浅谈如何做好企业文书档案工作

摘　要： 本文阐述了文书工作对企业工作的影响,从文书规范管理、加强教育、提高业务水平、创新管理、等方面对做好文书档案管理工作进行了探讨，使档案工作更全面、更深入地在企业工作中发挥作用。

关键词： 本文阐述了文书工作对企业工作的影响,从文书规范管理、加强教育、提高业务水平、创新管理、等方面对做好文书档案管理工作进行了探讨，使档案工作更全面、更深入地在企业工作中发挥作用。  
文书工作是机关不可缺少的一项重要工作，文书工作既是一项业务性都很强的工作，又是一项很细致的文字工作，是机关日常工作的重要组成部分。它具体负责日常公务文书的收发、登记、运转管理、档案管理与保管等。是企业管理工作的一个重要部分，它真实的记录了各项工作，有着重要的查考使用价值，机关领导和工作人员熟悉情况、总结经验、制定计划、处理问题，常常需要从档案中查考过去的记载，如果有档案可查，许多问题可以迎刃而解，工作得以顺利进行。许多事实证明，随着时间的推移，其作用则逐渐向社会各方面扩展，国家各部门、各项工作和人民群众都需要利用档案，不仅今天要用，而且将来也要用，档案保存的时间越久远就越珍贵。
爱岗敬业，当好领导的参谋和助手
　　文书档案工作人员不仅要有高度的工作责任感，认真办事的工作态度，同时也要认真履行文书档案员的工作职责，主动为领导工作服务，热情为广大职工服务。努力做好档案服务工作，使领导和广大职工逐渐认识到文书档案工作的重要性。同时要努力争取领导的重视，领导的重视是做好文书档案管理的重要关键，因此，在平日工作中勤请示、勤汇报，争取领导的关注与支持；勤动手，经常把工作情况、计划思路形成材料上报领导。向主管领导汇报档案工作开展情况、取得的成绩和存在的问题。
二、法规学习宣传到位，增强职工的档案意识。
　　档案工作中做好法律法规的宣传是做好档案工作的关键。日常工作中我们认真学习、贯彻执行了《中国人民共和国档案法》、《省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》及《福建省电力有限公司公文处理办法》，根据日常工作，健全了档案管理制度，在职工中加强宣传有关档案工作的法律法规，使档案工作开展到哪里，宣传工作就跟进到哪里。使得基层职工都能自觉配合档案室工作，各办公室都能及时将部门的存档资料上交到档案室。
三、加强在职教育，努力提高档案管理人员的知识水平和操作能力。
　　1. 加强制度建设，建立培训机制。档案管理是一门专业性很强的工作，又要有扎实的档案管理的方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者要积极参加档案局举办的各类专业培训班，只有不断学习、丰富专业知识，开拓视野，提高综合素质，才能做好档案管理工作。
　　2. 建立在职教育的约束和激励机制。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的取消评聘资格，只有这样才能使得档案管理工作者积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平，增强参加在职教育的主动性和积极性。
　　3. 明确在职教育的目的。相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分形式地进行。坚持“学以致用”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一，学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的机会，弥补一次性教育的不足；第二，学习相关学科知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等，在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新；
　　4. 现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是当今文档工作管理者学习的重要知识之一，应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，以便更加方便、有效的实现档案的管理。
四、创新文书档案管理工作
　　随着时代的发展，文档管理工作也随之面临着许多的问题，例如文件和档案数量越来越多，给整理和保管带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，面对新的历史时期、新的工作需要， 只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。
　　1. 掌握现代化技术，利用电子计算机技术。原来那些传统的工作方法，从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而现在电子计算机技术可以完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等一系列工作，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与造化办公相衔接，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。这些先进的操作技术，都需要档案管理工作人员去掌握和运用。为了尽快培养一批既能熟悉档案专业知识，又能掌握新技术的人才，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别是要注重计算机知识、信息文化的学习掌握，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。
　　2. 利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解不同，就容易产生分类不准确的现象，给今后的查找工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，方便省力；同时利用计算机搜索功能也能达到方便快捷的目的，这样不仅降低了由于人为因素出现错误的概率，又可发挥计算机的优势，真正达到了提高工作效率的目的。
　　3. 加强档案台账管理。在档案台帐上也进一步得到了健全，现设有档案收进移出登记、档案数量统计、借阅登记、温湿度记录、档案资料交接凭证、库房检查记录等。
四、档案业务建设
　　根据国家有关规定，我们办公室按规定及时接收各门类的档案，进行统一管理；文件材料的书写格式、质量符合有关规范要求。所有的档案的分类、排列符合要求。同时，档案员还定期对库房进行抽查，档案无霉变、虫蛀等不良现象，无泄密事件发生。
　　档案管理工作平时不起眼，也不引人注目，因此常常被忽略，但档案工作又是一项对历史负责、为现实服务、替未来着想的依据凭证。文书人员不仅在公司领导的重视及大力支持下勇于奉献，还要要增强档案意识，掌握丰富的知识，再加上平时认真负责的工作态度，就一定会做好文书与档案工作。
参考文献：
[1]徐艳. 试论档案工作创新[J]. 赤峰学院学报，2005，(02).
[2]高德武，周爱东，李文. 档案工作创新思路[J]. 科学与管理，2005，(02)