高校会计档案管理工作的问题及改进建议

高校会计档案是对学校各项经济活动的记录，具有内容丰富、更新快速、信息量大、存储形式多样等特点。其管理工作是高效财务管理工作的重要一环，在学校开展绩效评估、编制预算决算、实施全面审计中扮演着重要的角色。随着高校资金量不断增加，业务范围不断增加，会计档案数量不断扩大，有传统纸质向新型电子转变的进程渐渐深入，但实际的档案管理工作仍有部分薄弱环节，无法满足对于信息提供及时与准确的要求，影响了财务管理服务水平。因此，我们需要立足实际工作，不断推进会计档案管理的日臻完善，保证会计信息安全完整。 

　　一、当前会计档案管理工作存在的问题 

　　（一）会计档案制度不健全 

　　会计档案管理制度构建缺乏针对性。在实际操作中，许多高校制度设计方面相对滞后，按照《会计档案管理办法》等规定对档案保管进行了粗略规定以外，没有从自身实际出发，根据高校科研教学的特点，制定具体的可操作性强的档案管理制度，比如二级财务部门的会计档案如何收集整理归档等，这就使得档案管理缺乏针对性，面对实际中的不同情形时应对无力、无章可循。 

　　（二）专业人员配备缺失 

　　会计档案管理对管理者的职业素养和政策把控能力有较高要求。出于对档案管理的重要性和专业性的考虑，财务部门应配备技术能力强的专业人员从事档案保管工作，然而在实际工作中往往专业人员配备存在缺失，管理部门经费也比较紧张，有的财务部门没有针对档案管理设置专岗，岗位由其他财务人员兼任，也很少开展相关业务技能培训。 

　　高校专业人员配置影响了会计档案质量。有些高校档案保管范围模糊，片面追求档案保管的数量，盲目扩大档案归档范围，归档后整理不及时，造成了档案管理的低效率，还有的高校没有真正领会会计档案管理的要求，针对档案保管、使用的管理比较粗放，并且缺乏过程控制，无法保障重要会计信息资源的安全。 

　　（三）电子会计档案管理不同步 

　　当下，会计软件的不断升级，信息载体逐渐多样化。然而部分高校重视传统纸质会计凭证、账簿报表的管理，却忽视对电子化会计数据管理，电子档案管理重视程度和管理意识相对淡薄，使得大量产生的文本程序文件却没有及时备份归档。电子会计档案管理相对传统显得滞后。比如，对以磁盘光盘介质保存的数据档案的保管、磁介质存储数据定期更换再拷贝等方面存在管理缺失，从而造成资源信息散失。并且，会计软件升级的过程记录尚处于空白，该部分的会计档案比较缺失。 

　　（四）会计档案利用不充分 

　　首先，需要提高效率，高校会计操作软件不断升级，但对于部分更换财务软件的高校来说，新旧会计操作系统版本差异可能造成会计数据的差异，从而给单位的经济管理活动造成不便。其次，关于高校会计档案利用的规定往往偏重保障资料的保密性，忽视监督机制的设立，过分限制使用人员的身份并要求执行过于繁琐的签批手续，损害了会计资料价值的发挥和使用的效率；再次，会计资料的复制借阅制度执行不力，存在先查阅资料后补审批流程的现象，以及借阅会计档案超过时间期限但迟迟未还的现象，监督管理存在缺失。 

　　二、对于加强高校会计档案管理的相关建议 

　　高校会计档案应以问题为导向，不断完善制度建设、人员配置和技术保障，结合高校实际，发展适合适合现代高等教育需要的工作新模式。 

　　（一）构建完善的管理制度体系 

　　制度的生命力在于执行，而执行的前提在于搭建制度体系，因此，进一步提升会计档案管理的关键在于构建完善的制度体系，结合高校科研教学实践的活动特点，出台具体可落实的实施细则，使得档案管理工作有法可依，有章可循。 

　　一是要建立岗位责任制和绩效考评制度。保证档案管理专人专岗，职责清晰，使得负责会计档案管理的工作人员明确自己岗位职责和业务范围，同时建立绩效考评机制，通过目标激励制度，推动会计档案人员真正做到认真负责、爱岗敬业，从而使得会计档案工作这样一项长期的基础工作能够从根本上实现长足发展。 

