大数据时代工程档案信息管理措施分析

　　摘要：在大数据时代，由于信息技术的应用，档案工程的信息管理变得更加全面和完善，不仅如此，由于技术的应用，工程档案管理的质量和效率也得到了提高。工程档案的信息管理更加系统、科学和标准。本文在大数据时代的环境下研究了工程档案中信息管理特点以及存在的问题，并针对当前问题提出建议。

　　关键词：大数据时代；工程档案；信息管理；措施

　　在技术飞速发展的背景下，新技术为整个社会的发展提供了支持。大数据的开发、创新、云计算和人工智能技术，各个行业和领域的革命以及新技术在档案管理中的持续应用都发生了革命性的变化，因此，必须关注档案管理的目的和方法，注重档案的保护方式，进行智能数据分析和网络管理，使用新方法处理大规模数据，并根据技术要求提出改善档案管理的措施。

　　一、数据时代档案新技术特点

　　（一）数据处理

　　数据是可传递的电子信息文件，可以保存在介质中电子设备识别物理符号和数据，事实、概念或指令的新表示形式。随着计算机和网络技术的发展，数据信息处理已提高了效率和便利性，遇到大量不规则数据的计算机软件可以快速收集、存储、查询、处理、转换和传输数据，使用不同计算机软件为数据和产品赋予的价值和含义是数据处理的组成部分。在档案管理中，伴随着新技术的不断发展，现有档案数据主要存储在计算机和网络中，并且在时间和空间分布的基础上进行分析，基于各种计算机设备的结构和操作原理。文档编辑处理、数据和信息由相关的硬件和软件完成[1]。

　　（二）建筑工程档案的特点

　　项目工程建设过程中的所有项目归档、项目创建、项目评估、项目招标、现场项目研究、项目实施、竣工验收等，项目建设期间的所有创建都可以保存在档案中，这些档案是原始的且不可编辑的，并且建设项目档案是记录性、真实性和不可再生性，建筑档案管理包括许多单独的项目、许多领域、多种管理任务以及内容记录的其他方面，建筑档案管理还包括许多专业和技术领域，多个参与者单位，许多不同类型的档案资料，建筑工程档案具有专业性、多样性和动态性等特点。

　　二、当前工程档案管理存在的问题

　　由于大量的工程文本档案，一些工程建设单位仍然使用传统的管理技术，不能保证档案信息的时效性，在电子工程中缺乏相关的规章制度，使档案管理不标准，甚至会发生损坏或丢失，项目的档案管理部门的一些员工是转行工人，尽管他们在收集、审查、归档和服务满意度方面拥有更多经验，但是由于他们对档案管理信息缺乏正确的理解，文件管理的知识水平和信息技术的限制，直接影响到档案信息管理的创建[2]。

　　三、加强工程档案信息化建设的对策

　　（一）投资资金开发档案信息管理系统

　　投资资金开发档案信息管理系统，大多数建设项目涉及规划、土地、建设、行政、设计、勘测等组织，从社会建设来看，其围绕着相对完整的、规模较大的、独立的建设项目。在当今信息快速发展的时代，为了实现档案的有效管理和使用并更好地服务于社会，工程档案管理不能仅仅局限于实物档案管理，还应加速向数字档案管理中心转换，投资资金开发集成的信息管理系统，供构成工程档案的施工单位使用，以便施工单位可以归档电子文件，通过网络传输和接收电子文件进行长期存储，并实现在线存档、在线传输文件的接收和在线使用档案；为了满足档案事业各部门的需求，集中精力于系统完成档案的接收、管理和利用业务，系统功能应涵盖项目档案资源的数字化处理，档案的接收，收集、整理、存储、识别、使用、统计、汇编、研究等方面解决档案中各部门的问题，资源无法有效共享；实现档案与其他部门之间档案数据的互联，最终彻底打破档案管理部门“信息孤岛”的局面，以实现从物理档案管理的角色到数字档案管理中心的角色的转变。

