企业财务电算化软件设计应注意的若干问

　　现代电子技术在财经领域的应用——会计电算化，为会计管理开创了一个新时代，使现代财务管理搭上了“信息快车”，彻底摆脱了“会计室里的算盘、钞票、记账”等沉闷印象，财务管理进入了真正的“数字时代”，大大提高了管理水平和管理效率，产生了巨大的经济效益和社会效益。

　　会计电算化是一项复杂的系统工程，技术性、创造性很强，与其他系统比较，有很大的特殊性，它处理的信息量大，数据要求准确可靠、保存期长，需要严格监控；同时，会计数据要求严格、保密性强，属企业敏感资料。因而，会计电算化对财务管理及其软件设计均有特别的要求：财务管理标准化、规范化软件设计须具有安全可靠、功能多样性……。

　　一、财务软件设计对会计工作的要求

　　1.增强法制观念，严格执行会计法

　　会计法是我们开展企业会计工作的法律依据，执行会计法是国家对会计工作的基本要求，所以企业的财务工作必然遵守会计法，遵守国家有关信息安全的法规。只有依法办事，会计工作才受到法律保护，从而为会计电算化的实现提供稳定的法律环境。

　　2.会计科目代码化

　　实行会计科目代码化的优点很多：

　　（1）结构简单易记，便于会计人员使用；

　　（2）便于电脑识别、分类、查验、调用和处理；

　　（3）减少资料储存空间，减少电脑处理资料量，加快运行速度。企业会计科目代码必须采用会计制度规定的科目统一编码，例如现金101，银行存款102……这样既简单明了又便于计算机识别和处理，工作人员也乐于使用。如果缺少了这一重要环节，电脑系统就平添许多复杂内容，计算机不得不逐次识别处理每个会计科目，大大增加了程序设计的难度，而且多占了内存空间，减慢了计算机的运行速度，还会增加出错机会，不符合信息化环境的要求。因此，会计电算化首先要将会计科目代码化。

　　3.会计凭证标准化电算化环境下会计凭证的设计要求：

　　（1）具有通用性——尽可能满足各职能部门对会计核算的要求，力求做到多功能、一单多用、各方共享，提高人机工作效率。以记账凭证设计为例。建议采用集现金收付、银行转账、往来于一身的复式记账凭证，其内容应包括：摘要、科目编码、会计科目、一二级明细目、外币种类、借贷方金额、备注等，这样既适合处理人民币业务，又能处理外币业务，基本满足了会计核算的多方面要求，而且考虑到了未来对外业务发展之需，符合通用、多功能的原则。

　　（2）便于会计人员操作，易于计算机处理。凭证设计的另一个要求是尽可能减少工作人员的书写、输入量，减少人工处理业务方面的时间——在会计实务中，工作人员往往要花大部分时间填写凭证、处理会计资料，效率低、差错多，而电算化管理则要求最大限度地减少人为处理资料的时间，让计算机更多地代替人的劳动，以无分发挥电脑高速、高效的优势。

　　同样道理，账簿设置、会计报表编制，也要符合标准化的要求，既要兼顾各方面需要，又要方便计算机处理。

　　4.会计处理方法制度化

　　会计电算化系统繁复而涉及面广，不宜经常修改，这就要求会计核算的方法、程序实行制度化。例如，固定资产的折旧方法有平均年限法、工作量法、双倍余额递减法、年数总和法等几种，企业可按实际情况加以选择，但一经确定就不要随意更改，要形成制度化执行。如果会计处理方法更改频繁，一则不符合会计制度要求，二则影响电脑系统正常运作，容易发生差错。如果不慎修改出错，就会导致系统损坏，影响正常会计工作。几年前，英国某信用卡公司就因修改计算机程序出错，致使支付混乱。

　　日常生活中，类似情况是屡有报道。因此，如无法规、制度的变更，一般不要随意更改会计核算方法，以保持会计业务环境相对稳定，保证电算化系统正常运作。

　　5.培养复合型人才，提高财务人员的整体素质

　　综观目前的企业，既懂会计又懂计算机，并有一定英文基础的复合型人才实在太少，这是推行会计电算化的一大障碍。会计人员如果只懂会计，没有电脑知识，就不可能提出很好的会计管理构想去实现电子化；只有既熟悉会计，又具备一定电脑知识的会计专才，才能设计出优良的财务管理方案，让程序设计者去开发适用软件，使电算化发挥最大效能。再者，财务人员如具备一定电脑常识就能最大限度地避免操作错误，降低差错风险，从而保证会计数据安全。为此，企业要做好复合型人才的培训工作，让现职会计人员掌握电脑知识，为实现电算化提供重要条件。

　　实践证明，企业要顺利实行电算化管理，必须切实做好以上各项基础工作，争取上级领导的大力支持，为落实基础工作提供保证。

　　二、财务管理系统对软件设计的要求

　　1.高起点、高规格开发高质量的软件

　　财务系统对企业很重要，准确程度要求高，不允许有半点差错，因而必须从高起点出发，聘请高水平、合资格、有财务软件开发经验的公司和工程人员负责开发，不能聘请不够资质、不合资格、无实践经验的人员开发。否则，会影响系统的质量、进度，甚至会半途而废。例如，广州某企业，因经费不足聘请了一家技术力量较弱的公司负责开发会计系统，由于设计人员水平较低，加之无实践经验、缺乏财务常识，开发出的系统漏洞百出，最终无法使用，给企业造成了损失；同时，严重影响了该单位的电子化进程。因此，财务系统开发，用户必须聘请技术力量雄厚、具备财务软件设计经验的单位和设计人员负责。

　　2.做好系统分析工作

　　软件设计首先要从系统分析着手，目的在于了解财务工作流程，广泛收集必要数据，对相关的各种因素进行详细分析，这是软件设计的基础工作，很重要。对问题的分析是否深入细致、完整透彻，体现了设计人员对将要进行的工作的了解程度，也体现着基础工作准备是否充分，这关系到未来系统的成败，因而要充分重视系统分析工作。系统分析的具体步骤：

　　（1）成立专家小组，具体包括：委托方、软件设计人员、会计师、系统使用者、信息安全工程师等组成，为全面开展工作做好准备。

　　（2）落实任务，明确基本事项，确定具体要完成哪些工作。

　　（3）提出具体要求，包括：明确给出系统的规模；系统应能完成哪些工作；系统工作的步骤和方法：新系统应达到何种质量水平，以及具体的质量控制指标、计划进度等。

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