账务系统凭证输入设计

　　手工会计作业从凭证到日记帐、明细帐、总帐均有不同人员登录，并定期核对，几个人同时出错 的可能性较小。而电算系统的所有数据都来源于凭证，只要一次输入原始数据，系统就会自动进行多 项处理。一旦出错，将相发登日记帐、明细帐及总帐，直至报表输出等一系列错误。因此，设计良好 的输入模块是保证整个帐务系统质量的关键。

　　凭证输入设计概述

　　会计信息系统对数据的要求较一般信息处理系统具有其自身的特点，输入设计要充分予以考虑， 这些特点主要表现在：

　　输入数据量大。一个中等规模的企业，每月发生的会计记帐凭证就要上千张，如果考虑到诸如材 料领用单，销售发票等原始凭证，其数量则更加可观。

　　输入单据种类多。除记帐凭证分为收付款和转帐外，还有相当一部分原始原始单据需要输入。这 些单据的格式均不相同，较典型的有单金额式与数量金额式之分。

　　输入数据质量要求高。输入的质量决定系统的质量。会计数据准确性，不仅关系到能否正确反映 企业生产经营活动及其成果的真实性，而且涉及到国家的财经制度、法令法规的贯彻执行。

　　输入速度要求快。由于会计数据源分布面广，数据量非常大，输入速度也就成了影响系统效率的 “瓶颈”。这一问题不解决，很难保证会计数据处理的“日清月结”。

　　基于上述原因，为了保证系统开发人员能够设计一个输入方便、直观、准确性高、具有较高的输 入速度和较低出错率的系统，一般应从程序设计、输入方式及输入设备等几方面综合考虑。

　　（一）输入设计目标

　　1、控制输入量

　　帐务处理系统中，操作量最大的就是凭证录入。凭证输入的速度取决于凭证数量的多少、每张凭 证内容的多少以及操作员键入的速度和准确性。一个企业的输入凭证多少是由企业经营状况决定，不 可能随意增减。因此，要提高凭证输入的效率，可采取如下措施：

　　（1）减少填写项目。尽量用固定项目、固定位数代替可变项目、位数，以减少操作员击键次数。 能够通过机器自动计算得到的项目，就不要用手工输入。例如，输入了数量、单价，就可以自动产生 金额。当然，如果是为了校验的目的多输一遍，则是另外一回事。如果每张凭证在录入过程中减少一 定的击键次数，对成千张的凭证来说，其节约的工作量是相当可观的。

　　（2）减少凭证输入的种类。如收付款凭证可使其格式一样，仅以不同色彩加以区别。这样也可以 减少操作员因惯性而产生的错误。

　　（3）简化输入操作。采用代码来代替凭证中的科目名称、摘要等汉字输入，以大大减少输入字符 个数，加快输入速度。

　　2、保持操作的方便性

　　目前，在微型机系统中最常用的输入方法就是键盘/显示系统。其特点是在屏幕上显示所要输入 的凭证格式，通过键盘完成其内容的输入。这就涉及到输入凭证的屏幕界面设计问题，应尽量使屏幕 格式与手工格式相一致，这样既可以减少用户参计算机系统的陌生感，又可以减少操作员的疲劳感与 出错率，提高输入的效率。系统应能同时支持鼠标与键盘操作。

　　3、避免数据出错

　　从某种意义上讲，出错率的大小是与输入的数据量成正比的，若平均出错率为0.1%，当月输入凭 证为1000笔时，就会有一笔出错误，这在财务上是绝对不允许的。由于输入数据量的大小无法控制， 因此，除了设计有效的输入方式外，就是在凭证的输入过程中，也应采取各种有效的容错方法及查错 技术，防止输入数据出错。

　　（二）凭证输入模块设计的步骤

　　凭证输入设计一般可从如下几方面展开：

　　1、在详细调查基础上，设计输入凭证的屏幕格式；

　　2、根据帐表输出、处理及输入格式的要求，设计相应的输入凭证数据库；

　　3、为提高输入速度，方便计算机的汉字处理，设计输入码的代码库；

　　4、根据输入设计要求，完成凭证输入模块的程序设计，包括接收键盘数据、容错处理、确认 输入以及存入数据库等操作处理。