为完善物资供应管理体制,探索现代物流配送在盘江运行的途径

　　目前，盘江的供应模式——集中采购、集中存放，库房位于云南省曲靖市沾益县，离使用单位较远，地理位置不佳，不但给物资的配送和各使用单位领料带来了很大的困难，而且二次装卸，运输，保管造成了资源的浪费。这些都是70年代遗留下来的问题。盘江的物资供应管理体制是延续使用70年代和80年代传统的管理办法，现代的物流信息和网络化管理没有得到应用，这就严重影响和制约了盘江物资供应信息化管理的进程，供应管理效率低下，物资采购成本难以控制，对实现盘江效益最大化的发展起着较大的阻碍作用，早已不适应现代化企业的管理。

　　盘江的供应管理主要是在管理体制、业务流程和供应信息方面存在以下问题：1、体制不清晰，管理粗放，没有监督机构，这是国有企业的通病。2、仓储设施建设落后，没有形成完备统一的规划与高效的综合运输网络；技术装备老化，服务网络和信息系统不完备，3、整个工作流程和各类资料的归档依靠手工操作，纸介质传递，已不适应当今的供应管理工作。工作流程中，计划采购部门、仓储部、管理部门和使用单位之间难以配合，致使各部门之间的信息不对称，不透明，各项政策、措施在执行时不同步，各干各的，没有统一的工作方法，从而使计划失真，货物供应不及时，采购过程中容易产生暗箱操作，采购环节得不到有效的监控等问题。4、物资供应信息在手工操作传递过程中重复输入，重复汇总处理，经常存在不一致现象，并难以有效地调节和控制采购成本，从来也没有分析过采购成本。5、信息的质量和时间性直接影响物资供应管理运行效率，作为企业管理者、决策层难以及时跟踪业务处理过程。6、由于管理不规范，体制不健全，缺失监督，供应部门既是运动员又是裁判员而造成关系货，人情货所占比重之大，中间供货商有机可钻，削弱了职能部门监督执行力，从而使比质比价，选择供货商，供货商资质审查成了形式审查。

　　为此，盘江应利用总库搬迁之机会，在矿区中心位置或者交通相对好的使用单位建设现代化仓库，配备先进的装卸运输设备，合理地使用专业技术人才，运用网络系统及成熟的供应系统软件，盘江才能搞现代物流。盘江要搞好现代物流，必须从以几个方面入手：

　　一、全公司供应系统应必须有一套成熟的适应盘江需求的物资供应系统软件

　　没有良好的完善的科学的供应软件和网络系统，现代化的管理工作无法开展，如果有了良好的，系统性的网络供应系统，计划的编制会更加严肃，计划的报送会更加及时，计划的质量能得到保证不失真，比质比价、电子采购、合同的执行会更加规范，网上竟价会更加透明，各供应商都可以参加投标竟价，参与供货，从而使整个物资采购过程得以有效的监督，可以有效地防止暗箱操作和联手中间商供货。真正达到采购、使用、验收、监督四权分离。

　　二、建设现代化仓库，配备先进的装卸运输设备，集中管理，提高供应管理水平

　　盘江供应管理水平比较低，缺乏专业人才，缺乏实干的人才，现有人员的素质有待提高，观念需要转变。现有设备陈旧、损失率大、效率低，运输能力严重不足，另外配送不合理，资源浪费大，只能满足于各使用单位部分需求，之所以形成了“瓶颈”，传统的管理模式制约了盘江向现代化企业管理的发展，物流配送明显滞后。原沾益总库的装卸基本上是手工辅以叉车和吊车作业。到货分拣、物资组配、物资的盘点等无专业电子扫描装置，计算机及网络技术没有很好地运用于总库配送的事务性管理（例如物资入库、出库、存、配送信息的记录及相关资料的存档等）。

　　盘江未来的现代物流应该是由业务部门、管理部门、仓储中心和使用单位所组成，其作业过分为以下几个部分：

　　1、使用单位作业流程

　　各使用单位通过网络向业务采购部门发出编制好的物资需用申请计划，保证计划的质量，也就是各使用单位必须通过网络报送物资领用申请计划，计划一经审核报出后不得再进行编辑，要改变过去计划没有主管部门和主管领导审批，计划由计划员一人编写，一人报送一人说了算的现象，计划没有统一的格式，甚至出现有用香烟盒纸作计划和口头计划的，物资的名称的命名也多样化，计划不严肃，随意性强，随时增减项目和更改，计划的质量得不到保证。各使用单位物资计划必须提前一天或当日期上午9点钟以前上传报送到业务采购部门，业务采购部门收到计划后要及时作出反应，对计划进行复核加以确认并回复各使用单位，然后进行物资出库信息处理，向仓储中心发出物资出库指令。

　　2、业务采购部门作业流程

　　采购作业流程是物流业务部门根据各使用单位的要求及库存情况汇总编写采购计划书，然后通过电商务中心向供货商发出采购订单等过程。业务采购部门接到各使用单位计划后作出快速反应，对仓储情况和是否有在途物资进行核实，如果有库存，业务科室要进行处理相关的出库手续，仓储配送中心依据业务采购部门出库指令进行相关的组织配装和配送。如果没有库存或没有订过货，业务采购部门需汇总编制各使用单位需求计划，通过电子商务中心向优秀的供应商发出采购订单，供应商收到采购订单后，通过网络或传真函件加以确认。经供需双方确认后，业务采购部门和供应商分别通过因特网向仓储中心发出发货信息，仓储中心根据货物的情况安排合适的库房和卸车设备。同时供应商将发货清单也通过网络发送至业务采购部门，以便做好验收入库的准备工作，最后供应商将货物通过各种方式运送到仓储中心。

　　3、仓储配送中心作业流程

　　仓储中心受业务和管理部门的统一管理，职责是收货、保管和配送。仓储中心收到供应商的送货清单和货物后，在验收区通过条形码扫描仪进行货物验收，货物与货单、业务采购部门的计划书一致后，对到货物资进行相关的堆码和上架配送等相关工作，如果该物资已有出库信息，属于直通型货物，可以直接存放于发货区，而对于存放型货物，要进行入库处理，即进入拣货区，拣货通过自动分拣输送系统，自动导向系统自动完成，货物进入自动化仓库存放，当货物需要出库时，根据发货单上的信息，通过自动分拣输送设备将货物传输到相应的装车线，然后对货物进行相关包装处理装车发送。物资送达各使用单位后，配送人员要与各使用单位进行交割，交割后的信息要及时录入供应办公系统，以便相关的管理部门及时跟踪货物的去向及相关的业务过程。

　　由于矿用物资的特殊性，进行物资配送时，可以将配送进行分类，分为大、中、小三种类型。比如大型的设备、钢材、运输带等可以从长期合作的供货商（生产厂家）由社会物流直接配送到各使用单位，不需要在本单位的仓储中心进行中转，减少二次运输和装卸，节约仓储成本。中型物资，可以采取沿线集中配送，配送中心需配备2-3台集装箱式货车，沿着矿区配送，或者说可以委托社会物流公司，将常用通用的物资交由社会物流公司直接去供应商（生产制造商）或市场上的批发商处进行配装配送直达各使用单位，供货商要及时将发货信息反馈给业务采购部门，业务采购部门也要及时地录入办公系统，以便各端口对物资的计划、采购、到货情况进行跟踪。同时，也要对一些品种多、一次采购批量较小、各使用单位需求不一样的商品进行储备。此外对于一些常年使用、采购数量大的商品也应保持一定的库存量，以备随时满足各使用单位的需求。这种集中储存，一方面可以降低总库存量，减少流动资金的占用和利息的支出，另一方面能够有效地保持经济的库存，增加供需调控作用的能力，保证各使用单位的需求，避免缺货现象的发生，预防对于供货商利益冲突及信息不通畅等原因，造成余缺物资不能及时调配，大量物资滞留在流通领域而造成资金沉淀，发生大量的库存费用。

　　总之，要搞好盘江的现代化物流配送，使其工作流程程序化，标准化，规范化，连续化，提高作业效率，必须从以下几方面入手：

　　要有现代化仓储配送中心。

　　要引进电脑网络化办公，充分运用物流信息网络系统，主要包括内部系统和外部系统。

　　内部系统有：物资计划编制系统，采购业务流程系统，库存计划系统，增补库存计划系统，出库系统，发票开立系统，运输管理信息系统（装载和载运），快速响应系统（质量跟踪、服务和信息反馈）。

　　外部系统：供应商信息系统，网上比质比价系统，电子商务合同系统，电子付款结算系统。

　　与供应商共同组建现代化物流配送中心。

　　培养物流专业技术人才提高员工的操作技能和业务水平，增强员工廉洁自律意识。

　　来源：科学时代·上半月 2011年5期

　　作者：袁明友