会计电算化系统的内部控制方面探析
发布时间：2015-07-08 10:05
【导读】内部会计控制是通过处理会计业务自律和自我约束形成的。可以说，实现会计电算化，管理部门付出越来越重视会计电算化系统产生的信息，正确性和信息的可靠性取决于内部控制职能的权力，但也与电算化会计信息系统的资源越来越多，内部控制不强，这些资源可能得不到有效利用，甚至被有意或无意的损坏。此外，比手工会计信息系统电算化会计信息系统是比较复杂的，技术性高，更容易产生欺诈和犯罪或意外的错误。严格的内部控制制度是会计电算化信息真实可靠的保证，因此，实施会计电算化，越需要加强内部控制，以保护财产安全完整，提高了准确性、可靠性数据。
一、会计电算化条件下内部控制存在的问题
(一)会计电算化条件下内部控制的现状
对会计电算化的认识不到位，忽视内部控制制度建设，制度流于形式；会计电算化系统运行的复杂性，使内部会计控制的范围扩大．会计电算化控制手段和方式的变化，加大电算化系统的控制风险会计电算化的运行未能建立科学合理的制度体系。
(二)会计人员一身多职现象严重，安全意识淡薄内部控制的传统手工会计系统，为基于相应的不兼容功能分离和责任分工成立。电脑化，功能和知识含量，浓度导致了原来的手工操作的责任，不应该与岗位相结合，会计人员的电脑可以合并，大大减少，致使这些原则的重要性下降。再加上安全意识淡薄，对组织结构和岗位相互制约后新的，相互监督，相互控制机制之间的计算机化的实施不够重视，工作，更换现象严重，电脑欺诈行为发生。
(三)原始凭证数字化，易于伪造
在手工会计环境下，企业发生的经济业务均用纸张记录，这些数据如果被修改，很容易辨别出被修改过的痕迹。但是，在会计电算化系统中，数据被直接记录在磁盘或光盘上，对数据修改不留痕迹，这就给业务的记录带来风险，这给一些不法之徒提供了机会。比如通过伪造或修改客户、银行凭证，制造虚假交易，进而侵吞公款等。篡改输入是目前最简单也是最常用的计算机舞弊手法，该方法通过在经济数据录入前或录入期间对数据做手脚达到个人目的，其主要手段存虚构业务数据、修改业务数据、删除业务数据。
(四)内部控制的程序化使差错反复发生的可能性增大电算化系统中内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点。电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能，这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序，如程序发生差错或不起作用， 由于人的依赖性以及程序运行的重复性，使得失效控制长期不被发生，使用权系统“在特定方面发生错误或违规行为的可能性较大”。
(五)数据的安全性、保密性差
很多时候，财务数据的企业和机构是保密的，在很大程度上企事业单位要生存和发展，但之间的关系几乎为提高会计功能的软件系统的所有和适应大伤脑筋金融体系，但没有认真研究过数据的安全性问题。加密，而是在软件加密，以防止盗版。除了添加到系统中，如用户口令，声音监测方法及用户权限等限制，不能真正起到数据保密性的作用。只要有一定的数据库知识，可以绕过会计软件进行了多种措施，通过数据库管理系统，直接读写数据库文件，甚至可以直接修改数据文件的真实性和会计数据的可靠性，所以也就没有保证。因为对计算机系统的依赖性较强此外，计算机硬件和软件的会计数据的安全性起着非常重要的作用，一旦系统瘫痪，或病毒，或突然断电，极易造成数据丢失。在主计算机系统是计算机软件。内部控制的质量是更依赖于程序。一旦安全风险或恶意攻击程序，将严重损害系统的安全性。和专业的计算机知识的会计人员鲜为人知的是，它是很难发现这些漏洞，从而导致系统会重蹈覆辙。
二、会计电算化对内部控制的影响
(一)内部控制形式发生变化
由于电子计算机具有高速、稳定的特点，有很强的逻辑判断能力和逻辑分析能力，使内部控制形式主要产生两方面的变化。
1．电算化的实现减轻了原手工做账的工作量。由于全部会计核算工作由计算机集中完成，凭证数据一次录入后即在会计软件的控制下迅速、多次、毫无差错地分别记入各种账簿，并据以编制报表，只要凭证和会计软件正确，其输出的会计信息必然正确，这就减少了账簿之间的核对和编制科目汇总等试算平衡的检查工作。
