从会计电算化到现代会计信息系统

[摘要]信息在当代社会已成为最重要的战略资源之一,企业决策离不开信息。而企业决策所需信息大部分来自会计系统。本文将从会计信息系统的发展历程来谈会计信息系统各阶段的特点,其中重点分析了erp管理思想对会计信息系统的冲击及对其未来的发展趋势和影响。
[关键词]会计信息系统;erp;发展历程

会计信息系统被定义为利用信息技术对会计信息进行采集、存储、处理和传递,完成会计核算任务,并能提供进行会计管理、分析、决策用的辅助信息的人机系统。由此可见,其包括两大部分:一是对会计信息的处理,以完成核算任务;二是提供协助管理、决策的辅助信息。纵观会计信息系统的发展历程,我认为应将其划分为4个阶段,即电子数据处理阶段,本质上属于会计电算化的阶段,会计信息系统成型阶段以及基于erp管理思想的现代会计信息系统阶段。同时我认为分析会计信息系统的这4个阶段不能分割与其有密切关系的财务软件的发展历程,二者是相辅相成、相互促进的。下文将详细阐述会计信息系统的发展。

一、电子数据处理阶段

会计信息系统的发展可追溯到20世纪50年代,这阶段主要是用计算机帮助进行会计数据的计算,数据不能独立,不能离开相应的程序而被其他程序调用,数据库存技术尚未出现,仅是代替人工进行给定一组数据的计算而已。这一阶段应算是会计电算化的雏形,只能说明计算机技术在会计处理中的初步涉入而已。

二、会计电算化阶段

会计电算化产生于1979年,使用会计电算化主要将它解释为会计工作的计算机化,主要指财务会计的电算化,而管理会计的电算化,决策会计的电算化等尚未涉及。我国会计电算化事业,主要解决的是以计算机代替手工记账、算账、报账和用账问题。经过20年来的发展,有力地推动着我国财务会计事业的发展。与此相随,我国财务软件也正处于起步阶段,此时的财务软件属非商品化财务软件的研究。当时我国正处于计划经济体制下,国内大多财务软件都是在借鉴国外产品下基于dos平台的核算型单机用户软件,面向单一会计专用领域,代替手工会计记账。尔后又发展至商品化财务软件阶段,此时的财务软件向商品化和基于net-ware等网络平台的局域网应用软件方向发展,应用由单项核算向多项会计核算子系统发展。而随着市场经济的高度发展以及现代金融、证券、保险、期货等金融衍生工具层出不穷,企业已不再是单纯的生产经营单位,投融资和资本运作,以及集团的内部财务资金管理居于越来越重要的地位,提出了企业集团财务管理的协同尚未集中管理模式,认为应着重于设计应用解决方案。因此,有人提出了“会计信息化”的名词。比较会计信息系统与会计电算化的概念不难看出,会计信息系统实质上是会计电算化基于当今信息时代的易名,当然伴随其的肯定是功能、定位、理念上的巨大差异。为了着重突出“信息系统”并显示与传统会计电算化的重要不同,所以提出了“会计电算化”的概念。由上可以看出,会计电算化将被会计信息化取代,随着会计信息需求的日益增加,会计信息化更能体现出会计的改革发展的结果。1999年4月在深圳召开的“会计信息化理论专家座谈会”上,王景新教授指出:“……会计是否应该顺应趋势改叫‘会计信息化’,对此问题我认为可以研究采用会计信息化的概念,有利于国际接轨,有利于同国内其他领域进行交流,有利于研究和发展。”

三、会计信息系统成型阶段

先来看财务软件的发展,财务软件此阶段已发展至核算型商品化财务软件研究开发阶段。随着网络的出现,企业内部局域网为信息共享提供了极大的方便,财务软件产业进入了面向文件服务器和客户端服务器的计算模式,应用范围从单机模式扩展到具有一定数据共享能力的小型局域网应用,并提出核算型向管理型过渡。我们知道,会计电算化是仅仅利用计算机代替手工完成一系列会计核算工作的过程,会计信息系统包含了会计电算化,但会计电算化不是会计信息系统的全部。会计信息系统还包括对会计信息的进一步开发和利用过程,以及与财务信息系统,整个管理信息系统的对接和融合过程。以下我们通过对比会计信息化与会计电算化来理解此阶段的会计信息系统。首先,会计信息化与会计电算化的区别表现在所处环境上,由于互联网及以电子商务为代表的网络经济的迅速发展,使得会计所处的环境发生了很多的变化,可归纳为网络化、即时化、无纸化、信息集成化、管理一体化。客观上提出了会计信息化的需求,也提供了实现会计信息化的条件,没有信息化的环境,会计也只能搞“电算化”。其次,会计信息化与会计电算化的区别表现在其内涵上,在当时的环境下,“会计电算化”主要是围绕记账凭证、账本和报表进行设计和开发,处于一种单纯模拟手工会计账表的状态,而且自成体系,所提供的会计信息与整个企业的信息系统处于被割裂的状态,出现“孤岛现象”。而此时的会计信息系统单独孤立地收集财会数据,加工处理,重点是代替人工计算,也是局限在会计核算上,而轻视财会管理、信息的利用。

