大学生档案管理存在问题及建议
摘 要：大学生档案是个人档案的基础，是大学生就业、择业、用人单位筛选人才的重要依据。笔者根据高校学生档案工作的现状及存在问题,对高校学生档案管理方法进行初步探讨，旨在提高大学生档案管理的工作效率，促进大学生的就业。
关键词：档案管理；大学生；FoxPro； 档案工作
高校是培养专业化高级人才的主要机构，是提高学生综合素质，适应社会各种需要的培养基地。高校学生档案管理工作是高校基础工作的重要内容，也是国家人事档案的组成部分[1-3]。高校学生档案记录着大学生在校期间的学习、生活和主要社会实践等活动，它是学校考察、教育和培养人才的数据库，而且是用人单位选拔、聘用人才的重要依据。在新形势下， 高校学生档案工作面临着许多新情况、新问题，需要建立标准化的档案管理和检查制度，提高档案管理效率，才能更加准确、完整地提供高校学生的信息，以便用人单位从大学毕业生档案中获得大学生在情商、诚信、创新能力等诸多方面的信息，促进大学生的就业。传统的档案管理多由手工进行收集、整理、分类、保存，耗时费力，效率低，而且档案在调入调出过程中容易丢失，在电子化、信息化快速发展的新形势下，要求档案管理做到电子、纸质同步，高校学生档案的规范化、科学化、信息化管理关系到学生的毕业、就业、出国及再深造等许多方面，实现高校档案管理的规范化、科学化、信息化已经成为档案管理人员面临的重要任务。笔者根据高校学生档案工作的现状及存在问题，对高校学生档案管理工作提出几点建议，供同行参考。
一、 高校学生档案管理存在的主要问题
1. 高校学生档案内容不完整、领导档案意识淡薄 高校学生档案包括学生在校期间的各种表现情况
记载，主要包括学习成绩方面、政治表现方面、身体健康状况方面的材料，具体有新生基本情况登记表，入学通知书存根、派遣证存根，军训考核表，大学课程成绩表，奖学金鉴定材料，学生在校期间的政治思想表现及入团（党）申请书，党团组织社会调查证明，学生奖惩材料，毕业生登记表等等。大学生档案是人才信息的重要组成部分，大学生毕业时档案的有关内容将成为学生个人的终身档案。它必须做到相对准确、齐全、完整。能充分记载大学生在校期间的生活经历、思想品德、政治作风、学习成绩等重要信息，能全面反映出大学生在校期间的各方面情况。
目前，我国还没有专门的档案管理法规，也没有统一的高校学生建档标准及规范，这就使得高校学生档案管理相对混乱，有的学校把大学生档案存放在校综合档案室进行综合管理的；有的学校则把大学生档案存放在各个院系实行分散管理。由于管理不规范，学校相关领导档案意识淡薄，学生本人对自己的档案不够重视，档案管理人员工作较随意等原因，常常会出现档案材料漏、乱、错、假的情况，如学生档案材料内容不够完整，收集不够准确、及时，漏盖章或缺成绩单等问题，一些能全面反映学生个人的知识结构、创业实践、参与创业活动的证明等各种材料包括各种英语考试的成绩及证书、计算机等级证书、心理测试成绩、助学贷款及还贷等诚信材料都没有归档，影响了学生档案的完整性。
2.档案管理制度不够完善
目前,高校档案管理水平不高，没有健全和完善的管理制度。多数高校尚未制定学生档案的管理规范及制度、学生档案管理的工作流程、学生档案传递工作规定、学生档案室岗位责任制等规章制度。档案管理较随意，主要由管理人员的经验和责任心决定档案管理水平。
3.档案管理技术陈旧落后，信息化相对滞后
我国高校档案建设投入不足，目前还没有一套统一规范的大学生档案管理应用软件，大多数高校学生档案的管理仍采用传统的手工操作管理模式，因此，档案管理工作中普遍存在的问题是工作量大、操作繁琐、易出错等，缺乏采用信息化、网络化等现代科技手段解决高校学生档案管理问题的能力。
4.档案管理人员素质不高
大多数高校的档案管理人员大都是半路出家，很少机会参加专门的档案管理、信息技术培训和在职学习，档案专业人才缺乏，档案管理人员的综合素质亟待提高。
二、做好高校学生档案管理工作的几点建议
1.加强档案管理，建立高校学生档案管理规章制度
高校档案管理应以《档案法》为指导，严格参照《干部人事档案材料收集归档规定》等若干文件精神，结合大学生档案管理工作的实际情况，通过“法规”来强化领导、学生、档案管理人员的档案意识，从学校的实际情况出发，制定相应的档案管理细则。如学生档案收集制度、学生档案保存制度、学生档案调入调出制度等，以准确、客观地反映学生的综合素质与现实表现为指导原则，及时全面地收集各种充分反映学生全貌的材料，确保学生档案管理工作有法可依、有章可循。