　　（二）优化档案信息化管理系统运行模式

　　工程档案信息管理系统应根据档案管理的业务特点选择适当的工作模式。档案管理部门可以利用C/S结构的快速实施以及便捷的操作和维护来完成管理人员工程档案的输入、收集和使用档案维护系统管理系统。档案用户的档案检索系统可以使用浏览器、服务器模式实现档案数据的存储、访问和优化，并实现特定的业务逻辑、浏览器存档用户的人机界面和人际交互，实现工程档案的查询和统计。通过采用C/S和B/S混合模式结构，可以不受环境的限制，更好地实现建筑体系档案信息化管理系统的实用性和完整性，并可以使用内部局域网和互联网。

　　（三）提高档案信息资源的利用率

　　只有提高工程档案的使用率，才能充分发挥档案的价值。作为企业的业务管理档案，必须将相关的技术应用于档案资源以数字形式显示，这将利用整个档案管理网站和相关的信息资源存档。这样，档案的信息资源才可以有效地满足不同档案用户的实际需求，同时有效地提高档案管理人员的服务质量和工作效率。为了提高档案信息的使用率，企业必须建立相关的信息管理系统，配置不同类型的软件和硬件，执行档案信息管理以及公开更规范的工作，以促进各种电子档案的集成便于用户管理和查询。为了提高档案信息的安全性，档案管理人员需要设置浏览、查询和调整不同文件的权限以验证用户身份，需要对档案信息管理深入挖掘各种档案数据，进一步提高工程档案的质量和效率[3]。

　　（四）优化现代化的电子及网络技术

　　工程+互联网的新技术可收集和管理用于现代数据集成和共享的新模型，促进档案系统和工程档案的集成，并删除重复的数据历史数据库，以确保数据的稳定和可靠。原始文件构成注册项目的基础，在此基础上，工程注册是快速、高效和安全的，继续进行工程研究以确保整个系统的数据集成、查询和稳健运行，工程记录提供的信息管理系统、计算机系统快速准确，可用于存储，并且建立逻辑。首先，有必要改善基础架构，以便可以有效地进行定期文档和文件更改。其次，为了集成和使用存档数据，应创建一个共享平台，记录系统必须输入记录信息并继续负责分配资源[4]。

　　（五）全面协调文件信息管理

　　工程行业是具有强大的档案管理、机密性强的专业行业，因此提高工作效率和协作至关重要。然而，随着经济和社会的发展，越来越多的数字档案正在建设中，管理文件存档更容易查询和修改，与传统的存档信息管理相比，传统方式记录档案的查找和交换数据非常困难，在服务方面，有必要升级档案管理效率以降低檔案成本。首先，快速创建数据库，开发用于工程和土地注册的信息管理系统，研究系统工程和交流工程信息系统。其次，开发的目标是通过合并人工干预来推送数据。

　　（六）通过技术创新建立工程档案信息管理模式，提升工程档案管理水平

　　现代多媒体技术的应用为工程档案的管理创造了巨大的物质条件，建立一个完整的档案信息管理系统非常重要。例如，工程设计中的电子文件容量很大，并且在浏览中往往显示缓慢，因此可以使用高保真和高速率的压缩与还原技术来帮助用户可以快速浏览和下载，电子文件信息输入可以使用图像分析和相关的标识技术来帮助电子信息添加到文件管理系统中。根据用户的实际需求，应该建立一种新型的档案信息管理系统，可以快速处理电子数据信息，提供档案咨询和服务的使用，并利用先进技术来保证电子文件存档系统的准确性和完整性，关于不同类型的文档浏览、保存和使用分别采用不同文档类型的系统。为了能科学合理地使用电子档案功能，必须采用先进且最合适的文件管理软件[5]。

　　四、结语

　　档案的价值在于利用，工程档案相关人员不仅要重视档案的收集和管理，想要做好服务工作，还要深化工程档案的价值，这就要求档案相关人员加强档案的信息化发展，建立档案信息化管理系统，挖掘、分析和整理结构化和非结构化数字档案馆信息资源，提取有价值的信息，以服务社会为出发点，以信息化建设为工具，实现面向服务的新一代数字工程档案管理。

　　参考文献：

　　[1]何彦昕.试析大数据时代背景下档案管理数据化转型[J].机电兵船档案，2020（3）.

　　[2]陈恬，李东，张丽萍，毕建新.电子档案单轨制管理助力抗疫——以国家自然科学基金项目电子档案为例[J].山西档案，2020（3）.

　　作者简介：毕宜君（1968—），女，山东东营人，助理工程师，大专，主要从事档案管理研究。