四、基于erp管理思想的现代会计信息系统

从1998年至今可以说都属于此阶段。财务软件此时也进入了管理型财务软件和企业管理软件阶段。随着经济活动趋向电子化、自动化,企业间信息交换逐渐增多,网络系统管理被提到最高优先级,网络财务概念应运而生。管理型财务软件的出现,为现代会计信息系统提供了技术上、物理层面的保证。有了实体层面的技术支持只是前提条件,而关键是影响会计信息系统设计理念的、精神层面的理念——erp管理思想的出现。
传统企业管理按职能部门划分的“企业内部横向型管理”与外部客户、供应商之间除了业务往来外,无更多的信息交流或经营运作上的协同。在当今电子商务环境下,为适应市场全球化要求,企业不仅需要合理规划,运用自身内部资源,还应将外部经营环境中的各方面整合、集成,准确反映各种动态信息,而erp正是契合了这一管理要求而产生的。erp概念从管理思想角度来看,是一种先进的管理理念和一整套企业管理系统体系标准,它是在mrpⅱ基础上发展起来的面向供应链的信息高度集成的管理思想,是跨地区、部门,甚至跨公司,整合企业经营活动的管理思想。实务宗旨建立在信息技术基础之上,这一系统化管理思想为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。erp强调的是将企业内部价值链上所有功能活动加以整合,erp旨在整合内部功能活动以及实现对企业供应链的有效管理;从管理系统角度来看,它是整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力财力、计算机软硬件及通讯、网络技术在内的一体化的企业管理系统,而会计信息系统(als)则是其中最为重要的子系
统。erp最核心的理念是面向供应链,面向供应链是指不仅考虑到本企业,而且考虑到与本企业业务密切有关的上游企业(供应企业)和下游企业(销售客户),通过与企业上下游企业信息的高度整合,不仅集成企业内部的所有流程、各个环节的信息,实现流程管理、信息共享,而且集成上下游的供应商和销售客户的信息,有助于及时掌握供应链的动态变化和企业信息的实时响应的需求,保持物流、信息流、资金流的快速流动,以企业有限的资源来应对市场竞争和机遇,做到以最短的生产周期、最少的消耗、最低的成本来创造尽可能多的经济效益,而这一点正是会计信息系统的管理思想。

