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对办公室行政管理精细化策略论述

发布时间:2020-11-02 08:46

  摘要:办公室行政精细化管理是一种广泛应用于各个行业的管理手段,在地铁运营公司管理过程中,办公室精细化管理强调建立以科学管理为基础、以人才管理为核心、制度管理为保障的综合管理体系,强调管理的精确、细致、严格,旨在全面提升办公室的工作效能与管理水平。本文以办公室行者管理精细化为论述点,探讨实行精细化管理的具体策略。


  关键词:办公室行政;行政管理;精细化管理;精细化策略


  1.细化管理制度,提升管理效率


  在实际开展办公行政管理的过程中,其管理内容与管理方式往往是较为复杂的,地铁运营公司负责人不仅要关注办公室的基本职能,还要注重办公室工作人员的综合从业素质,在了解办公室工作人员基本服务特点的同时制定管理手段。在这种情况下,部分管理者往往会感到分身乏术,在开展管理工作时,无法了解办公室的基本职能、工作特点,导致综合管理效率低下。要实现办公室行政管理精细化,就必须学会合理收放,建立与办公室工作人员之间的有效互动,提升综合管理效率。


  在细化办公室行政管理的同时,管理人员应对工作人员的综合素质、工作要求形成一个大致了解,帮助员工解决实际遇到的工作问题,落实放大抓小的管理观念、改变传统的管理模式,从细节中展示管理成果,管理人员以身作则,利用自身能力带动工作人员参与到工作任务当中。


  在开展精细化办公室行政管理的过程中,管理者应落实事无巨细的管理理念,帮助办公室人员形成全面稳定的服务意识。从日常管理、文档管理、会议管理等多个环节入手,提升综合工作效率,提升从业人员的服务意识。在日常管理环节,办公室人员应建立明确的管理目标、緊跟管理对象,实现管理工作的规范化、程序化、科学化,全面提升办公室的凝聚力与综合服务意识,办公室人员应根据实际情况进行形成精细化管理调整,结合工作要求及时补充规章制度,备好编制单位内对内、对外的工作文件,保障各项工作的开展有源可查,根据实际单位工作情况修订、整合、补充各项规章制度,并与管理者建立良好的互动;办公室单位应做好文件制发、公文处理工作,及时登记工作环节出现的突发问题,整理并收集来访报告,对于高级指示,应及时传达、审阅、送签、提升办公室工作效率。


  2.提升人员素质,建立管理体系


  办公室人员的从业素质直接影响到办公室精细化行政管理的质量,在更为细致的行政管理环节中,管理要求与管理制度对员工的基础技能、管理水平提出了更为严格的要求,只有全面提升员工的专业素质,引导员工将工作制度转化为工作习惯,才能最大限度的培养符合企业发展需求的专业人才。


  在落实行政管理细化工作的过程中,地铁运营公司管理者应建立合理有效的培训体系,通过专业的培训流程提升从业人员的综合素质,并利用具体的管理措施对相关工作人员进行约束,实现管理流程的精细、规范。在行政管理精细化环节,地铁运营公司管理者应为办公室工作人员培养专业、专注的工作态度,引导其做好档案管理、会议通知、业务接待等基本工作。在日常工作环节,及时对文件档案进行分类,提高办公效率,确保档案的可用性与延续性,严格按照办公室制度收发档案,并对档案的调阅、借用、审批进行核定登记,做好档案的循环利用工作,提升其信息管理能力;在会议通知与业务接待环节,应确保信息传达的准确性、信息应用的高效性,保障会议场地可用、与会人员无缺勤。地铁运营公司管理人员应制定完整、细致的工作制度,为精细化行政管理提供理论依据,响应实际工作流程,确保行政管理顺利开展。


  3.加强信息管理,控制工作成本


  良好的成本控制对于地铁运营公司的长远发展有较为明显的影响,在行政精细化管理环节,公司管理者应引导办公室形成可持续、可再生的发展理念,利用信息化技术提升管理水平。


  地铁运营公司管理者应加强对办公耗材的相关管理工作,在降低目标生产成本的同时杜绝铺张浪费现象,控制企业内部的资源流动。以纸张的使用为例,为避免办公室过度用纸,可建立信息化用纸登记系统,要求办公室工作人员对领纸、用纸活动进行登记,超出的纸张开销要求办公室自行承担,如果产生了较多的纸张损耗,在不影响工作要求的情况下,可将纸张二次使用;在车辆调度环节,应有效使用车辆,在不影响工作效率的前提下,可合理控制运输费用,运用新式缴费系统采取有针对性的缴费措施,实现生产优化;在调用生产材料之前,办公室工作人员应与对应的管理部门进行沟通,在获得批准之后才能行使使用权利,要落实办公室行政管理精细化法则,就要杜绝公物私用、一物多用、只用不修等错误行为,确保循环利用资源处于最佳运行状态,不可循环资源处于最小损耗状态。在开展精细化行政管理的过程中,地铁运营公司管理者应对办公室工作人员及时进行管理培训,提升其从业意识、从业素质,确保办公室工作的高效展开。


  结束语:


  办公室内的工作内容复杂,工作责任重大,如果不能处理好行政问题,在后续管理环节,可能会发生各种情况,甚至会对地铁的正常运行造成不良影响,地铁运营公司管理者应具备高瞻远瞩的战略目光,建立精细化、标准化、科学化的行政管理框架,以身作则的同时从细节出发,要求办公室人员做好行政处理工作,提升服务意识,全面提高地铁运营管理水平。

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