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浅谈国有企业工程项目部中行政管理工作的改进

发布时间:2020-10-14 08:52

  【摘要】目前国内建筑市场呈现饱和状态,各建筑企业的技术、管理水平差距逐渐减小。论文主要以国有建筑企业的最小单元——工程基层项目部为载体,分析行政管理工作在项目中的作用,出现的问题,寻求改进途径,为建筑企业基层项目的行政管理工作提供改进参考。


  【关键词】国有企业;工程项目部;改进建议


  【中圖分类号】F279【文献标志码】A【文章编号】1673-1069(2020)08-0001-02


  1引言


  工程项目部,作为建筑企业的最小单元,它的最终目的是完成工程的建设任务。通过组织构架的建立,形成紧紧围绕工程项目建设,具有“五脏六腑”的“小企业”。根据业务特点,项目部划分出各个职能部门,其中行政部门(通常称为办公室、综合办公室)是项目部的重要管理部门,在各部门中起到润滑的作用。因此,做好行政管理工作是项目部有效运转的重要前提,也是提高工程项目部管理水平的一个重要切入点。


  2行政管理在工程项目中的作用


  基层项目部的行政管理工作纷繁复杂。大量的、琐碎的、不起眼的工作都需要行政部门去处理。总结来讲,项目部的行政管理工作主要有管理、协调、服务三大功能。而行政管理部门则担负着项目部的各类行政事务工作,使项目部的职工从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来,从而可以集中精力、轻装上阵,全力投入项目的生产之中。


  从“管理”功能上讲,项目部行政部门不仅要在日常事务中做好基层领导的“参谋和助手”,还必须在项目部的管理策略、活动策划、企业宣传、人员任用等重大问题上有自己的建议,用平时积累的数据及事实给领导提供合理的参考。


  从“协调”功能上讲,项目部的行政部门担负着协调项目部内部各部门间的关系、协调项目部与工程周边社区、社会机构和政府部门的关系的重任。对内部各部门间关系的协调,主要是对各部门在执行工作计划的过程中在日常事务上所发生的矛盾冲突进行调解。对项目部外部的其他企业、社会机构和政府部门的协调,主要是在维护项目部的基本权益的基础上,发展同工程所在地周边各有关单位的友好交往。


  从“服务”功能上讲,项目部的行政部门主要就是幕后英雄的角色。因为施工生产才是工程项目部的最终目的。而行政部门的工作,特别是后勤服务工作,永远不会成为项目部甚至公司关注的焦点。因此,行政管理人员必须端正心态,树立良好的服务观念,从根本上切实搞好服务。


  总之,项目部的行政管理在工程管理中具有重要的地位和作用,但是,许多基层项目部在行政管理中还没有理清这三项功能的关系与内涵,还存在许多的问题,这些都将限制工程项目的施工生产。