erp和als比较表

(引自《在企业信息化环境中的会计信息化定位研究》)
在传统管理环境下,会计信息系统的功能被定位于数据的收集与处理,即便是将计算机引入会计领域之后,“会计电算化”也仅被表述为会计核算方法的计算机化,大量数据未被进一步利用,管理控制与决策挥的作用甚弱,在企业内部形成了会计“信息孤岛”。erp环境下,会计信息系统与其他业务系统间的无缝集成,提高了会计信息的质量,实现了信息的高度共享,进一步提升至利用会计信息进行“财务分析与管理”。
了解了现代会计信息系统的特征后,让我们看看erp环境下,会计信息系统的发展趋势。纵观会计信息系统的发展过程,每一次企业内外部竞争环境、信息环境的重大改变都会引起会计信息系统的设计思想及运作形式的变化,erp环境的引入也不例外,并且erp代表了新的管理思想和模式,其对会计信息系统发展趋势的影响将更大。
1.会计信息系统与erp系统的融合。现在的会计信息系统在物理上独立于其他部门,虽然有联机系统的支持,但由于逻辑设计不一致,业务部门提供的只是影响企业资产、负债和所有者权益的经济数据,而市场、竞争对手和合作伙伴方面的信息很少提供,大大限制了会计信息系统的功能扩展,无法进行有效的事前和事中控制。erp系统通过业务流程重组,全面地改造企业的业务流程,使企业的物流、资金流、信息流和业务流整合为一体,实现了业务处理和财务处理在逻辑上的统一,因此作为其物理实现的会计信息系统也不可避免地要与erp系统融合,作为erp系统重要的有机组成部分,由部门级信息系统上升为企业级的信息系统。
2.采用开放式架构,全面支持电子商务。随着信息技术的发展,国内外很多企业都开展了网上交易,但大多数只是实现前端交易的网络化,而企业的内部管理系统与前端系统是脱节的,因此,前端的电子订单无法直接进入后端的会计信息系统,也就不能及时对经济业务进行反映。面向erp环境的会计信息系统应充分考虑到企业间的交流和应用,在系统的开放性方面给予全面考虑。通过基于供应链管理思想的erp系统,新的会计信息系统将企业的传统业务与电子商务连接起来,使之成为整个交易链的中枢。
3.满足企业国际化经营的需要。全球经济一体化过程中,企业可能在世界的任何地方进行投资或经营,这就要求erp管理模式下的会计信息系统能够支持多国和国际会计准则,为分布在世界各地的分支机构、投资者和客户提供一个统一的会计核算和财务管理的平台,具有多语言、多币种会计处理能力,支持各种币种间的转换和多国会计实体的财务报表合并,提供具有国际可比的财务信息,满足企业国际化经营的需要。
4.充分利用先进的信息技术。会计信息系统的体系结构将以b/s(浏览器/服务器)模式为主,通过inter-net/extranet/intranet实现企业与客户、合作伙伴的无缝连接,在供应链上实现包括财务计划在内的协同计划,进一步加强财务预测、决策的准确性,并使系统的适应性更好、集成度更高,采用多媒体技术,使系统的功能更为全面,信息输出形式更加丰富。
5.进一步加强财务决策支持功能。传统的财务软件中利用财务指标和财会数据能进行简单的财务决策,但其重点是为决策提供基础信息,而不是支持决策的全过程。erp的环境实现了企业业务管理与财务管理的集成,会计信息系统不再是企业内的“信息孤岛”,作为erp环境中的核心子系统。会计信息系统应能提供充分的决策支持,不仅能预测风险,还能提出适应不同环境的风险解决方案,实现财务系统智能化。
从会计信息系统的发展趋势看,其更多的是渗透、延伸到了财务领域,尤其是对财务决策支持功能的加强。财务部门日常大量的编制凭证、登记账簿以及编制某些与业务密切相关的财务会计报表工作将会彻底消失,那么从这个角度看,会计信息化是否会自我消亡呢?我们知道,会计信息系统是提供企业整个供应链的连续的、系统的、综合的信息,反映与控制的是整个供应链的资金的信息流。我认为要想解释会计信息系统向决策支持方面扩展,又不可能自我消亡,关键是要区别开“财务信息化”与“会计信息化”的关系,即通常说的“大财务,会计”观点。
财务信息化是指法人或自然人借助现代化信息技术,对其合法拥有或依法控制的经济资源的价值运动过程进行科学预测、决策、预算、控制、核算、分析的一项管理活动。其在传统的财务管理技术和手段基础上融进了现代的信息管理技术和手段。会计信息化是指法人或自然人借助现代化信息技术对其合法拥有或依法控制的经济资源的价值运动过程进行科学的确认、计量、记录和报告的一项管理活动。财务信息化和会计信息化有不同的管理目标、管理范围、管理技术、管理能动性。为了清楚地分析二者的区别,看以下两图:

图1会计信息系统
图2财务信息系统

由上可知,我们应注重会计信息系统与erp系统的融合,即会计信息系统不再是企业内的“信息孤岛”,而应是基于整个业务流程的会计流程的再造,保证资金流与物流的同步记录和数据的实时性,实现事中控制和实时控制决策。而需要说明的是,这里的会计信息系统的决策支持系统不能狭隘地理解为是企业高层直接依据进行决策的决策支持,图2清楚地说明会计信息系统仅构成了决策的一个子系统,从而证明了财务信息系统包含了会计信息系统,会计信息系统从属于财务信息系统的观点。

主要参考文献

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[2]张瑞君.e时代财务管理——管理信息化理论与实践的探索[m].北京:中国人民大学出版社.
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[4]金光华.在企业信息化环境中的会计信息化定位研究[j].中国管理信息化.