低碳经济下高校无纸化办公模式研究

摘　要：介绍了高校无纸化办公的原则和构成，通过分析办公自动化系统的功能论述了高校无纸化办公的运作方式，并结合相关理论提出了高校无纸化办公的评价方法，为后文提出促进高校无纸化办公的保障措施奠定了基础。

关键词：低碳经济；无纸化办公；模式

 中图分类号：C93
0 引言
　　低碳经济理念已经深入社会每个角落。随着信息技术发展，全球掀起的无纸化办公浪潮，已经由“神话”成为“可能”。无纸化办公的提出曾经引起了广泛的讨论，一些人认为无纸化办公是不可实现的什么话，然而，随着信息化的发展，使得无纸化办公的实现成为可能得到广泛接受。随着计算机网络技术的迅速发展，各国政府己经把加快和推进政务信息化建设作为社会经济发展的重要战略任务。信息化程度已成为衡量一个国家、一个地区、一个单位综合实力的重要标志。我国信息化工作一直得到党和国家领导人的高度重视。邓小平同志早在20年前就指出:“开发信息资源，服务四化建设。”党的十七大报告中，信息化思想贯穿全篇，报告中首次鲜明地提出了信息化与工业化融合发展的崭新命题，赋予了我国信息化全新的历史使命。
　　高等教育信息化己经成为全球教育现代化过程中的一个重要环节，是衡量一个国家教育水平乃至国家竞争力的重要指标。在国家科教兴国战略的推动下，我国政府也正积极开展高等教育信息化的建设。教育电子政务(即电子校务)作为电子政务和教育信息化的重要组成部分，历来得到教育部的高度重视。
　　国家信息化建设和低碳经济建设的是高校实施无纸化办公的直接动力。低碳是具有广泛社会性的前沿理念，低碳也涉及广泛的信息化领域，高校无纸化办公是低碳校园建设的重要组成部分。信息技术和互联网技术的迅猛发展，使得高校无纸化办公成为可能。随着办公自动化系统及网络技术的普及，高校校园网建设在日趋完善，以教务管理系统为代表的学生成绩管理系统等也在高校得到应用。但高校无纸化办公的实施并不顺利，尽管高校发展无纸化办公几十年，无纸化办公仍未实现。
1高校无纸化办公原则
　　高校无纸化办公是现代信息与网络技术发展的产物，高校实施无纸化办公具有其必然性，也有利高校自身的发展，高校无纸化办公的目的是：节约资源、降低成本和提高办公效率。1.1可1.1行性原则
　　对于所有办公模式而言，之所以传统纸质办公一统天下数百年，就在于其具有可较强的可行性。任何理论都不能脱离实际，理论是为了指导实践而产生，因此高校无纸化办公模式必须具有较强的可行性才能真正的用于实践，并指导高校无纸化办公的实施，从而达到无纸化办公的目的。
1.2提高效率与成本兼顾原则
　　高校无纸化办公的目的是提高办公效率，因此必须坚持效率优先的原则。
　　作为事业单位的高校为了能够更好的发挥其自身作用，在物质资源、人力资源和时间有限的条件已经不允许不计成本的运行，因此实施高校无纸化办公应以提高办公效率为首要目标，同时兼顾成本控制。
1.3节约资源原则
　　在办公过程中通过减少办公用纸的方式节约纸张资源，同时控制办公室能源消耗，达到节约能资源的目的。
2高校无纸化办公模式构成
　　高校无纸化办公模式的核心是办公自动化，办公自动化又称为“人——机”模式，即由办公人员和机器设备组成的办公模式。然而人——机只是这种模式的外部表现，按其作用不同可以将高校无纸化办公模式分为如下构成要素：办公人员、办公设备、办公自动化系统、网络和通讯工具。
　　高校无纸化办公的构成可以用人的构成来形容，办公人员是无纸化办公的，办公设备是无纸化办公的骨骼，办公自动化系统是无纸化办公的肌肉，网络和通讯工具是无之化办公的神经和血液。
2.1办公人员
　　办公人员是高校无纸化办公的主体，也是高校无纸化办公模式的重要组成部分，在仍处在人为主要工作主体的时代，人的作用是不可忽视的。通常高校办公人员也是管理人员，按照其作用的不同，可能是基层管理者、中层管理者或是高层管理者。
　　在高校无纸化办公模式下，办公人员借助于辅助办公设备、办公自动化系统和各种通讯工具完成各项工作，这就要求高校办公人员必须具备一定的素质。除了办公人员必须具备的基本素质外，要配合无纸化办公模式的实现，还必须具备熟料运用现代化办公设备和工具的能力，这就要求高校办公人员应掌握现代信息管理技术、熟练应用办公自动化系统软件、高效的运用各种通讯工具。