2.加强档案管理重要性宣传教育,保证档案材料及时、准确、完整地收集归档
高校档案管理部门应采用各种措施,通过各种渠道加强档案管理重要性宣传教育,让学校领导、教师、大学生充分认识到学生档案是人事档案的重要组成部分，充分认识到档案在就业中的重要作用，充分认识到学生档案是将来政审、入党、转正定级、职称评定、出国、考研等很多方面的重要依据。对档案涉及到的资料必须做到及时收集和有效整理。建档工作是从大学生被录取时就要做好，然后再根据学生的专业，按照国家档案法规的要求，收集、整理有关的材料，即时存档。档案管理工作者还要根据时代发展的要求，随时向各相关的职能部门索取、征集。及时收集学生各个阶段形成的档案材料，建立档案材料收集网络，将档案材料收集的责任落实到人。可以以班级为单位设置兼职档案联络员，协助辅导员做好档案管理工作，以便实现档案材料及时、安全地传递，同时也有助于档案管理意识的提高。档案材料要经辅导员验证签字后再及时送交档案室。要加强档案材料收集的横向联系，确保材料收集过程中的保密与安全，保证档案材料及时、准确、完整地收集归档。
3. 扩大高校学生档案归档材料的范围
多渠道及时收集高校学生信息，为学校和用人单位提供全面系统地综合评价学生的档案内容，有必要扩大档案归档范围。原有的归档范围不能反映学生的完整成长过程和素质、能力等方面的全貌，学校管理部门和用人单位对毕业生全面准确的了解比较困难。因此，要扩大高校学生档案归档材料的范围。
尽可能包含学生在校期间的主要信息。包括大学生的学历材料、党团材料、素质培养、实践技能、身心健康五个方面内容。力争做到档案材料真实反映学生的个性化发展特征，更好地服务于学校的教育改革，更有利于学生管理工作和将来的就业。根据当前社会的要求，建议增加下列内容。
（1）学生的诚信记录。诚实守信是学生最最基本的道德修养。学生信用记录将做为学生个人职业生涯的信用资本，学生在校期间诚实守信方面材料能准确反映学生的信用行为和品行状况。培养学生将诚信当成自然的行为，成为自己的内在需要。
（2）创新的潜能。档案材料不仅要关注学生的学业成绩，还要善于发现、记录与评价学生将来可能的发展潜能，要特别关注大学生科技创新活动及学生的实践能力和创新能力。
（3）情商记录。“智商决定是否录用，情商决定是否升迁”基本成了职业发展的重要信条。现代社会已经非常注重个人的情商，情商指的是人在情绪、情感、耐受挫折等方面的综合品质。建立学生的情商记录档案，对于准确分析学生的个性特征、促进学生健康成长有重要的现实意义。
4.建立高校档案管理数字化平台,实现大学生档案管理信息化、网络化
随着计算机、网络技术及其应用的不断发展，使用信息化、网络化手段解决学生档案管理的问题已是形势所需。目前，各高校还没有统一的大学生档案管理应用软件，有的自主开发了自动化档案管理系统，有的还仍采用传统的手工操作。如2007年，海南大学应用科技学院采用Microsoft Visual FoxPro编程的管理数据库自主开发的学生档案管理系统，实现了学生档案管理工作的电子化处理。该系统提供的强大的查询功能和数据分析等功能实现了检索速度快、查询便捷、可靠性高、存储容量大、成本低等优势，提高了学生档案信息管理的高效性和准确性。Visual FoxPro是基于局域网环境的中、小型数据库系统，支持“结构化查询语言”(SQL)命令和函数[8-９]。具有强大的数据库管理功能，容易实现高校学生档案管理中的各项功能，但目前仅能在本校局域环境下使用。建议大学要研制开发适合学校学生教育管理需要的统一的学生档案管理系统，采用现代技术实现存储信息与相关学生档案数据的链接处理，方便学生档案的管理、网上查阅和其它方面的利用，实现毕业生电子档案的快捷转接。
5.加强档案管理人员的继续教育，提高档案管理人员的综合素质 应采取多种形式加强档案管理人员的在职培训,在岗继续教育,积极参加各种全国性的档案专业会议和各种培训学习, 加强档案管理人员的责任感,提高档案管理人员的专业水平、外语水平、计算机操作能力等，不断提高档案管理人员的综合素质，使大学生档案管理高效、规范、有序、准确、完整。
参考文献：
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