2．电算化的实现使原手工的内部控制更方便。在电脑里实现例如凭证的借贷平衡校验；余额、发生额的平衡检查；各核算与系统之间的数据核对；报表数据的勾稽关系检查等。
(二)内部控制制度内容发生变化
1．实现会计电算化后，会计工作增加了新的工作内容，同时也增加了内部控制的新内容。实现会计电算化后，不仅要保存好相关的纸质数据文件，还要保存、保管好已存储在电子介质中的各种会计数据和计算机程序。如编程、维护人员与计算机操作人员内部控制、计算机机内及磁盘内会计信息安全保护、计算机病毒防治以及计算机操作管理等。
2．实现会计电算化后，会计部门不再是内部单纯的会计核算岗位。增加了计算机操作、数据录人、凭证复核、会计软件维护、硬件维护、系统管理、系统分析、系统设计、程序编制和调试等新的工作岗位，财务管理岗位比手工条件下划分得更细、投入的人员更多、管理得更加深入。为此，在会计电算化下必须针对新的组织机构和岗位分工重建其内部控制制度。
3．实现会计电算化后，计算机的应用和保护成为新的内容。会计电算化数据的主要储存形式转变为机内文件，这使得计算机机内文件的安全保护、备份和恢复、禁止非法操作等成为会计内部控制的又一项重要内容。由于计算机的应用，使防止计算机舞弊和计算机病毒破坏成为会计内部控制一个新的至关重要的环节。
(三)内部控制机制发生变化
手工会计信息系统，每一笔交易需要经过多个程序，并严格遵循操作的相关监督机制。随着业务的处理和授权，分离收支和会计记录，必须通过严格的考核审查，形成了严格的内部控制制度。在相互制约，相互检查，检查和监督，并在实施过程中的其他重要措施，包括信息提取，传输和校验大量的工作。会计电算化，自动化，控制程序实施后，所有的程序都是自动通过统一执行会计核算工作，劳动，工作职责分工的计算机处理，权利已经改变，许多业务处理程序被大大简化，占人员不直接参与和控制，不能执行一些内部检查措施，审查，稽核机制被削弱。
(四)内部控制重点发生变化
会计电算化后将内部控制重点放在原始数据输入、会计信息输出的控制、人机交互处理的控制、计算机系统之间连接的控制几个方面。
三、完善会计电算化系统的内部控制措施
(一)制度控制
制度控制一般是以管理制度的形式实行，即由主管部门制定一系列规章制度强制或监督会计部门执行，从而保证会计核算软件正常和安全运行，免遭外界干扰、破坏，向企事业单位提供准确无误的会计信息。
(二)组织控制
实行会计电算化后，会计工作组织及岗位分工发生了很大变化，其特点是将会计信息处理功能都集中在计算机操作使用部门，这样就削弱了原手工核算时详细划分不相容职责的组织控制措施的作用。补救不相容职责集中化的主要控制措施就是要重新设计会计系统各部门之间和部门内部各岗位之间的内部牵制制度。
(三)系统操作环境管理控制
操作环境系统，包括系统操作流程和系统的维护，操作进程控制是严格的规则来操作的具体方法和操作通过建立一套完整的序列，以防止重复，遗漏和误用。系统维护包括维修所需的硬件，软件和数据。包括硬件维护系统：使用并检查设备维护，房间温度，电压等环境条件的规定，以及规定的防火，防盗等措施，关键硬件设备可以是双机备份系统。
(四)程序控制
程序控制是指靠计算机程序对会计核算进行内部控制，以实现系统的自我保护，这种自我保护的内部控制往往比通过各种管理制度实现的控制更为有效。
(五)会计数据输入控制
电算化会计系统输出质量，主要决定于输入数据的真实、准确和完整程序，因此必须严格控制输人数据的正确性。在输入控制中应坚持以计算机程序控制为主，原则上尽量用计算机程序控制。
(六)数据处理过程控制
数据处理过程控制是指对计算机系统进行的内部数据处理活动(数据验证、计算、比较、合并、排序、文件更新和维护、访问、纠错等)进行控制。处理过程控制是通过计算机程序自动进行的，主要有处理的流程控制、数据修改控制、数据有效性检验和程序化处理有效性检验。
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