基于订单的进销存管理信息系统研究

作者：王益祥　杨萍　黄圣官　崔鹏亮

　　摘 要：结合企业实际进销存流程，对系统采用的条码技术以及企业库存监控策略进行了较深入的研究，并设计了一套适用于系统的基础数据编码方式。在此基础上开发了基于订单的进销存管理信息系统，设计出了系统的数据库。系统的试运行和测试表明了系统达到了预定的目标，满足了企业的实际需求。
　　关键词：进销存；管理信息系统；条码；基础数据编码；安全库存
　　
　　1 系统总体设计
　　
　　1.1 系统操作流程分析与设计
　　系统流程基于本公司的实际业务流程，整个流程从企业的需求录入开始到最终产生应收款和应付款结束。系统总体流程如图1所示。

　　(1)系统流程由需求录入开始，需求录入以后由业务员决定是否要将需求制定成合同。
　　(2)需求录入完成并得到确认以后，系统便会就数据库现存的物资情况对需求进行运算。
　　(3)经过系统的运算得出每条的需求的缺料以后，系统便进行采购清单的制定，系统会根据物资的实际库存量经过一系列的算法以后得出一个建议的采购数量，操作员可以根据市场的实际情况参考建议采购数量得出实际的采购数量。
　　
　　(4)采购的物资到货以后进行物资的到货登记，同时打印出货物的条码，作为货物在企业内流动时的标签。到货登记完成以后产生入库单，入库单经审批之后便确认入库，更新数据库的库存表，将入库物资的期末数量加上实际入库的数量。
　　(5)入库核销和出库核销是企业的财务部分，入库核销根据入库的实际情况得出采购过程的应付款，并将应付款纳入应付款管理中；出库核销根据出库的实际情况得出需求过程中的应收款，并将应收款纳入应收款管理中。应收款管理和应付款管理是整个进销存流程的终点。
　　1.2 系统数据库设计
　　通过前面对系统流程的分析，可以得出系统的数据库的主要数据表中应包含库存表、物资表、客户表、应收款表、应付款表，员工业绩表。进而可以得出本系统的基本的数据库与数据表之间的关系，这种关系我们可以通过实体关系图（e－r图）来表示，见图2。系统中包含了八个子模块：采购管理、销售管理、库存管理、财务管理、运算管理、历史数据、资料管理、系统管理。系统功能模块图见图3。
　　
　　2 关键技术与策略
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　　(1)条形码技术。
　　条码在企业内的使用流程是：物资到货后，先根据物资的实际到货情况对物资进行到货登记，在物资登记完毕之后，将物资按单位打印条码，保证每单位物资均有条码，打印好条码后将条码贴在物资的包装上，如果原物资有条码的则覆盖原物资的条码；在物资出库时，直接用条码扫描器对物资进行扫描，系统会根据条码扫描器扫描的内容对数据库进行修改；同样，在对库存进行盘点时，直接用条码扫描器对物资条码进行扫描就可以得到物资的确切信息。
　　(2)基础数据编码技术。
　　基础数据的编码规则为图4，图5，图6所示。本系统采用14位数字对物资进行编码，这14位主要被分为7部分包括大类、中类、小类、明细、自由参数、质量参数、渠道等。大类共有98种包括电子管、电容、电阻等；中类和小类是对物资的进一步细分；明细用来表示物资的规格参数；自由参数对同种类别规格型号也相同但是有必要区分的物资作进一步的分类，一般情况下不需要使用，用“0”表示；质量等级参数用来表示物资的质量等级，本公司采购的物资有军用物资与民用物资之分，军用物资又可分为星载物资、机载物资和地载物资，因此区分物资的质量等级是十分必要的；最后一位表示物资的引进渠道，“0”表示国产物资，“1”表示进口物资。
　
　　
　　供应商/客户编码规则第一位用来标注类型，其中“1”表示供应商，“0”表示客户。2－4位用来标注供应商/客户所属的国家，5－7位用来标注供应商/客户所在的地区，8－11位顺序号保证了每个供应商/客户编码的唯一性。
　　单据编码中每一份单据都有一个唯一的单据编号。其中，需求表、销售合同。采购清单、采购合同在有一个唯一单据编号的同时，每一项还有一个唯一的编号。

　　(3)库存管理策略。
　　在本系统中，企业对于每一种物资都设定有一个安全库存，安全库存的数值由企业通过对历史数据的分析综合企业想要达到的服务水平计算得出。取提前期内需求dl不超过订货点rl的概率作为服务水平：sl＝p（dl≤rl）。服务水平越高，安全库存量越大，所花的代价也越大，但服务水平过低又将失去顾客，减少利润。订货点和服务水平的关系见图7。
　　
　　库存服务水平（csl）的算法：（其中：l：提前期的平均长度；sl：提前期的标准差，用来衡量提前期的平均偏差程度；r：每个需求周期的平均市场需求量δr：每个周期市场需求的标准差；rl：订货提前期内的平均需求量δl：订货提前期内需求的标准差）
　　
　　安全库存一经设定，系统便对库存物资的数量进行全程跟踪，一旦库存物资的数量小于安全库存的数量，系统就会向用户报警，系统会将库存数量小于安全库存的物资在库存表中采用红色高亮显示的方式进行报警，系统将发出报警的物资显示在库存表的顶端，同时在用户进行物资采购的时候，系统会将该物资的库存数量与安全库存数量的差额显示给用户，以便用户在采购的时候可以综合考虑该物资的安全库存，从而可以更加科学的对物资进行采购。
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　　3 结论及实施结果
　　
　　在系统运行的过程中，所有功能正常，需求在系统内的处理过程完全符合企业的要求。同时在系统中运用了条码技术，大大降低了物资出库和库存盘点的复杂度以及出错率；采用设定安全库存的方法对企业内的物资库存量进行监控；采用符合企业实际情况的编码方法对企业内的物资、供应商、客户、单据等进行编码，确保了系统的准确、高效的运行。实例运行结果表明：该系统对需求的处理准确、可靠，实现的功能完全符合企业的实际需求。
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　　参考文献
　　［1］刘鹏亮. 企业采购环节的财务控制［j］. 山东纺织经济，2005，（5）：47.
　　［2］徐鑫，何红军，包玉玲. 供应链中库存管理的研究［j］.阜阳师范学院学报（自然科学版）， 2005，（2）：59－63.