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秘书工作中有效沟通的技巧浅析

发布时间:2018-03-12 09:38

  【摘要】秘书是各种企事业单位的重要岗位,在日常工作中起头协调、参谋以及助手的重要作用,具备良好的沟通能力是做好秘书工作的前提条件。因此,本文就办公室秘书工作中的沟通协调以及相关的技巧进行分析,希望能够为做好办公室秘书工作提供参考。


  【关键词】办公室;秘书;沟通;技巧


  我们都知道良好的沟通协调能力在人们的生活中占据着重要的地位,人们通过与他人沟通来了解他人的观点与看法,通过协调团队内部关系来让团队变得更加的和谐与团结。办公室秘书的职能很广泛,对工作能力的要求十分高,处于各个部门联系沟通的核心位置,对外要对相关的合作单位进行接待,做好接待和处理文件的工作,对内还要定期开展各项活动。这就要求办公室秘书不仅要能说会道,同时还要把握好一定的沟通协调的能力,掌握相关的工作技巧,这样才能更好地完成自己的工作。


  一、办公室秘书沟通协调的工作内容


  办公室秘书的职位在单位的日常运行过程中的作用日益重要,不同部门、不同的工作人员对待问题的看法一定会有所差异,只有进行了良好的沟通协调,各部门才能更好地协作配合。办公室秘书的工作范围很广泛,要处理的事情有许多,主要有以下四类:


  (一)领导层之间的沟通与协调


  单位各个领导往往负责不同的工作项目,他们对待问题的看法与态度有很大的不同,又况且每个领导人所接受的教育、所经历过的事情、个人的性格等都有所差异,因而在遇到问题和进行工作决策的时候常常会出现分歧,严重的时候可能也会因此造成误解。这个时候就要求办公室秘书能够在掌握全局的情况下,发挥自己的积极作用,及时与各位领导人进行沟通,言语间传达领导层之间相互的意见与想法,及时地化解他们之间的误会。


  (二)各部门之间的沟通与协调


  各个部门所分配到的任务与相关的职责往往各不相同,因此他们看待问题的角度不同,由此可能会在部门之间发生矛盾与误解。办公室秘书此时所要做的工作就是在日常工作中要时常与各部门保持一定的联系,观察部门发展状况,深入调查部门情况,在这个过程中要及时发现问题并设法解决问题,积極引导各部门要具有换位思考的能力,处理清楚各部门之间的关系,使得各部门相处更加融洽,提高工作效率。


  (三)领导层与工作人员之间的沟通与协调


  单位领导层是各项工作的决策者,而广大工作人员则是各项工作安排的执行者。办公室秘书在这样的关系中,既要及时促使广大工作人员来执行领导层的决策,又要及时向领导层反映广大工作人员的想法以及意见与建议。对广大工作人员的意见与建议不能够敷衍,要认真对待,办公室秘书不仅要做好领导层的得力助手和重要的决策参考,更应该成为广大工作人员的代言人,时时刻刻为人们群众着想,及时将他们的意见上报领导层。


  (四)单位自身与其它单位的沟通与协调


  单位在自身的发展过程中,也要注重与其它单位的“外交”关系的维持。俗话说的好,三人行,必有我师焉。单位的发展同样也是这样的道理,单位的发展模式可以相互借鉴,不管是不是与自身合作的单位,也不管其它单位发展的有没有自身发展速度快,都肯定存在值得单位发展学习借鉴的地方。此时,单位的办公室秘书要充分发挥好单位与其他部门的沟通协作,维持好“外交”关系,有利于单位更好地发展。


  二、办公室秘书沟通协调的技巧及要点


  (一)态度温和并有足够的耐心


  办公室秘书的工作内容较多,从领导层的重要决策参与者到代表广大工作人员的代言人,他们的工作往往十分繁琐且容易让人觉得烦躁。但是作为办公室秘书,却不能够把自己的负面情绪带到工作中去,对不断到来的来访者以及想要反映单位情况的工作人员要有足够的亲和力和耐心。时时刻刻要记得自己的工作职责,并且自己的一言一行都代表着领导层,甚至是整个单位的外在形象,不能够有丝毫的马虎,对待来访者以及有所需求的工作人员要做到“三不”,即不慌、不急、不躁。办公室秘书如果能够做到这些,定能使得沟通协调工作的进行更加顺利,可以更好地解决矛盾与分歧。


  (二)摆正位置,深入了解情况


  作为办公室的秘书,首先要知道自己的位置以及自己工作的职能,也就是协助领导进行各项工作。在与领导进行沟通的时候要多问,不能够随便地猜测领导的想法,在询问清楚之后,再进行相关的沟通协调。还有,办公室秘书最重要的一项工作就是要多听多看,领导层并没有足够的时间对各部门的情况进行了解,这就需要办公室秘书投入更多的时间和精力,去搜集足够的信息,深入了解各部门的情况,并及时上报给领导层,以便领导层能够更准确的做出决策,当好领导层决策的重要参谋者。


  (三)掌握沟通协调的艺术


  想要做好办公室秘书的沟通协调工作,除了要了解相关的技巧以外,还要掌握好沟通协调的艺术。①要掌握好沟通协调的时机。沟通协调这一工作并不是静止不动的,而是一直处于动态的过程中,办公室秘书要有足够的时机判断能力,结合工作的实际进行情况,及时解决问题。②要明确沟通协调的重心。要想做好任何一项工作,都必须要抓住工作的重点,各个击破。沟通协调工作也是如此,办公室秘书要深入了解各方的想法与意见,明确矛盾与分歧的核心,有针对性地进行沟通协调工作。③办公室秘书需要有随机应变的能力。凡事都不是绝对的,在进行矛盾协调的过程中任何情况都可能会出现,如果单位并没有存在相关的规章制度可以依循,那么就需要办公室秘书结合实际的情况来随即应变了。


  三、结束语


  单位的发展需要每一个工作人员的共同努力,但工作过程中难免会出现一些矛盾与分歧,这就需要秘书及时地对各方面进行沟通与协调,使得领导层与各部门以及各部门之间变得更加的和谐与团结。办公室秘书的工作在整个单位的管理中占据着不可撼动的地位,而良好的沟通协调能力又是作为秘书必须要具备的,所以掌握好沟通协调技巧对办公室秘书来说至关重要。


  参考文献: 

  [1]魏利华.论秘书工作中的有效沟通[J].湘潮,2012(1):66-67 

  [2]陈春梅.秘书协调工作的沟通技巧[J].办公室业务经验交流,2011(3):25-28 

  [3]马林.非言语沟通在秘书工作中的运用探究[D].广州:暨南大学,2014(5). 

    作者:乌云塔娜

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