2.2办公设备
　　办公设备是指通常说的“人——机”模式中的“机”，是无纸化办公的硬件基础，是除人以外构成要素的客观载体，一切办公活动都要依赖于办公设备。
　　办公设备泛指各种办公室相关设备，包括扫描仪、电脑、电话、计算器等。根据办公设备的功能和用途大体可分为两类：一类是文件处理设备，如电脑、传真机、粉碎机和硬盘；一类是网络设备，又称网络硬件设备，如路由器、交换机、网络适配器和调制解调器等。
2.3办公自动化系统
　　办公自动化系统即OA系统，是Office-Automation的简写，就高校而言，办公自动化系统是将现代化办公和计算机网络结合起来的种新型办公方式，般具有领导办公、公文处理、发文管理、会议管理提案、议案管理、档案管理、公共信息发布、公文检索等功能，它充分运用了现代计算机互联网技术，达到无纸化、远程化、智能化、节约化的目的。采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作。
2.4网络及通讯工具
　　通讯工具可以起到更加及时有效的沟通作用，高效的利用各种通讯工具，如QQ、飞信、BQQ、TM、微博、微信等，保证信息传达及时且畅通。
3高校无纸化办公运作方式
　　高校无纸化办公是基于完善的办公自动化系统，利用网络实现的人-机协作的高效办公方式。其运作方式是办公人员登陆办公自动化系统，进行日常办公的各项内容，如在网上发文、收文、呈批报告等，其中发文经过拟稿、审核、审定、审稿、套红、用印、分阅等步骤，一切文件在网上接收。
 如校园网、选课系统和图书馆管理系统等。
　　采用无纸化办公模式，由申请公事的部门在网络客户端将相关审批材料提交到审批部门，相关领导审阅后，通过加盖电子印章的方式进行确认，确认完成后自动回复到相关部门并完成任务。 整个工作流程在网上完成，将文件审阅和传递时间降低到最低，从而节约大量的人力 、物力，节省审批时间，提高办公效率。
　　高校无纸化办公的实现是在管理完备的前提下，基于功能完善的办公自动化系统实现的，主要功能包括以下几点：
　　（1）信息传递功能。通过学校官网、电子邮件、移动 QQ、MSN 等网络媒介，实现文本文件、影音视频文件和各种信息的传递；
　　（2）通过日常公务管理功能，实现行政人员日常事务的管理和流转。
　　（3）通过个人事务处理功能，实现个人事务的处理和管理，为行政人员提供便利的条件。
　　（4）通过资源管理功能，实现行政人员对高校资源的在线管理，充分利用和节约高校资源。
4高校无纸化办公评价方法
　　基于高校无纸化办公模式研究有限，且该模式受到社会大环境的影响，因此评价该模式可以借鉴高校以外的评价方法，结合高校自身的特点使其成为高校无纸化办公的评价方法。
　　借鉴企业绩效评价方法，利用360度平衡计分卡评价高校无纸化办公模式。针对一个高校办公室评价其实施无纸化办公模式后的办公效率，可综合考虑办公室内部人员的评价、与之有办公关系的其他办公室人员的评价、学生对该办公室办公效率的评价和该办公室实际工作量与效率考核（学校对该办公室办公效率的综合评价）。
5结论
　　无纸化办公是办公自动化的高级形式，在信息技术快速发展的今天，无纸化办公在高校行政管理节约成本，提高办公效率等方面发挥了重要的作用，高校在应用无纸化办公的过程中应重视无纸化办公是办公自动化的高级形式，在信息技术快速发展的今天，无纸化办公在高校行政管理节约成本，提高办公效率等方面发挥了重要的作用，高校在应用无纸化办公的过程中应重视无纸化办公的不足，辩证的实施，在取得综合效益的同时，应注重低碳校园的建设，要使得二者的利益均衡，才能达到利益最大化。
　　

参考文献
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基金项目：黑龙江省攻关项目（GD10D201），黑龙江省社科基金项目（11E110），黑龙江省社科基金项目（11E106）。中央高校基本业务费项目（HEUCF120918）