成人教育档案管理信息化管理若干思考

　　摘要：在成人教育工作中，档案管理是一个重要的组成部分。做好档案管理工作，能够为成人教育工作的有序、高效开展奠定基础。随着信息技术的发展，档案管理的信息化成为势不可挡的趋势之一。实行档案信息化管理，不仅方便档案信息查询检索、减轻工作人员工作强度，还能提升档案管理工作效率、增强档案信息安全性。然而，就当下成人教育档案管理现状来看，存在重视程度不够、管理制度不健全、管理人员信息素养偏低等一系列问题。本文立足实际情况，针对上述问题，就成人教育档案信息化管理的具体实践策略进行论述。

　　关键词：成人教育；档案管理；信息化管理

　　现如今，随着就业门槛的提高，成人教育已经进入普及化、大众化时代，学校的招生规模也在不断扩大，而且生源也具有多样化特点，加上办学层次的多样化，传统的档案管理模式已经不能适应新形势的变化，必须要进行改革和创新。而信息技术的发展为档案的管理提供新的契机。实践证明，加强档案的信息化建设，利用现代信息技术进行管理，能够在减轻管理人员负担的基础上促进管理效率的提升。在本文中，笔者就成人教育档案信息化管理存在的问题以及具体的管理措施分享几点思考。

　　一、成人教育档案信息化管理的重要性

　　（一）方便档案信息查询检索

　　成人高校的招生规模近些年来呈现出逐年递增的趋势，学生的数量庞大，这也意味着，档案管理工作愈加繁琐、复杂。若是采取传统的档案管理模式，对学生信息的查询十分复杂，管理人员需要翻阅大量的资料，甚至要根据相应的记录去库房中逐一筛选，耗时耗力[1]。而现代化信息技术的运用，让这些工作得到了简化。管理人员以及相关人员要想获取某些方面的信息，只需要在计算机上输入关键词、检索词等，就可以将信息调出来，不仅查找速度非常快，而且查询的信息准确、全面。因为信息技术的介入，档案信息的查询和检索更加方便、快捷。

　　（二）减轻工作人员工作强度

　　档案管理是一件工作量较大的管理工作，管理人员需要采集信息、整理信息、录入信息、修改信息。若是采取传统的管理方式，资料非常多，人工操作不方便，而且资料的查询和修改也极其不方便。更重要的是，学生的档案信息并非一成不变，而是在不断变化的，具有时效性[2]。管理人员需要定期或不定期对档案信息进行更新，工作量庞大，費时费力。若是使用现代化信息技术，管理人员就可以快速收集管理数据，在更新信息的时候，只需要几秒钟就可以调取档案然后进行修改、补充、完善。除此之外，在录入信息的时候，录入的数据能够重复利用，如课程名称、教师名称等，在录入这些数据的时候可以直接使用一键复制等功能，操作轻松，也不容易出错，管理工作人员的工作强大大减轻[3]。

　　（三）提升档案管理工作效率

　　传统的档案管理模式下，不仅工作人员任务重，而且档案占据的空间比较大。由于档案保存的时间较长，在这个过程中可能会出现受潮、变质等各种问题。情况严重的会造成档案损坏、无法使用。此外，档案在被利用的过程中，比如被有关人员查找、翻阅，很容易出现丢失、磨损等情况[4]。这样的档案管理模式显然已经不能满足当下成人教育档案管理要求。而现代化信息技术的运用，能够有效解决上述问题。管理人员不需要再进行大量的手工操作，通过先进的网络手段就能完成档案的收集和编撰工作，而且档案信息的利用率也非常高，并且不会因为受潮、变质而出现损坏情况，档案管理效率高。

　　（四）提升档案信息的安全性

　　在成人教育中，档案信息的价值较高，这是一种重要的资源信息，其真实性、合法性等直接关系到学生今后的就业，也间接地影响社会发展。一旦档案出现泄露或丢失等情况，会损害学生的利益、学校的利益，甚至会影响社会效益。而现代化信息技术的运用，能够有效增强档案信息的保密性和安全性。在信息化管理模式下，管理人员能够随时随地、快速地检查信息状态，以保证档案信息的完整性[5]。与传统纸质档案相比，建立在信息技术之上的电子档案更具有保密性、快捷性，为档案信息安全提供可靠的保障。

　　二、当前成人教育档案信息化管理存在的问题

　　（一）档案信息化管理没有得到重视

　　受传统管理工作理念和模式影响，加上档案管理信息化建设仍处于探索阶段，现如今，成人教育档案信息化管理存在重视程度不够等问题。部分工作人员在进行档案管理时，仍然采取传统的管理方式。此外，一些成人院校为了节省成本资源，没有针对档案信息化管理专门设立部门，所以档案管理信息化发展也就停滞不前。有些成人院校虽然进行了档案信息化管理，但是流于形式。在日常工作中，管理人员只是简单地收集档案并分类，对于怎样运用信息化技术管理档案、优化档案管理质量等问题，没有进行深入研讨，导致信息化程度不高[6]。

　　（二）档案信息化管理制度有待健全

　　档案信息化管理是一种新型的、现代化管理方式，与传统的档案管理有着本质区别。在实际工作中，必须针对档案的信息化管理建立完善的制度，如安全管理制度、档案查阅制度、档案应用制度等[7]。然而，就目前实际情况来看。在成人教育档案管理工作中，普遍缺少完善制度的支撑。在很多成人院校中，管理人员对档案实行信息化管理，完全凭借自己的经验，或者从网上查询、借鉴的有关管理经验。由于缺少完善的制度作支撑，所以档案管理工作的开展存在很强的随意性，每一个环节缺少制度把关，导致整体管理工作效率低下。

