高校资料室的科学管理与信息服务

　　解析环境保护规划的科学管理阐述了在网络环境科学下高校资料室存在的问题，就如何提高高校资料室科学管理与信息服务水平提出了对策，以期更好地发挥资料室的功能，为高校的教学、科研及教育管理服务。

　　21世纪，随着社会经济信息知识的飞速发展和高等教育改革创新的不断深入，高校资料室管理的传统模式受到了巨大的挑战，服务模式已从传统、单一的形式发展成为现代化、多元的自动化操作;服务形式也从纸质的文献借还服务、阅览服务、情报服务过渡到包括基于网络平台的文件传输、电子阅览、参考咨询等多种形式的服务。资料室收藏多样化、操作计算机化、传递网络化、信息资源共享化已成为一种必然趋势，在这种新形势下，资料室要适应时代的变革和社会发展的需要，就要摒弃传统的信息服务模式，不断开拓创新，建立一种行之有效的科学管理与信息服务模式，切实地为学校的教学、科研及教育管理服务，推动其向更高层次发展。

　　一、网络环境下高校资料室管理面临的主要问题

　　1.人员结构不合理

　　高校资料室在建立之初就确定了其主要功能是为本校的教学、科研及教育管理等活动提供文献保障和信息服务，要实现资料室的这一功能，除了为其提供必要的硬件设施外，还必须为其配备专业性的足够数量的工作人员。事实上，各学校并没有充分认识到资料室的功能以及其在学校的教学、科研及教育管理中的重要作用，因此，在人员配备上未能引起足够的重视，而是具有较大的随意性，结果造成资料人员结构极不合理。一是资料人员不足，有的还是兼职，造成他们在承担了繁重的业务工作之后，难以抽出足够的时间去开展更深层次的信息服务;其次，表现为人员素质不高，缺乏专业人才，也缺少懂计算机、能熟练操作网络的人员，根本不能开展有效的信息服务。这种人员结构上的不合理现象极大地削弱了资料室应有的功能。

　　2.各部门资料室间的联系较少

　　高校各部门资料室互相联系较少，缺乏一个统一的协调机制，难以实现各部门之间的资源共享，这使处于各部门资料室信息服务的功能和作用被大大削弱，没有实现较为理想的网络环境下的各部门之间信息服务的合作与共享。

　　3.信息服务水平低

　　随着信息化社会的到来，光盘技术、数据库技术和数字资料室的飞速发展，信息大量涌现，静态、单向、单一的传统手工服务方式已无法满足人们对信息服务快、准、专、深的要求，因此，在信息服务工作中，以信息技术为代表的自动化服务手段代替传统的手工服务手段已势在必行。由于人们仍将资料室界定于传统借借还还，对资料室的地位和功能认识不足，造成对资料室投入不足、资金短缺，直接影响了资料室自动化进程，信息服务手段只能在原始状态徘徊，信息服务质量难以得到有效提高。

　　4.信息技术对资料室职能的冲击

　　在网络时代，文献信息的服务方式和服务手段都发生了巨大变化，人们对纸质文献的依赖程度越来越低，任何单位和个人都可以将自己的信息发布到网上，也可以利用网上的信息资源开展信息服务，并与传统的资料室争夺信息资源和信息用户，因此网络给传统资料室的地位和作用带来了挑战。以计算机为代表的信息技术的飞速发展，已越来越深入到社会生活的各个角落，各种不同类型的电子出版物和数据库数量的急剧增加，校园网在高校迅速普及，拥有个人计算机已成为普遍的事实。这种现状使得原本由资料室所承担的一些文献保障、信息服务等职能现在读者自己就可能完成，资料室原本拥有的一些优势不复存在。但我们应看到信息技术给资料室带来冲击的同时，更为其发展创造了新的机遇。资料室在新的形式下为了充分发挥其在学校文献保障体系中的作用，就必须不断创新，拓展服务范围与形式，根据读者信息需求的变化，充分挖掘自身潜力，进行深层信息开发与服务工作，努力提高信息服务水平与质量，以充分履行其所承担的职责。

　　5.现行管理机制使高校资料室自身缺乏发展和提高信息服务的动力

　　很多高校资料室无偿提供服务，重视社会效益，忽略经济效益，资料室缺少自我发展的动力。当前的高校资料室，很多时候考虑的是经费、设备、藏书量等，却很少考虑用户的满意程度以及资料员工的发展状况。

　　6.服务观念滞后

高校资料室开展信息服务要更加重视服务理念的革新。目前我国高校资料室在信息服务理念上的问题主要有：一是重硬件、轻服务。由于受该观念的影响，高校资料室一直把设备、藏书量作为重要评价指标，而忽略了信息服务的重要性。在建设数字资料室的过程中，仍然只重视文献信息资源的建设，以资源导向为主，而不是以服务导向为主。近年来，随着“以人为本，服务至上”服务理念的提出，资料室越来越重视服务，许多资料室开设了信息咨询、查新、文献传递等服务，网上也开设了相应的服务。

