及施工过程中文件、资料的收集、记录和整理等工作；其次是要提高项目经理档案管理意识，并负责对此项工作牵涉的各个部门进行组织、协调、管理。在项目内部建立档案管理制度的激励机制，奖罚分明，提高施工技术人员的责任心、管理水平，以高水平和高质量赢得市场。另外，根据档案管理制度的要求，做好档案管理的“四同步”工作。只有这样，才能确保工程项目完成时能够及时、准确、完整、系统的将工程资料转交到项目主管部门，为形成工程勘察档案提供保障。
　　2、在内部建立健全工程档案管理制度，各单位要根据相关的规定、规范，制定和完善工程档案的各项管理制度及办法，根据工程项目的特点，制定切实可行的工作细则，事先制作好相关规范的表格、验收单等资料，这是做好建筑工程档案管理的基础。通过一系列的管理制度和具体办法的实施，使档案工作人员、技术和管理人员明确各自的职责，树立责任心和法制意识，才能从管理制度上保证工程档案的齐全、完整、准确、系统，做到工程档案管理工作的有法可依，有章可循。
　　3、在竣工验收中严格把好档案资料质量关。工程竣工验收时，档案管理人员要与工程项目管理人员一起，按照建筑工程档案归档范围的要求，逐条对工程施工建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，拾遗补缺，务必使竣工材料真实、完备、齐全，归档范围符合规范要求，把工程竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程的竣工验收与档案验收同步进行，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。
　　4、在施工环节上加强和指导档案材料编制管理。各项目施工单位要按照标准编制工程档案材料。不论施工项目的大小、难易程度、施工周期长短，各项目施工单位都要按照工作程序，编制工程档案材料，做到数据真实可靠，不断提高工程档案材料的质量。
　　5、加强专业技术、职业技能培训。随着国家经济建设大发展，许多大项目、大工程随之展开，建设的复杂性、难易程度也在加大，这就要求我们加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。对于档案工作人员：一是要学习档案业务知识以及工程勘察档案的归档范围和方法，二是要与时俱进，针对档案管理工 作出现的新特点、新的变化，加强学习，更新观念，采取科学可行的管理办法，严格把好档案质量关。对于技术人员，要进行专门的职业技能培训，熟悉工作流程和相关规范，提高工作技能。
　　6、在管理工作中发挥和充分利用现代化科技手段。要加强档案数据库建设，建立和完善档案检索系统，就要在单位内部，利用各种先进的高科技手段，按照档案的性质和类型，依据电子文件的相关标准，对本单位形成的工程档案逐一录入系统，以建立本单位的工程档案信息系统，从而形成各种检索目录，为今后工作利用打下基础。 
　　综上所述，随着地勘单位在工程建筑领域的飞速发展，所实施的大工程、大项目日益增加，单位所形成的工程档案也越来越多，这就要求档案人员应认真学习，不断总结工程档案管理的经验，以解决不断出现的新情况、新问题，为本单位和社会的经济建设、合谐发展服好务。