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探究建立人力资源信息系统的重要性

发布时间:2020-11-21 11:02

  摘要:人力资源信息系统是由具有内部联系的各模块组成的,能够用来搜集、处理、储存和发布人力资源管理信息的系统,该系统能够为组织的人力资源管理活动的开展提供决策、协调、控制、分析以及可视化等方面的支持。人力资源信息系统是通过计算机建立的、记录企业每个员工技能和表现的功能模拟信息库,是计算机用于企业人力资源管理的产物。


  关键词:人力资源信息系统;可视化;模拟信息库


  【中图分类号】F272【文献标识码】A【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.37.242


  1建立人力資源信息系统的目的


  长期以来,我国人力资源管理工作一直延续着传统的手工处理方式,信息渠道不够畅通,处理手段落后,工作环节比较复杂,信息资源彼此分割,严重影响了人力资源工作的有效性。人力资源信息系统在组织中可以实现以下目标:


  (1)规范人力资源管理信息的来源。


  人力资源信息系统可以使各种信息具有统一的数据类型、数据格式和编码标准,从而规范了人力资源管理信息来源,使整个网络的数据传递和数据转换正常运行。


  (2)提高人力资源管理的工作效率。


  人力资源管理的工作主要包括工资管理、员工培训管理、社会保险管理、劳动护品管理等多方面,任何一方面都牵涉很多环节和信息数据管理处理,工作量庞大而繁琐。人力资源信息系统通过实现数据共享功能、快速查询功能、统计多样灵活和实现信息准确查询来提高人力资源管理的工作效率。


  (3)规范人力资源管理流程。


  人力资源管理系统使模糊的管理程序变得清晰,规范人力资源管理流程,解决工作中出现的随意性问题,从而使人力资源管理更加完善。


  2人力资源管理系统的基本职能


  (1)人事档案管理。


  人事档案信息包括员工基本信息、学历和学位、奖励和惩罚、专业技术、岗位变动、教育培训等标准数据库,用户可以根据实际需求和发展需要自由取舍、编辑或者重新定义;根据员工的调入、调出、任职、免职等建立人事档案的变动台账。


  (2)工资管理。


  工资管理系统提供可靠、灵活的大容量处理工具,工资单每次都准确,及时地反映所需要的支付周期;系统内部按照行业进行工资条目的预制,如可以根据企业实际情况制定基本工资,补贴和个人所得税等各项条件,同时允许用户灵活定义和修改,在变动工资前,可以运行模拟调整方案。


  (3)社会保险。


  对养老保险、医疗保险、失业保险、住房公积金等相关的各类保险计划进行编制与预算;允许用户根据保险计划和保险制度规定情况定义和编辑保险金额的计算公式;自动分部门、分个人计算和统计各类保险的总金额和员工扣缴金额;与工资管理模块连接,自动编制保险金额的扣缴方案,供用户确认或者修改。


  (4)考勤管理。


  提供员工的出勤登记、加班登记和缺勤跟踪等功能;如果工资和奖金方案与出勤率有关,系统能够根据情况自动计算产生工资和奖金的支付信息,供用户确认或修改;可以建立用于所有日程表的主修日图表,按员工跟踪出勤情况和为每位员工制作日程表;部门主管可以按个人和部门查询或者统计员工出勤或者加班情况的最新信息。


  (5)培训管理。


  根据培训需求评价和培训历史数据帮助用户编写培训计划;对培训科目、培训费用和考试成绩进行登记造册;查询和统计员工接受培训情况;统计公司的培训资源分配方向、在部门间分配的比例;自动计算和统计员工培训的投资和结果信息。


  (6)绩效考评。


  绩效考评的结果与人员录用、招聘、分配奖金、提薪、职务评分、工作调配和晋升职务等业务都有联系,是人力资源信息系统的核心。系统包括考核记录功能外,还应包括启发性的评价分析工具,提供考核常用的综合评分法、配对比较法、层次分析法和模糊评分等工具。


  3建立人力资源信息系统的程序


  (1)选择人力资源信息系统。


  建立人力资源信息系统时,必须使这一系统支持组织的人力资源战略。


  (2)人力资源信息系统的设计与发展。


  必须设计出一个有效的人力资源信息系统,需要从组织所需信息本身出发。


  (3)人力资源信息系统的实施。


  对目前及以后系统的使用环境进行考察以找出潜在问题;检查计算机的硬件结构、所用语言和影响系统设计的软件约束条件;确定输入---输出条件要求、运行次数和处理量,提供有关实际处理及对操作过程的要求、使用者的教育情况及所需设施的资料;设计数据输入文件。事务处理程序和对人力资源信息系统的输入控制。


  (4)培训。


  培训那些使用人力资源信息系统的员工,对于组织成功地实施人力资源信息系统具有重要的意义。每一个从事员工信息数据工作的人都必须参加培训,以使用新的符合人力资源信息系统输入要求的录入形式。


  (5)评价。


  对人力资源信息系统的评价包括:确定关键部门人员对信息资料有何特殊要求;确定人们对补充特殊信息的要求;对与人力资源信息系统有关的组织问题提出建议;提出保证机密资料安全的建议。


  总之,建立一套有效的人力资源信息系统,不但可以减轻和方便我们的工作,而且可以为人力资源管理工作的进一步科学化、规范化提供先进的现代化管理手段,进一步提高人力资源管理工作的质量,最终使企业成为竞争中的强者。

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