浅谈农业科研院所往来账款管理问题
摘要往来账款管理作为财务管理的重要环节,涉及到科研院所日常业务及管理活动的诸多方面,其中存在的问题反映出科研院所在管理上存在的薄弱环节,若不加强管理,则直接影响到科研院所的资金周转、会计信息的真实性以及领导的财务决策。为此,提出了农业科研院往来账款的管理对策。
关键词往来账款;科研院所;对策
往来科目是被部分财务人员认定为最具灵活性和机动性的会计科目,农业科研院所的往来账款中包括项目经费、个人借款、代收代管费用等,因此可谓是包罗万象[1,2]。现结合徐州农科所在近几年来往来账款清理中发现的问题,对相关管理对策作初步探讨。
1农业科研院所往来账款管理中存在的问题
1.1部分往来账款的账龄较长
往来账款的账龄过长,且经历了多任领导和多位财务人员的变更,当时的经办人有的已不在原单位,即使能够联系上,大都也无法解释清楚;有的因办理借款时的手续不齐全,造成了现任财务人员根本无从下手的局面。
1.2本应属于列收列支的经济业务也在往来账户中核算
一是一些独立核算的部门甚至个人,其收支业务较少,财务人员为了简化账务处理,直接将其收支业务在往来账户中核算。二是不按照财务制度和财经法规的规定进行账务核算,擅自改变账务处理方法,乱列往来款项,将不属于往来款项的经济业务列入往来科目中核算,从而达到增减收入支出、调节利润、粉饰报表的目的。
1.3部分经办人员职责不清
主要表现在:一是个别借款人在办完借款手续后,因该笔款项是电汇至对方的,故认为其没有支取现金,并且该款项是业务汇款,非个人借款,已按领导的指示办理完汇款手续,至于往来款项的冲销应由财务部门处理。以至于对方未寄回发票,也从未主动催要,至使该笔款项一直挂在往来账户中。二是甲、乙二人经常为办理一些相关的业务向财务部门借款,比如本是甲经手借的一笔款项,却交于乙,让乙代办,乙又用发票到财务部门冲销其自已的欠款,尽管在往来账款冲销前财务人员也核查了乙的借款,但因二人有着相关业务的借款,乙又不将这笔款项的来龙去脉告知财务人员,所以财务人员也无法从中发现问题,这样本应冲销甲的往来款项却冲销了乙的往来款项。
1.4科研院所的账套及银行账户多,给往来账款的管理带来诸多不变
科研院所的财务有其自身的特殊性,一方面有其科技企业账务;另一方面承接的课题、项目较多,而大部分的课题、项目又要求专账专户,为此应运而生了较多的项目专账与银行账户。例如:徐州农科报水稻研究室有科研专账、种业公司专账、成果转化专账、试验站专账等,部份借款人是从科研专账中借出的款项,但取得票据冲销借款时,却从种业公司、成果转化或试验站专账上支出,这就需要财务人员逐套总账对此借款人的逐笔借款进行一一核查,稍有疏忽,就会造成该借款人几套总账的往来账款出现一片“混乱”。
2农业科研院所往来账款管理对策
在农业科研院所,领导更注重的是争取课题、多出成果,而往往忽视了往来账款管理的重要性。还有些领导持“新官不理旧账”的观点,认为以前形成的往来账款与自已无关,从而使一些往来款项因拖延处理而变为呆死账。如果领导能逐渐重视起来,则相关的内控制度将会完善,那么,彻底消除呆死账、规范往来账款的管理将指日可待[3]。
2.2严格借款的审批程序
执行“前账不清、后账不借”的管理模式,借款人一定要详细注明借款事由,以方便日后的冲账与查账。
2.3加强农业科研院所内部的信息沟通
往来账款中存在的问题大多是由于缺乏信息沟通形成的,财务人员应熟悉相关的业务知识,业务人员也应对相关财务规章制度有所了解,同时财务部门应定期与各科室及个人核对往来账,从中发现的问题应及时解决,对对账或清理往来账款持抵触态度的科室及个人应采取一些必要的措施,如从其工资中逐月扣除欠款、建立适当的内部处罚机制或将往来账款纳入职工考核指标。
2.4成立往来账款清理小组
对账龄较长,又确实无法收回的往来款项,查明原因,分清责任,按规定程序批准后核销。
2.5加强财务人员工作责任心,提高财务人员业务水平
加强财务人员的继续教育和培训工作,提高职业判断能力,正确区分应付账款和其他应付款、应收账款和其他应收款;杜绝“懒省事”的做法,不属于往来账科目核算的经济内容,坚决不在往来账中反映[4]。
2.6借条一式两联
借款人的部门负责人在借条上注明是从哪一套总账中借款,一联留作财务上记账用;另一联暂由借款人保存,待到票据报销冲销借款时,财务人员只要看借条上的列支渠道,就会一目了然。这样既省去了冲账前要逐套总账查账的繁琐工作、提高工作效率,又保证了往来账款的质量。
3结语
农业科研院所往来账款的规范化管理仅仅依靠财务人员的力量是不够的,更需要领导的重视以及各处室的密切配合,只有这样才能最大限度地规避财务风险,保证农业科研院所的项目、课题、经营等资金的良性运转。
4参考文献
[1] 唐国平.会计学原理[m].北京: