技防与人防相结合 有效防控用印风险

摘　要：印章远程管理系统上线之后，有效改变了我行行政公章集中管理模式下，县支行用印必须到二级分行的高成本、低效率的状况，既方便了基层行用印，有效控制用印环节的操作风险，又节约了基层行的用印成本，提高业务竞争力，有力推动了我行业务发展。

关键词：印章；远程管理；控制；操作风险

      河南分行印章远程管理系统经过两年多来多次系统测试、升级，最终实现了预期功能。目前已在我行16家二级分（支）行，109个县级支行进行推广上线。印章远程管理系统上线之后，有效改变了我行行政公章集中管理模式下，县支行用印必须到二级分行的高成本、低效率的状况，既方便了基层行用印，有效控制用印环节的操作风险，又节约了基层行的用印成本，提高业务竞争力，有力推动了我行业务发展。
一、印章从分散管理到集中管理带来的问题
      众所周知，印章管理无小事！使用印章必须按照规定权限，严格履行审批手续，认真登记，并严格用印监督。但总有个别基层行管不好这枚印章，违规使用印章，形成重大的操作风险甚至发生案件，不但给银行造成资金损失，更给银行带来了声誉风险，历史上这方面有太多的教训。对此，河南分行领导非常关注。
      2008年8月，针对基层行用印环节的操作风险隐患，为提高全行印章案件防控能力和管理水平，河南省分行下发了《二级分（支）行以下机构行政公章实行集中管理实施方案》（建豫函〔2008〕705号），把原来分散在基层支行的行政公章，统一收缴二级分（支）行办公室实行集中保管和用印。行政公章集中管理以来的实践证明，印章集中管理确实能够有效防范行政公章的操作风险，杜绝县支行行政公章案件的发生。
      但是，印章集中管理后，虽然防住了用印环节的操作风险，却又产生了一系列新的问题，对此基层行尤其是路程较远的县支行反应尤其强烈。存在的问题主要有：一是业务用印时间增加，工作效率下降。行政公章集中管理后，由于基层行用印要到二级分行，用印的在途时间大大增加，尤其是路程较远的县支行，在业务用印环节的时间成倍增加，业务办理效率出现了较大的下降。二是无效耗费营销资源，用印成本上升。我省县支行距离二级分行大多在30至150公里之间，加之高速收费，扣除人力成本，单交通费用往返就需要一、二百元以上，使本来可以用于客户营销的宝贵财务资源，都无效耗费在了“路途上”。三是等待时间延长，客户不满意。我行县支行公章集中到二级分行保管后，由于用印在途时间增加，直接导致的后果就是客户等待时间明显增加。原来可能一两个小时就可以办完的一笔票据承兑业务，现在可能要半天、一天甚至是两天才能办完，很多客户对我行业务办理效率表示不满。
二、印章远程管理系统的基本思路、风险控制功能和用印流程
      为了解决基层行业务用印问题，达到既能防范操作风险，又能支持业务发展、提高基层行市场竞争能力的目的，河南分行党委高度重视，要求省分行风险管理部、办公室牵头，相关部门参与，千方百计、群策群力，进行技术攻关，一定要解决这一问题，确保基层行业务的健康持续发展。为了把党委的要求落到实处，相关部门紧密配合，成立了印章远程管理系统项目团队，展开了长达两年之久的项目攻关之路。
      （一）基本思路
      印章远程管理系统的基本思路是：按照“技防与人防相结合”的原则，利用我行远程监控报警联网系统的网络专线，开发出联网型保险柜控制系统；由二级分行全程监控县支行印章保险柜的开启、保险柜状态以及印章使用状况，以此改变行政公章集中模式下县支行用印必须到二级分行的高成本、低效率的状况，达到“既能有效控制风险，又不降低用印效率和增加管理成本，还能最大限度支持基层行业务发展”的目的。
印章远程管理系统示意图如下：
 
（二）系统风险控制功能
1、系统进入身份识别。系统操作简便，监控画面整洁、布局合理，操作人员有自己的用户名和密码。不输入用户名和密码不能进入系统。
2、用印过程实时监控。一是二级分行印章管理人员操作时，观看画面可左右、上下移动且具有校正功能。二是环境监控画面清晰、连续不中断，且画面中人员走动无拖影、无动画现象，垂直监控面积足够大，即观看画面（用印材料）正常可覆盖A4纸大小，调整后可达A3纸大小，县支行用印材料字体清晰度达到5号字清晰可见。三是保险柜移位、倾斜时二级分行印章管理控制中心有报警显示；在二级分行未授权或断电情况下县支行无法非破坏性打开保险柜。四是配备无线对讲系统，语音清晰，声音无迟滞现象。
3、意外发生风险可控。一是监控录像具备存储（音视频同步）、回放（音视频同步）功能以备检查，且存储介质足够大，正常能存储2年左右。二是要求县支行将营业大厅UPS电源连接到印章监控设备；同时，二级分行增加UPS电源连接到印章监控设备，以防止突然断电状态下二级分行监控中断。三是用印完毕后县级支行印章若不在保险柜中，二级分行系统报警显示。四是在系统控制失灵时，在二级分行授权下能安全无害打开，即在二级分行办公室主任处保存一把钥匙，此钥匙和县支行保管的钥匙同时使用，能够打开保险柜。
（三）用印流程
1、县支行在有用印需求的情况下，向二级分行办公室提出申请；同时按要求在用印室办公桌指定位置上放置好用印材料。
2、二级分行印章管理人员通过印章远程管理系统监控画面来审查需用印材料审批要件。
3、二级分行印章管理人员在审核同意后，通过控制主机发送开启保险柜密码指令，并对县支行保险柜开启、取章及用印过程进行全程实时监控。
4、县支行用印人员在二级分行印章管理人员远程输入密码后，通过机械钥匙开启保险柜，取出行政公章，并按照审批单上批准的用印文件和笔数用印。
5、县支行监印人员全程现场监印。用印完毕后，县支行用印人员要立即将公章放入保险柜，并锁上机械锁。二级分行印章管理人员实时监控印章入柜过程，并确定保险柜已进入锁定状态。
三、印章远程管理系统应用的主要成效
从目前来看，我行印章远程管理应用系统上线之后，对基层行业务发展和风险防范都起到的明显的效果，基本达到了“既能有效控制风险，又不降低用印效率和增加管理成本，还能最大限度支持基层行业务发展”的目的。主要成效为：
（一）印章虽然“分散”管理，但用印风险却被有效的“集中”控制
印章远程管理系统上线之后，县支行印章管理由以前的单一“人防”控制 风险，改为“人防与技防”双项措施进行风险控制，增加了强有力的“科技防控风险手段”，表面上看，印章又被“分散”到各个基层县支行进行管理，但是，由于用印的过程是在二级分行全程实时监控之下，因此，实际上其用印的操作风险却被上级行有效地“集中”控制起来，使基层行的用印操作风险大大降低。
（二）基层行印章管理人员直接减少，集约化管理水平得到增强
根据相关规定，每枚行政用公章需由2人管理：即一人控制密码，一人拿钥匙，两人共同执印。印章远程管理系统上线之后，县支行只需1人管理印章即可，加上二级分行印章管理人员，一样满足印章双人管理规定，县支行可减少一名印章管理人员。初步估算，我行共有县支行100多个，仅此就可以直接减少兼职或专职印章管理人员岗位100人左右，既提高了我行印章集约化管理水平，又可以把减少的印章管理人员充实到基层行的业务营销一线，从而直接增强了基层行的经营力量。
（三）用印成本大大下降，员工营销积极性得到提高