　　二是要建立日常管理制度。完整准确的会计档案才能提供高质量的信息，因此应设立针对会计档案的日常管理细则，统一各部门口径，严格把控会计档案归档范围，及时收集、分类、整理并归档各类会计信息，对会计资料制定科学的分类编号方法和归档时限，并按分类编号规则分别整理出资料进行存放，同时设计会计档案保管细则和借阅流程。 

　　三是建立会计档案使用制度。财务部门一方面要简化流程，在保证会计信息保密性的前提下，合理设计会计档案的查阅、复制登记审批流程，方便查阅会计档案，提高会计信息的使用效率，另一方面要严格保证使用制度落地执行，有效规范会计档案的利用，充分保证会计档案的完整，杜绝档案随意丢放复制现象发生。 

　　四是加强内部控制，加强监督管理，建立岗位问责机制、不相容岗位分离机制，同时形成周期性自查、自评、自纠机制，针对目前财务软件普遍应用的现状，结合软件使用特点，设计相应控制点，如输出程序、密码口令等，有效防范和杜绝档案管理违规行为。 

　　（二）加强会计档案电子化建设 

　　会计电子化是会计发展的趋势，也有力的提升了会计服务效率。为了更好的服务高校财务管理，顺应信息化现代化建设的大趋势，各高校要加强电子会计信息档案入库规范化，以研发应用优质专业软件为着力点，实现档案从初始收集到分类整理到最终查阅使用的一体化流程，搭建高水平信息化平台。 

　　首先保证电子化会计信息的及时整理归档和保存。电子档存放由其特殊要求，档案柜须具有防磁性能，档案盒也须是特制的软件盒。形成定期常规检查机制，同步计算机系统和档案管理文件升级，保证软件版本与数据一致，进而防止旧版本资料不能读取现象的发生，选用质地优良的磁盘定期对电子数据进行双备份，保证会计档案数据的安全和稳定。 

　　其次，健全会计档案检索工具，改革编目和检索工作，分别编制案卷、全引、专题、项目、文号等索引，建立高效实用的档案电子检索系统，提升信息查询服务水平。 

　　最后，重视多元化多维度开发档案信息资源，创建会计档案数据库。要树立数据综合利用意识，实现档案资源的网络构建和信息共享，对重要的原件要加快数字化进程，并做好深加工综合分析，充分促进会计信息与其他档案信息的有机结合，利用会计档案来总结其他的管理活动，以便于提供更全面完善的信息服务。 

　　（三）加强会计档案岗位人员配置 

　　针对目前高校档案管理人员配置的现状，高校财务部门应积极引进和培养高层次的信息资源管理人才缺乏，尤其是具备档案管理专业知识，又通晓财会和计算机的复合型人才，真正认识好保管好利用好会计档案，充分挖掘信息内涵价值，为学校决策提供信息支撑，为学校发展献计献策。 

　　档案管理人员要树立全面信息服务观念，推动新科技在档案管理中的广泛应用，同时要树立岗位责任感，切实认识到会计档案管理在高校财务中扮演的重要角色。档案人员应加强业务知识学习，进行多途径培训教育，定期学习国家规定和本校的会计档案管理制度，不断提高职业素质和管理水平，保证档案管理的高效化科学化。 

　　参考文献： 

　　[1]吴士英.高校财务会计档案管理中存在的问题及解决办法[J].企业导报，2016（17）：40-41. 

　　[2]王万海，丁卫萍.新形势下高校会计档案管理问题探讨[J].财会研究，2016 （07）：60-62. 

　　[3]钱艳.新形势下高校会计档案管理问题探讨[J].扬州大学学报（高教研究版），2015（06）：54-57. 

　　[4]孙敏.浅谈对高校会计档案几点建议[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2014（07）：89-90. 

　　[5]王永刚.浅谈高校会计档案管理问题[J].中国管理信息化，2012（06）：5-6. 

　　[6]张荣庚，于魁.浅议高校会计档案的创新管理[J].经济研究导刊，2010（12）：193-194. 

　　[7]李军.加强高校基建会计档案管理[J].会计之友（下旬刊），2009（09）：24-26.