浅析文书档案管理的办公自动化应用
[摘要]文书档案管理是档案管理工作中的重要内容，随着信息化时代的到来，在文书档案管理工作中应用自动化技术，给文书档案管理工作带来了诸多的好处。本人在文广新局工作，深知文化档案管理工作的重要性，因此，本文对文书档案管理的办公自动化应用进行了详细的论述，希望有所帮助。
[关键词]文书档案管理；办公自动化；问题；应用策略
中图分类号：S182文献标识码：A文章编号：1009-914X（2018）04-0273-01
引言
当前，信息技术的大范围应用使人们的生活习惯和工作方式有了很大的改变，使得文书档案管理的自动化具有了现实基础。传统纸质文书档案管理的弊端日益凸显，为了提高档案管理工作效率，就要将办公自动化应用到文书档案管理工作中。然而，在实际的应用过程中还存在着诸多的问题，如电子文件的保密性缺乏保障、档案管理人员的技术水平较低等，这就需要我们采取有效的措施，不断提高文书档案管理的办公自动化应用水平。
1办公自动化在文书档案管理中应用的意义
1.1提高档案管理的效率
在传统的文书档案管理的过程中，档案资料的收集、整理与储存都是由人工进行操作的，这样不仅效率低，同时还会造成大量的人力、物力与财力的浪费，使档案管理服务与人们的实际需要存在着一定的差距。将办公自动化应用到文书档案管理中，就是利用计算机信息技术处理档案内容，计算机的运算速度较快，并且能够很好地对信息进行处理，保证档案资料能够在短时间内处理完毕，有助于提高档案管理的效率。
1.2推动文书档案的标准化与规范化进程
将办公自动化应用到文书档案管理中，可以推动文书档案的标准化与规范化进程。文本归档工程主要包括两个方面的内容：第一是归档工作以纸质文档为对象；第二是归档工作以电子文书为归档对象。利用网络对文书进行归档，在一定的标准与要求下进行文书管理与档案管理，对每一个环节都进行规范，并对管理权限与具体内容加以解释说明，这些内容规范和权限，不但是文书档案办公自动化操作的现实基础，还给文书档案管理工作提供了管理依据。
1.3节省了存储空间
在传统的文书档案管理中，一般都会占用大量的空间进行存储，而将办公自动化应用到文书档案管理中，可以大大节省存储空间。在自动化的发展环境下，相关设备得到了进一步的普及，许多的文书档案都是以电子文件的形式呈现在大家面前，这就会大大节省档案的存储空间。在今后的发展过程中，电子档案的数量会变得越来越多，因此在查询的过程中也需要采用电子化的方式进行，相信在不久的将来，办公自动化将会得到进一步的普及，更好的为社会发展做出贡献。
2文书档案管理中办公自动化应用所面临的问题
2.1电子文件的保密性缺乏保障
对于电子档案管理来说，由于其是一种动态的管理方式，它具有开放性与共享性的特点，所以电子档案资料的保密性缺乏保障，具体表现为如下几点：第一，虽然电子档案在处理过程中会使用伪造技术，但在原文件上处理会导致文件内容发生一定的变化，其痕迹不会得到保障；第二，文书档案在传输的过程中会根据需要进行修改排版，而资料中的盖印与签名无法进行修改，这就使得文书档案资料无法保持最初的形態；第三，随着近年来网络黑客、窃密技术的不断发展与提高，从而使电子文书档案的保密性受到威胁。
2.2档案管理人员的技术水平较低
由于电子文书档案管理工作具有较高的技术性与专业性，所以其对档案管理人员的要求也比较高。对于档案管理人员来说，其不仅要掌握一定的档案管理方法，还要具备相应的计算机操作技术，能够灵活运用档案的信息管理软件。然而，从当前情况来看，虽然文书档案管理人员大多数都掌握了先进的档案管理技术，但信息处理技术操作水平较低，在文书档案管理办公自动化的处理过程中缺乏专业复合型人才，对文书档案管理工作的开展势必会造成一定的影响，难以提高文书档案管理水平。
3文书档案管理的办公自动化应用策略
3.1提高文书档案的安全性
为了将办公自动化更好的应用到文书档案管理中，就要采取相应的措施，提高文书档案的安全性。首先，可以利用缩微技术将盖有印章、带有手迹或字迹模糊的文书档案转变为图像性质的电子文件，这样不仅可以避免电子文件文化档案被篡改，还能够减小文书档案的存储空间，有利于文书档案的长期保存；第二，采用专用软件对电子文件文书档案进行加密处理；第三，将电子文件进行备份与验证，以避免电子文件的丢失与失真。对于需要进行永久保存的电子文件，还要将其制成纸质文件或缩微品；第四，利用路由器和防火墙等措施实现办公自动化内部网络和外网的隔离，保证办公自动化网络的安全。
3.2提高档案管理人员的综合素质
档案管理人员作为文书档案管理的核心人物，对文化档案管理的有效性起着十分重要的作用，因此，要想提高文书档案管理的办公自动化应用水平，就要提高档案管理人员的综合素质。首先，改善硬件环境，加大硬件建设与投入的力度。只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能对这些设备了解、学习直至熟练运用，达到增强业务技能、提高管理水平的效果；其次，以“自学为主，培训为辅”的模式，逐步形成可持续终身教育机制。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分；最后，促进档案部门间与区域间的相互交流与合作，不断扩大自身的交际面。通过进行经常性的交流与沟通，可以借鉴兄弟单位的经验与方法，通过利用网络与现代通讯技术，来对档案管理人员的信息源进行扩充，培养其创新思维。
3.3将文书档案管理技术操作标准统一化
在文书档案管理工作中，为确保办公自动化的实际应用价值得到最大程度的发挥，应当准确把握文书档案管理的综合需求及具体特征，在科学化分析的基础上，对办公自动化软件加以优化利用，统一文书档案管理技术操作标准，保证文书档案管理中办公自动化软件具备良好的应用性能，使其能够更好的满足文书档案管理工作的需求，促进文书档案管理工程的顺利开展。另外，将办公自动化应用到文书档案中，应当确保其具有强大的系统功能，并要对相关技术参数进行规范，使文书档案管理的数据转化与数据接口具有一定的标准性与可靠性，从而促进电子文书档案安全性和可靠性的有效提升。
结束语
综上所述，在文书档案管理中应用办公自动化具有诸多的优势，为了将办公自动化更好的应用到文书档案管理中，就要提高文书档案的安全性，提高档案管理人员的综合素质，将文书档案管理技术操作标准统一化，不断提高文化档案管理的办公自动化应用水平。
作者：张晓霞
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