如何做好会计电算化工作

　　会计电算化是以电子计算机为主的电子信息技术应用到会计实务中的简称，是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。它实现了数据处理的自动化,使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统。每个会计单位都应按照总体原则结合自身特点建立会计电算化系统，我主要从以下几方面阐述企业建立会计电算化系统应把握的原则和需要注意的事项。

　　—、健全的组织机构和必要的软硬件准备

　　1、会计电算化是一项系统工程，涉及企业各个方面，企业负责人或总会计师应当亲自组织领导会计电算化工作，主持拟定本单位会计电算化工作规划，协调各部门共同搞好会计电算化工作。例如购买设备、架设线路等需要技术部门、采购部门的支持与配合,财务部门，是会计电算化工作的主要承担者，负责和承担会计电算化的具体组织实施工作，负责提出实现本单位会计电算化的具体方案，方案提出后要审核报批后才能执行。

　　2、企业应根据实际情况和财力状况，选择与本单位会计电算化工作规划相适应的计算机机型及有关配套设备。实行垂直领导的行业、大型企业集团，在选择计箅机机型及有关配套设备时,应尽量做到统一，为实现网络化打好基础。同时会计电算化工作应当讲求效益原则，处理好及时采用新技术和新设备与勤俭节约的关系，既不要盲目追求釆用最新技术和先进设备，也不要忽视技术的发展趋势，造成设备很快陈旧过时。用于会计电算化工作的电子计算机设备，应由财务部门管理。

　　3、进行相应的软件淮备，稳妥的过渡。

　　1) 可以购买或组织人员开发相关财务软件，应注意软件的合法性、安全性、正确性、可扩充性和满足审计要求等方面的问题，以及软件的服务。配备的会计软件应达到财政部《会计核算软件基本功能规范》的要求。一般可以寻找大型正规有良好口碑的软件公司购买软件或合作开发。选择会计软件时要注意其功能要符合新会计制度的规定，有些会计处理方法不能随意变更，会计软件也要有相应的控制功能,取消记账、结帐功能必须由软件提供者从严掌握，不能滥用。

　　2) 大力支持和组织本单位会计人员分期分批进行会计电算化知识培训,逐步使会计人员掌握会计软件的操作技能^可以举行会计电算化知识技能大赛，奖励优胜者。有条件的单位，选拔一部分会计人员负责会计软件的维护，并培养部分会计人员逐步掌握会计电算化系统分析和设计工作。

　　3) 开展会计电算化工作要根据本单位具体情况，按照循序渐进、逐步提高的原则进行。刚开始进行电算化作业时计算机核算与手工核算必须并行三个月以上(一般不超过六个月）,且计算机与手工核算的数据相一致，并应接受有关部门的审核后才正式实行电算化。

　　二、建立了严格的内部管理制度，这是会计电算化能否运行成功的关键所在

　　(—)建立健全会计电算化岗位责任制

　　1) 电算化会计岗位包括电算主管、软件操作、审核记帐、维护、审查等。

　　2) 电算主管:负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，可由会计主管兼任。软件操作:负责输人记帐凭证和原始凭证等会计数据，输出记帐凭证、会计帐簿、报表等。审核记帐:负责对输人计算机的会计数据进行审核，对打印输出的帐簿、报表进行确认。电算维护:为保证计算机硬件、软件的安全正常运行提供技术支持。电算审查:负责监督it算机及会计软件系统的运行,防止利用计算机进行舞弊。

　　3) 基本会计岗位包括会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等。基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。

　　(二）建立会计电算化操作管理制度

　　1)明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，每个软件使用者都有自己的操作号，每个操作号只能在相应的权限范围内作业。每一用户按照自己的用户身份和密码进人系统，对操作密码要严格管理，避免使用易破译的密码，要定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件。

　　2) 预防已输人计算机的原始凭证和记帐凭证等会计数据未经审核而登记机内帐簿。

　　3) 操作人员离开电脑前，应执行相应命令退出会计软件。

　　4) 会计软件自动生成的运行日志由专人保存并定期检查、记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容，对用户使用系统及时跟踪。

　　5)当相关会计人员出现休假、病体、出差等临时情况需要由其他人员替代其工作时，要做好工作的交接、程序的监督工作。如果是新人接手工作，要在核算系统内新建操作人员和相应校限，严格分清各自的操作时间和责任。

　　(三）建立严格的内部控制制度

　　这是保证会计电算化系统核算安全的重中之重。完善的内控制度包括信息的准确性、完整性、授权体系及访问限制等四个方面。如果控制无效会增加对数据信息非授权访问的风险，这种风险可能导致数据和记录遭到破坏，系统、系统程序、数据遭到不适当改变,数据丢失风险或数据无法访问风险,人为绕过自动控制等等。面临如此风险必须建立一整套完备的岗位内控制度，各个岗位之间相互牵制，不同岗位、不同职务互相监督、互相制约，不相容职务严格分离。不相容的职务主要有软件开发与软件操作、数据维护管理与审核、数据录人与审核记账、操作与系统档案管理等，比如出纳不能兼任记账和审核工作，审核人员只能审核，不能修改会计信息。还有一点是不能让信息技术人员获得超过其职责范围的过大系统权限。

　　(四）建立计算机硬件、软件和数据管理制度

　　1) 保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件，要经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防火、防盗、防潮。

　　2) 确保会计数据和会计软件的安全保密，客户端和服务端之间传输的所有数据都进行两层加密，使用数字签名确保传输数据的保密性和完整性。网络间或是移动设备传输重要数据前对其进行加密，接收到数据后作相应的解密处理，防止对数据非法修改和删除。

　　3) 对会计核算软件进行修改、升版和计算机硬件设备进行更换等工作，要有审批手续,在软件修改、升版和硬件更换过程中，要保证会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。

　　4) 计算机硬件和软件出现故障时要由相应措施，保证会计数据不丢失，丢失也能做到恢复和重建。配备备用电力设施以防电力的中断造成严重后果，并且做好针对网络环境下的多服务器热备份工作。

　　5) 健全必要的防治计算机病毒的措施,定期查杀病毒。同时设置网络防火墙与入侵检测系统。

　　(五）建立电算化会计档案管理制度

　　1) 电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘、其它磁性介质、光盘的会计数据以及计算机打印出来的书面等彤式的会计数据。

　　2) 电算化会计挡案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。

　　3) 电子会计档案应多介质、多地点备份,企业可以把会计档案刻制成光盘保存，防止磁盘被意外消磁丢失数据，电子会计档案要和书面档案一样分门别类编号保存，要定期进行检查，定期进行复制。

　　三、充分利用会计电算化做好管理工作。

　　会计电算化绝不简单的等于手工记账电脑化，最终应把从繁琐重复工作节省出的时间投人到企业财务的预测、管理、控制、分析、决策等职能。釆集各部门全面的信息，运用、开发会计软件相关功能生成相关分析数据和报表*推动会计工作由核算型向管理型转变，这是会计电算化真正的意义和目标。

　　段晓东　沈阳铁路局苏家屯车辆段计划財务科辽宁沈阳110000