浅论企业的档案管理工作

摘　要：企业档案工作作为企业管理的一部分，对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用，企业档案必须适应现代企业和新时期的发展需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度。加强档案管理工作对于增强企业市场竞争能力，促进企业各项工作全面、协调、可持续发展具有重要意义。

关键词：企业档案 管理工作

    企业是经济实体，在生产经营活动中会产生经营、技术、财务等许多环节，每个环节在工作中都会产生大量的文件和单据，这些文件和单据支撑着企业的运转，是企业活动的真实的原始记录，这些原始记录就形成了企业档案。
    企业档案是企业的无形资产，是企业不可再生的资源。企业档案工作作为企业管理的一部分，必须适应现代企业和新时期的发展需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度。企业档案工作和其它方面的工作不同，不是只局限某一领域的活动，也不仅仅是档案部门或档案工作人员的事情，而是需要企业所有部门中所有成员共同参与才能取得有效的一项事业。企业没有创新就没有活力和希望，档案工作也是如此，作为档案工作人员，我不断提升自己的业务水平，积极探索档案管理的各项功能，使档案能更好地为公司发展服务。
从事了几年的公司档案管理工作，我有了以下几点认识：
一、观念要创新，发挥档案在公司发展的效用
    （一）要管好档案、用好档案，首先要熟悉档案。档案人员对各种科技档案、资料做到心中有数。要做好收集工作，档案人员必须熟悉和掌握收集工作的各种渠道和方法，处理好档案形成过程中各个环节、各个部门的关系，对档案形成的全过程进行动态监督与检查，同时要不断提高全员档案意识，实现全方位的有效管理，采取各项有力措施，做好企业档案材料的收集工作，档案的归档率、完整率、准确率、查全率、查准率才有可能达到高标准。
    （二）要确立档案是资产的观念，在企业无论是科技、还是文书、声像、会计档案，都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。档案财富是一种非常重要的资产，它除了具有企业无形资产的属性外，还具有专有性、地域性等公共属性。
    （三）要确立档案是企业独有的信息和知识观念。在当今瞬息万变的知识经济大潮中，企业各自的档案是独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的知识的技术，如各种设计资料、图纸数据等。点有这方面的档案就是点有企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好，在市场竞争和信息流通的今天，很可能给企业造成无法挽回的损失。
    （四）要确立档案具有实有效益的观念。档案资产是固定资产和一些无形资产的伴生物，它是在各种生产要素的配合下产生、共存并发展完善的，档案资产的实用效益要在档案利用中发挥出来。
二、体制要创新，档案工作要适应现代企业的高速度发展
现代企业制度的基本特征是产权清晰，权责明确，政企要分开，管理科学。企业的档案工作要适应现代企业制度，就必须对企业档案工作实行机构创新、机制创新和制度创新。
    （一）所谓机构创新是指企业档案档案工作也要顺应企业的需要，扩大档案工作的外延，深化档案工作的内涵，把过去只是单一的管理档案的档案扩大大为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”。
    （二）机制创新是指企业的档案工作管理机制要随着企业管理机制的转换而创新。在公司领导的支持和档案员的不懈努力下，我公司的档案室正从单纯的档案资料管理机制转换，档案资源将能为公司的发展发挥更大效用。
    （三）制度创新要求企业必须制定较为详尽的制度。我公司虽已出台相关的档案收集归档等制度，但制度落实不到位，仍有一些重要的档案分散在各部门，降低了利用率。因此创新公司的档案管理制度，就要明确规定档案工作的年度方针和目标，以及兼职档案员在档案工作中的义务和责任，职责明确，奖罚分明，从而调动全体专兼职档案人员的工作积极性，用制度来规范档案管理工作。
三、管理要创新，全面提升档案工作
    （一）档案的广泛性主要体现在计算机在企业联网后，企业各部门对档案信息资源实现了共享。档案部门要发挥信息中心的作用，对信息的利用和保密等问题，通过ioxin的管理制度和管理方法来解决企业档案工作。我们公司自2000年起实行计算机企业内部联网，2006年开发公司网上办公系统，基本实现无纸化办公，档案信息资源更大限度地实现了共享，档案部门就要发挥信息中心的作用，对信息的利用和保密等问题，通过新的管理制度和管理方法来解决。
    （二）档案工作既是公司的重要基础工作，也是国家档案的重要组成部分。为了规范公司档案工作，必须加强自身基础建设，大力开发利用档案信息资源；提高整体管理水平，以便更好地为公司的生产和发展服务。一要提高科技含量。要积极应用企业档案管理软件，实现档案信息输入、检索、利用等工作的现代化，为迅速、准确和全方位的档案信息服务奠定基础。二要狠抓档案编研工作。在努力编篡好大事记、组织机构沿革、文件汇编等常规性编研材料的同时，主动了解单位工作动态，调查档案利用需求，深层次、多角度、全方位地开发档案信息资源，变被动服务为主动服务，事后服务为超前服务。三要改进档案服务措施。要研究利用工作的规律和特点，不断完善检索手段，建立多途径、多形式、多载体的检索体系，突破传统单一、狭窄的案卷目录“一本账”的状况。
    总之，企业档案工作要适应档案管理现代化的需要，要求档案工作人员要不断学习新技术、新知识，敢于创新、敢于开拓，拓宽知识层面，实现管理现代化；创新工作思路，提高档案利用率，才能科学的开发和利用好企业档案资源，高质量、高效率为提高企业经济效益做好服务工作。