但是由于受到传统观念的影响，在实际工作中往往忽视服务的重要性，淡化服务意识从而影响信息服务的质量。二是突出共性、忽视个性网络环境下，资料室开展信息服务绝不是简单地把信息推给用户，而是要深入到用户、深入到学科中去，了解用户的信息需求，信息行为的规律和变化，为用户提供精确的、专一的和针对性强的信息服务内容。而目前我国高校资料室的信息服务处于较低的层次，只注重为师生提供同一层面上的同一标准化的信息产品和信息服务，服务中突出共性的一面而忽视个性的一面，由用户自己进行信息的签别和选择，这种信息服务的观念和意识严重制约了资料室信息服务的开展，影响到信息服务质量的提高。

　　二、提高高校资料室科学管理和信息服务水平的对策

　　1.加强以电子计算机为核心的现代化技术的培训

随着网络技术的运用，资料室的服务方式将发生革命性的变化。传统手工操作将被现代化新技术所取代，以计算机为核心的现代化技术在资料室工作中起到关键作用。这给资料室的业务发展创造了条件，带来了机遇，同时也对资料员的业务技术能力提出了更高的要求。由于受环境条件的限制，我国高校资料员的计算机网络教育落后，资料员中受过计算机、网络信息技术培训的人很少。

要想使一个传统型的资料员迅速转变为适应现代化、网络化、信息化社会需要的新型人才，就必需要对他们进行以电子计算机为核心的现代化技术的普及和提高，使每个工作人员都具备一定计算机基础知识和基本的操作能力，尽快地更新现有的知识结构，能基本掌握和运用先进的多媒体技术、电子技术、复制技术、网络信息技术等，搜集、选择、加工、处理和检索文献信息，同时还要具备在网络上能进行采访、编目、流通等技能。所以网络化的资料室对人才的要求是既要“专”，又要“全”，专的要精，全的要通，应当是“全能型”的网络系统的管理和运作人才。

　　2.改变高校各部门资料室各自为政的局面，建立一个统一协调机制

　　参考我国行政管理体制特色的“条条”管理体制，各部门资料室的工作人员由学校图书馆统一配置，接受学校图书馆的统一业务指导，文献资源统一由学校图书馆登记入网，同时接受本部门师生的监督与评价，重点为本部门师生服务，兼顾为全校师生和社会服务。这样各资料室之间的资源共享计划就可以得到很好的实施，各资料室信息服务的功能和作用就可以得到大大的增强，实现理想的网络环境下信息服务的合作与共享。

　　3.对高校资料室传统服务模式的改变

　　传统的图书资料的服务方式以简单的借书、还书服务为主，一切服务工作都是围绕馆藏图书而进行的。随着信息网络时代的发展，文献信息存在的形式不单单是看得见、摸得着的实物，很多信息都是通过计算机网络进行存储和传输的，信息网络技术、数据库技术等逐步代替了传统的文献管理方式。所以这就要求资料员具有提供准确、快捷的信息能力，开展读者信息需求的调研，最大限度地满足读者的需要。

　　4.建立相应的机制激发高校资料室自身发展和提高信息服务的动力

　　当前很多高校资料室无偿提供服务，重视社会效益，忽略经济效益，缺乏合理的资料员职务职称的晋升机制，导致资料员缺少自我发展的动力。因此，在满足本部门及全院师生信息需求的前提下，积极开展有偿的针对社会的专业性信息服务，既可以解决社会需求，又可以增加资料室硬件建设和维护费用的资金来源，提高员工的福利收入。另外，建立合理的员工职务职称的晋升机制，通过合理的制度确实使大家信得过、受大家拥戴的人得以升迁晋职，解决资料室员工的升迁晋职难的问题，也是员工工作动力的重要来源。

　　5.转变服务观念，强化服务意识，提升信息服务质量

高校资料室要开展优质的信息服务，首先要树立“以人为本，用户至上”的服务观念，这是资料室信息服务的最基本的保障和可持续发展的基础。在信息服务工作中，资料工作就是要把方便用户作为最高的服务信条，树立一切为了用户，为用户节约时间的理念，另外要加强资料室员工信息服务的意识，从根本上转变资料室服务观念，实现从重视资源到重视服务的转变，从以文献资源为中心到以用户需求为中心转变。只有提高了服务意识，才能重视人性化服务。其次要提升信息服务质量，资料室不能为用户提供满意的、高质量的服务，必然会失去用户的信任。在各类信息服务质量问题中，专业信息服务的质量问题尤为突出。

目前在网络上，可以获得的专业信息也存在着针对性不强、加工深度不够的问题。特别是学术研究型用户，他们迫切需要高质量的专业信息服务。高校资料室应该充分利用自身优势，尽可能为用户提供质量高、针对性强的专业信息服务。提升信息服务质量的途径是建立高效的信息反馈机制。服务反馈是进一步提升个性化服务质量的重要基础，用户的信息需求是不断变化的，为了使资料室的个性化信息服务与之相适应，建立有效的信息反馈机制是很重要的一环。有效的信息反馈机制可以对资料室信息服务的质量及效果给予准确、客观的评价，资料室可以根据用户反馈的信息有效地进行资料室信息资源的整合、人员的合理配备，更好地为用户提供高质量信息服务。

　　作者：戈卫山 来源：职业时空 2014年4期