　　（三）档案管理人员信息化素养偏低

　　在档案信息化管理工作中，管理人员是主导者。所以，档案管理效率和管理质量，在很大程度上取决于管理人员的综合素质，尤其是信息素养。然而，就目前实际情况来看，成人院校中的档案管理人员，普遍存在知识结构不完善等问题，老化现象严重，对于档案管理的有关技能不能有效掌握，难以适应时代发展需求。而且很多管理人员自主学习能力较低、学习意识不强，很少主动去学习信息化管理技能，所以管理理念和管理手段存在一定的滞后性，影响档案的信息化管理。

　　三、成人教育档案管理信息化管理策略

　　（一）增强档案信息化管理意识

　　思想是行动的先导。在档案信息化管理工作中，要想让行动取得实效性，必须要树立正确的管理观念。在成人教育档案管理工作中，只有学校以及管理人员等重视档案信息化管理，才能推动档案管理信息化发展。所以，要想提升信息化管理水平，首先要增强档案信息化管理意识，让档案管理人员认识到信息化管理的重要性并从内心接受信息化管理。当管理人员具有这样的意识，才会付诸行动。因此，成人院校应当针对信息化管理进行宣传并开设相应的培训活动，对档案管理人员进行相应的培训，不断增强管理人员的信息化意识，打造良好的信息化管理氛围。除了要及时革新档案管理人员的思想观念，增强其信息化管理意识，学校还要加强信息管理设备基础的建设。在档案信息化管理过程中，先进的信息管理设备是基础和前提。为了提升档案信息化管理水平，学校应当针对信息化管理设备的建设加大投入力度，不仅要针对档案的信息化管理成立专门的管理部门，还要为管理部门购买先进的的信息化管理设备，以此优化、改善网络环境，建立一个完善的、能够满足档案信息化管理需求、设备齐全的管理设备系统。有了优越的技术支持和环境基础，档案信息化管理工作效率会大幅度提升，这对加快成人教育档案信息化管理进程步伐有一定的促进作用。

　　（二）建立健全信息化管理制度

　　任何管理活动的开展，都要有完善的、健全的管理制度作支撑。成人教育档案信息化管理也是如此。在实际管理工作中，学校以及有关部门、工作人员要根据档案信息化管理特点建立完善的信息化管理制度。与传统的档案管理不同，信息化管理更加复杂、繁琐，信息化管理并不仅仅是档案管理工作与现代信息技术的简单结合，而是两者的有机融合，是方方面面的深度融合。所以，档案管理部门及有关人员要立足实际，根据档案信息化管理特点建立完善的管理制度，包括机房管理制度、档案信息安全保密制度、档案信息的管理规范、档案工作制度等，通过这一系列的管理制度为档案信息化管理工作的有序和高效开展提供可靠的保障，以实现档案信息化管理工作标准化、科学化和规范化。对于档案信息化管理制度，既要做好建设工作，还要重视制度的执行，保证每一项制度都能执行到位，只有这样才能充分发挥管理制度的价值。譬如，对于违反管理制度的管理人员，要严格按照制度要求给予相应的处罚，同时，对于表现优异的，如责任意识强、管理出色的工作人员，应给予适当的物质奖励或精神奖励，以充分发挥管理制度的价值。除此之外，要树立安全保密意识。安全问题是档案信息化管理工作中的重要问题，信息化管理背景下，档案的存储主要通过数据的形式。所以，一旦出现安全问题，很容易造成大量数据丢失、损坏。故此，在档案信息化管理过程中，要不断增强安全防范意识，不仅要正确操作计算机，还要注重档案信息的保存、备份，并且采取相应的安全措施以预防病毒、黑客的入侵。

　　（三）重视信息化管理人才建设

　　成人教育档案信息管理工作效果，在很大程度上取决于管理人员的信息素养和综合素质。所以，要想提升档案信息化管理水平，必须要加强信息化管理人才建设。从根本上来说，成人院校应不断提升管理人员的信息素养，使其更好地胜任信息化管理和工作。首先，通过引进的方式加强管理队伍的建设。换言之，成人院校通过从外部引进的方式为档案信息化管理队伍注入新鲜的血液。在档案信息化管理工作中，涉及到软件的维护、系统的开发等诸多工作，这些都需要高素质信息化人才作保障。所以，成人院校以及档案信息化管理部门可以通过高薪外聘的方式从外部引进有扎实专业技术基础、丰富的信息化管理经验的管理人才，以解决成人教育档案信息化管理工作中的各种技术难题。其次，针对现有的档案管理人员进行信息化培训。作为档案信息化管理工作中的中坚力量，现有的档案管理部门人员必须要发挥自身的价值和作用，学校要立足实际，对档案管理部门工作人员进行信息化培训，以此提升其信息素养，尤其是信息化管理能力，为推动成人教育档案信息化管理工作提供可靠的保障。

　　综上所述，成人教育档案管理工作具有繁琐、复杂、政策性强等各种特点，而且要求数据的及时性和准确性，这就必须要用到现代化信息技术，通过这一现代化技术对档案管理模式不断创新和优化，确保成人学生学历证书、学籍的合法性、有效性、真實性和准确性。这是推动成人教育事业可持续发展、塑造成人高校良好社会形象的有效措施。在本文中，笔者结合当前实际情况，指出了成人教育档案管理中存在的问题，并且针对问题提出相应的信息化管理策略，希望能为有关工作人员的档案信息化管理提供理论参考。