  3行政管理工作出现的问题


  第一,单一强调服务功能,造成行政管理工作失衡。传统的行政管理思想造成一些人认为行政管理不过是提供日常办公服务、传达领导指令的服务部门。也正是这样一种根深蒂固的思想,造成了现在基层项目部的管理人员也潜意识认为“领导交代什么就做什么,别人需要什么就办什么。”久而久之,行政管理部门就变了所谓的“传话筒”“管家”,而管理、协调功能逐渐弱化,没有真正起到监督、督办等重要作用。第二,忽视规章制度建立,权责的划分,造成行政管理工作实施困难。一些基层工程项目部因为没有良好的监管,出现公司的规章制度流于程序,部分项目经理根据自己的管理特点,随意更改部门岗位职责,人员分工不明确,工作没有具体的流程,责任划分不清晰,造成项目部的运行没有秩序。而行政部门在这个时候往往就担当起了“清道夫”的作用。其他部门不愿意干的、领导没安排的工作全部交给行政管理部门来干。同样其他部门认为与其平时业务不相关的工作,也全部推到行政部门处理,从而造成行政管理部门的事项堆积,处理不及时,最终产生扯皮推诿的情况。第三,简化沟通协调机制,造成工作配合无默契。行政管理部门是一个承上启下的部门,工作涉及较广的层面,也关系到项目部上下众多关系,一方面要向执行部门传达领导层的决策意见和要求,另一方面要对执行部门的工作进行监督,并向领导反馈群众的心声。一些行政管理人员认为只要把领导服务好,不用去考虑其他员工的想法。这样就容易出现行政管理部门与其他部门对立的情况,不愿意去积极配合行政管理部门的工作。另外一些行政管理人员在传达信息过程中,有时会误解领导的意思,导致信息或指令传达错误。这两种情况最终都将引起职工与领导层的矛盾。第四,行政管理人员素质不高,造成行政工作处理效率低下。因为企业盈利目的的本质特点,造成了对行政管理人员的不重视。一些项目部甚至认为行政管理工作谁都能做,行政管理部门就是一些能力低、表现不好的人员待的部门。因此对行政工作人员的培训教育工作往往不重视。还有些项目部的行政管理人员没有传承,让其他部门的人员兼职或者临时聘用人员兼任,对行政管理人员的考核往往放在最低档。这都造成了行政管理队伍整体业务水平低下,直接影响整个工程项目行政效率的提高。


  4工程管理中行政管理工作的改进


  4.1完善制度,权责清晰,为行政管理提供制度保障


  一方面建立健全的规章制度,岗位职责制度,使项目部各部门的权责划分清楚。同时规范办事流程,制定一系列规范化的表格、模板。让项目部的行政流程有章可循,不至于出现混乱。另一方面,加大规章制度的学习力度,尤其面对上级公司的新文件、新方法等文件要及时传达到各部门,实行动态跟踪,及时更新项目部的管理制度,使得基层制度与上级制度相统一,这样就能减少部门不对应,业务不衔接的现象。


  4.2利用信息平台,为行政管理提供快速反应依据


  信息的收集在行政管理中的作用至关重要。工程项目的建设是否顺畅,信息的准确性至关重要。因此,行政管理部门应建立一系列的信息沟通机制,如报纸、电视,建立与周边社区、社会部门的沟通机制,设立项目部的信息箱、谈心谈话等制度,及时、实事求是地收集各方面的信息。


  4.3加强沟通协调,确保行政管理工作畅通


  行政管理工作的成功与否,其中重要的一个因素就是看其与其他部门的协调是否通畅。综合协调能力的高低也是行政工作人员综合素质的重要体现,作为项目部承上启下的桥梁和纽带,要求行政人员必选了解全局,掌握规律,按程序办事。一方面要围绕项目部生产任务,在重大会议、重大活動等安排上要做到有计划,与部门分工合作上能够清晰界定,明确任务;另一方面要加强人际关系的协调。


  4.4优化行政管理人员素质及考核机制,提高行政管理整体效率


  行政事务,归根结底要通过行政机构中的行政人员去贯彻执行。行政管理人员要有与时代相适应的一般素质、能力和知识结构。行政管理人员因为要发挥其协调的作用,因此其业务水平要全面,要综合性了解各个业务基本知识。一方面,项目部及公司要拓展人才培训渠道,实时动态地对上级公司的制度及时进行培训;另一方面,要合理化行政管理部门的绩效考核制度,对行政管理工作部门的考核要客观、准确、实事求是,只有合理的考核才能使行政管理人员时刻保持工作积极性,实现科学合理的行政管理。


  5结论


  行政管理作为工程项目部基础性的工作,为项目部各部门建立了一个管理服务平台,使项目部各职能部门能够在各自的岗位上发挥更大的效能,保证了管理过程中信息传递的及时通畅。通过规章制度、信息化平台、人才的培育、绩效的动态考核等多方面的措施,能够使行政管理工作的效率提高,从而推动工程项目部的建设。

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