完善企业会计电算化内部控制的几点设想

【摘要】会计电算化的普及和网络会计的运用，给企业会计电算化下的内部控制提出了新的问题和挑战。为此，笔者结合企业会计电算化工作的实际，分析了会计电算化环境下会计工作的特点，提出了完善企业会计电算化内部控制制度的几点设想。
　　
　　随着it技术特别是internet为代表的网络技术的发展和应用，会计电算化及网络会计已成为企业实现财会管理现代化的必由之路，会计电算化信息系统进一步向深层次发展，这些改变既给企业带来效益，同时也带来了内部控制上的问题和挑战。中华人民共和国财政部颁布的《内部会计控制规范——基本规范（试行）》中指出：“电子信息技术控制要求运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统，减少和消除人为操纵因素，确保内部会计控制的有效实施。”要保证企业财产物资的安全完整、保证会计系统对企业经济活动反映的正确和可靠、达到企业管理的目标，必须结合会计电算化环境下的会计工作特点，建立起完善的会计电算化内部控制制度。
　　
　　一、会计电算化环境下的会计工作特点
　　
　　传统的手工记账被计算机记账替代后，对会计业务处理流程、人员分工、会计核算的方法、会计信息表现形式等工作产生了重大的影响，所以会计电算化内部控制制度的建立是十分必要的，只有这样才能适应企业现代化管理，才能符合新形势下会计工作的发展。计算机代替手工记账后，会计工作的特点突出表现在以下几个方面：
　　
　　（一）会计工作形式的变化与重点的转移
　　电子计算机替代手工记账后，财务人员只要及时正确将凭证输入电脑，财务软件就可以完成凭证的审核、记账、科目的汇总、查询、编制报表等一系列的工作，大大减轻了财务人员的工作强度，凭证的录入、审核将成为财务人员的主要工作任务，财务工作的重点也由核算型向管理型转移。
　　在传统的手工记账环境下，内部控制是通过总账与明细账之间、科目汇总表与总账之间、各明细账之间等的关系加以核对的，以确保账证、账表、账实相符。而计算机记账后，对账、记账、结账等全部是计算机自动进行的，因此传统的内部控制方法已不适应现在的要求，而财务软件的安全维护、病毒的防治、凭证的审核以及财务人员的分工却成了内控制度的重点。
　　
　　（二）财务人员需要转型
　　在传统的手工记账下，会计人员只要懂得会计专业知识、精通财经法规即可，但在新的形势下，只懂得会计专业知识还不够，还要懂得电子计算机知识、网络知识，因为会计电算化系统是一个“人机”交互系统，是会计理论、会计实务知识与电子计算机应用技术以及网络通信技术的有机结合，所以培养既懂计算机又懂会计专业知识和相关管理知识的“复合型”人才尤为重要。
　　
　　（三）会计档案形式和内容有所变化
　　在手工记账下，会计档案存储形式基本上是纸质的，采用电子计算机进行核算后，不但要保存打印出的纸质会计档案，而且有条件的还要保存磁带、磁盘、光盘缩微胶片等磁性介质会计档案。会计档案的形式和内容从有形到无形，发生了不同变化，比手工记账有很大的发展。
　　综合以上特点，可以看出，会计工作从形式到内容都发生了巨大的变化，以前的内控制度已经不能适应现代化的要求，所以建立健全会计电算化制度，是会计信息准确、安全、及时处理的保障。
　　
　　二、完善企业会计电算化内部控制的几点设想
　　
　　内部控制制度是会计电算化信息真实可靠的有力保证。如果忽视制度建设，可能造成不可估量的损失，同时，造成的危害也是在手工方式下无法想象的。内部控制制度的落实力度不够，将可能造成系统瘫痪、数据丢失、篡改数据等严重的后果，产生无法挽回的损失。在实际工作中，有些单位的领导与财务人员没有充分认识到制度建设的必要性和重要性，认为制度建设是摆设，根本就没有建立有关的会计电算化制度；或者是照搬其他单位的，从来就没有考虑到自己单位的实际情况以及忽视制度建设所带来的严重后果。因此，完善企业会计电算化内部控制是刻不容缓的事情，是建立现代企业制度的内在要求，也是提升企业竞争力的重要途径。

　　（一）加强电算化程序操作控制
　　为了保证财务信息处理质量，必须减少差错和事故的产生，要制定必要的上机规定和操作程序，这是操作控制制度化的具体表现。上机规定主要是对计算机机房内工作所作的一般性规定，操作程序是对计算机业务处理过程的具体操作步骤和具体要求，包括各种操作命令、设备的使用说明、病毒防治、黑客的攻击以及非常情况处理等等。具体包括：1.无关及外来人员不能随意操作带有会计电算化软件的计算机；2.财务人员要根据严格审批、完整真实的原始凭证录入数据，对输入的数据有疑问，应及时核对，不得擅自修改，输入有误，需按系统提供的功能加以改正，如负数应冲正凭证或编制补充登记凭证加以改正；3.对外不得擅自提供任何数据和资料；4.不准使用外来的存储介质，如软盘、u盘、移动硬盘等，以防病毒的侵害和黑客的攻击；5.开机后，不得擅自离开工作现场，如有事离开时，需将计算机引入休眠状态，再次进入时，需提供用户密码或口令，以防他人非法使用计算机，窃取资料和数据；6.做好日常数据和资料的备份，以防数据丢失，同时将损失减少到最低。只有加强内部控制才能减少错误的发生，才能从根本上保证会计信息的真实、可靠和完整。
　　
　　（二）要加强系统安全控制
　　安全控制是非常重要的，因为它是计算机系统运行的外部环境，主要包括人员安全、硬件安全和软件安全。人员安全是指操作人员的权限限制、密码控制、操作日志记录、以及禁止非电脑操作人员接触电脑等；硬件安全是指电脑本身及其附属设备的安全性，比如电脑硬盘的生命周期、单独的安全供电系统、保护性设备的配备；软件安全指财务软件本身的安全性，以及对抗病毒、黑客攻击的能力，包括数据保密、访问控制、身份认证和识别、入侵检测以及网络防火墙等等。因此要加强系统安全控制，保证计算机系统运行安全。
　　
　　（三）要加强内部审计工作
　　内部审计既是企业自我监控、自我发展和完善的手段，同时也是强化内部会计监督的制度。在会计电算化和网络化的时代，由于“人机”这种特殊的表现形态，内部审计工作将更加严格和重要。具体包括：1.定期和不定期的对会计资料进行审计，确保电算化下会计处理的正确性，正确执行《会计法》及相关的法律法规，保证审核费用符合公司的内部控制制度，做到凭证附件的合法、完整；2.对计算机内数据与纸质数据一致性进行检查，对不妥或错误的账表进行相应的更正和调整；3.监督检查数据保存方式的安全，防止人为篡改历史数据。
　　随着电子计算机和网络等信息技术的发展，会计电算化已非常普遍，随之而来的新问题和新课题也将增多，同时新的会计理论和方法也将不断出现，使得会计电算化得到不断的完善和发展，也使得内部控制制度不断调整、改善，真正做到财务数据的可靠性、真实性和完整性，以提升企业的经济效益和竞争力。