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办公室行政管理精细化的管理与策略分析

发布时间:2020-11-21 10:55

  【摘要】本文主要围绕办公室行政管理精细化展开研究,通过分析其当前工作过程中存在的问题,探究不同环节精细化管理应当采取的措施,通过对员工素质、办公室管理制度等进行改革,提高其工作效率。


  【关键词】办公室;行政管理;精细化;管理与策略


  1.办公室行政管理存在的问题


  1.1管理观念落后


  办公室行政管理工作开展过程中,受到其管理态度以及精细化管理要求等方面的影响,相关工作人员并没有认识到精细化管理的重要性,仍然按照传统方式开展各项工作,出现问题时不能及时采取行之有效的解决方法,导致企业行政管理水平长期处于相对比较落后的状态。


  1.2管理项目落后


  时代在不断发展,办公室行政管理工作也应当随之发展创新,才能适应社会发展的步伐,但是在当前企业各项工作开展过程中,企业并没有引入新的管理项目,许多管理方法已经不适应当前社会发展的要求,导致办公室管理工作开展过程中遇到诸多问题。同时,行政管理工作人员在工作过程中并没有加强与其它管理工作之间的联系,其各项工作开展过程中的随意性相对较大,导致企业的工作效率受到影响。


  1.3管理制度落后


  办公室行政管理制度对保障其各项工作的执行力具有重要意义,但是在当前办公室行政管理工作开展过程中,企业对精细化制度建设工作的重视相对较低,其各项管理工作在开展过程中的雷同相对较多,考核制度并不完善,导致员工在工作过程中存在相对较大的随意性,制度落实仍然存在诸多问题。


  2.办公室行政管理精细化的措施


  2.1考核指标量化


  针对办公室行政管理工作开展过程中存在的管理方法落后等问题,相关管理人员可以结合公司发展要求和不同岗位的工作要求,及时将其各项考核标准等量化,在此基础上开展各项工作,可以方便工作人员明确自己的工作要求和工作完成度,在此基础上开展后续各项工作,其工作热情会明显提高,对推动后续各项工作以合理方式开展等具有重要意义。同时,行政管理人员还可以结合企业的责任划分要求等来开展责任划分工作,明确其不同阶段的工作在开展过程中应当注意的问题并及时调整,可以有效提高其部门的整体工作效率。图一为某单位的行政量化考评表,对工作人员的各项工作要求等都提出了明确的规定。


  2.2合理开展制度建设工作


  企业行政管理工作出现问题的重要原因之一即其制度化建设工作在开展过程中存在一定的问题,员工的工作行为等不够规范,影响了后续各项工作合理开展。为此,行政管理人员等要加强对办公室管理制度建设工作的重视,结合日常工作过程中的工作要求,及时明确其不同阶段的工作状态,结合其应用的方法来开展后续各项工作,安排专门工作人员对其工作进行考察,在奖惩制度的指导下开展后续各项工作,可以有效保证其工作质量。同时,工作人员还应当加强对日常规范建设工作的重视,及时推行与日常规范相关的制度和措施,提高各项工作开展的有效性。


  2.3合理开展内部协调沟通工作


  办公室行政管理工作并不是孤立的,其在开展过程中与其它部门的联系十分密切,需要大量的交流和沟通,办公室精细化行政管理工作在开展过程中也应当加强对沟通工作的重视,否则很可能出现词不达意以及沟通不当等问题,影响后续各项工作合理开展。为此,行政管理精细化工作必须加强与其它行政管理人员和企业其他单位之间的联系,通过协商每周沟通时间等,及时交流彼此工作过程中存在的问题和应当采取的解决措施,在此基础上推出后续各项工作建设方法,可以有效保障其工作质量。另一方面,相关管理人员也可以选择通过团建等方式来拉近员工之间的感情,在此基础上开展后续各项工作,员工之间的联系明显变强。


  为了减少不必要的办公室行政成本支出,工作人员在工作过程中还应当制定合理的工作计划,尽可能减少不必要的出行和沟通费用,在保证工作效率的情况下,合理开展后续各项工作,提高行政管理的整体质量。


  2.4提高行政管理人员等的执行力


  在制度规范,沟通到位的情况下,员工的执行力成为影响办公室精细化行政管理工作的重要因素。在当前办公室工作开展过程中,许多员工并没有积极践行办公室行政制度管理要求,各项工作在开展过程中存在相对较大的随意性,并不能满足行政化工作需要。为此,行政管理人员等必须加强对企业文化的重视,利用企业文化来对员工进行教育,使员工明确企业的发展要求和发展价值观,自觉树立责任意识,合理开展后续各项工作,保证其工作质量。同时,行政管理人员还应当及时将各类考核制度量化,结合工作人员的执行情况来对其进行标准评价,加大考核力度,可以有效激发员工的责任意识和忧患意识,对提高员工的工作积极性,提高各项工作的执行力等具有重要意义。


  2.5合理开展办公室行政管理人员培训


  办公室行政管理精细化并不是一纸空谈,需要辅之以必要的员工培训措施,才能保证员工的工作素质等满足企业建设的需要,对推动后续各项工作合理开展等具有重要意义。为此,办公室行政管理人员必须加强对员工培训和自身培训的重视,相关管理者应当及时组织员工培训活動,使员工在学习过程中认识到自身存在的不足并积极改正。同时,为了给提高精细化管理的效率,行政管理人员应当及时将各项行政管理工作拆分,同时对其进行必要的删减,推动各项工作不断简化,可以有效保障其工作质量,


  3.小结


  办公室行政管理工作在新时期面临诸多挑战,对工作人员的工作素质,办公室管理制度等都提出了新的要求,相关管理人员等必须加强重视,结合公司发展情况等进行调整,提高办公室精细化行政管理的工作效率。

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