系统上线之前，县支行每次用印都要到二级分行，用印成本较高，由于扣除用印成本后部分业务“赔钱”，既影响了员工营销的积极性，同时也不利于业务的发展；系统上线之后，用印成本大大降低，原来的“赔钱”的业务，对员工来说又变成了“赚钱的”业务，员工营销的积极性有得到了较大的提高。比如以基层行使用行政公章较多的询证函、票据承兑业务为例。以前办理1笔询证函收费200元；办理银行承兑汇票按照万分之五收费比例，一笔200万元票据承兑业务，收费也就1000元，按照收入的20%产品定价计提绩效工资，这样一笔业务基层行能挣得的绩效工资就200元，而往返的直接费用——过路费、燃油费150元左右、工资机会成本150元左右（即员工工作一天时间的平均工资），两者加起来就有300元左右，这账算下来，基层行普遍感到“不划算”。而印章远程管理系统上线之后，这一笔“不赚钱”的业务，又重新成为了“赚钱”业务，有效促进了员工的营销积极性。
（四）客户满意度得到增加，基层行业务发展得到了有力保障
系统上线之前，由于用印时间增加、工作效率下降，直接导致了客户办理业务时等待时间的增长，引起了客户的普遍不满，有的与我行合作多年的老客户甚至于干脆选择到其他银行办理业务，使我们的客户出现了部分流失，市场竞争力也出现了下降；系统上线之后，基层行办理业务可以实时用印，工作效率得到大大提升，既做到了与“集中”管理印章的风险控制水平，又有效减少了客户等待时间，客户满意了，业务发展了，基层行得到了实惠。
四、印章远程管理系统应用的几点体会
用印风险是操作风险的一种，归根到底还是人的风险。我行印章远程管理系统的成功运行，实现了技防与人防相结合，达到了既能有效控制风险，又能有力促进业务发展，使客户满意的目的；同时又节约了人力、财务成本，可谓一举多得。回顾我行印章管理系统成功上线的整个过程，我们有以下几点体会：
（一）领导高度重视，是印章远程管理系统高效推进的基础保障
印章远程管理系统项目的推进涉及省分行风险管理部、办公室、计划财务部、安全保卫部、信息技术管理部多个部门，涉及省分行、二级分行、县支行多个层级，更需要大量的人力和财力投入。因此，没有领导的高度重视、大力支持是不可能完成的。河南分行党委站在业务发展、防范案件的高度，多次召开专题会议，明确要求相关部门运用科技手段监控用印风险，在风险可控的前提下，尽快下放县支行印章，支持县支行业务发展，更好的为基层行服务。领导的高度重视大大加快了印章远程管理系统的上线进程，为我行印章管理系统在全行的推广应用奠定了坚实的基础。
（二）上下级联动、部门间默契配合，是印章远程管理系统成功上线的关键环节
由省分行相关部门默契配合，抽调业务专家和技术骨干组成项目组，首先在我行平顶山分行汝州支行、驻马店分行汝南支行进行印章远程管理系统试点；通过长时间、全方位测试，取得了预期效果。试点的成功，验证了利用我行远程监控报警联网系统的网络专线，开发出联网型保险柜控制系统，能够达到实现印章用印环节风险管理远程监控目标。在系统优化、升级后，我行印章远程管理系统已经相对稳定、成熟，达到了进一步推广的要求。在省分行党委的直接关怀下，我行分两批在全辖进行了推广：第一批涉及平顶山分行、洛阳分行、信阳分行、绿城支行4家二级分（支）行，14个县支行。目前我行第二批印章远程管理系统上线工作，正在全行15家二级分（支）行，95个县级支行进行推广。
（三）运用科技手段进行管理创新，是提升管理的科技含量和集约化水平的有效手段
按照“技防和人防相结合的原则”开发的印章远程管理系统，是利用我行远程监控报警联网系统的网络专线，开发出联网型保险柜控制系统，把我行先进的“技防”手段，创造性的和我行原有的“人防”措施紧密地结合起来，把县支行印章管理，由“人防”改为“人防与技防”相结合。系统上线之后，县支行只需1人管理印章，再加上二级分行印章管理人员，同样满足了印章双人管理的要求。这项管理创新的实践证明，在日常管理中，只要我们敢于突破陈规，勇于实践探索，不断实施管理的方法创新，完全可能找到解决问题的办法和思路，使我行的管理科技含量和集约化水平得到较大幅度的提高。