构建智能财务共享平台助力企业管理转型

　　近年来，财务共享是一个备受企业界瞩目的财务管理模式，企业期盼通过财务共享中心的构建加强管控、规范业务流程、整合财务资源、强化战略支持、降成本增效率，进而推动企业转型。然而，很多早期试水财务共享中心的企业发现，被寄予了诸多美好愿景的财务共享中心却是“理想很丰满，现实很骨感”。有的大型集团企业建立了财务共享中心之后，尽管有好几百人集中处理各种单据，却依然忙不过来，甚至人员和成本不但没减反而增加了；费时费力做出来的报表，对企业的规划、决策、控制、评价以及价值创造方面的作用依然不大……究竟是什么原因造成财务共享中心难以达到预期目标？

　　一、“互联网＋”时代传统财务共享难以为继

　　在“互联网+”时代，传统企业通过线上线下数据的整合，可以提高整体供应链运营的效率。这种变革不仅仅是把前端销售、物流线上化，更要考虑把后端的财务、采购、内部资源配置与前端的新型商业模式进行匹配。如果前端已经应用了线上线下融合的新思想，但财务、采购支撑体系、财务共享中心等后端还是以拿到发票后的事后管理为核心的处理模式，显然不能匹配前端快速响应的要求。“互联网+”模式下对后台支撑管理的要求无外乎三点：财务组织扁平化、流程简化、数据体系化。显然，这三点要求在传统财务共享管理模式下难以实现。这是因为：

　　一是传统财务管理的组织模式一般是分层级的，有总部、大区、各业务单元，组织层级较多。

　　二是传统财务管理模式由于财务流程与交易相脱节，导致很多冗余的流程环节。

　　三是传统数据支撑体系存在以下一些问题：ERP系统为流程操作服务，不是为管理服务；财务数据以事后记录为主；记账以发票内容为主体，财务数据与业务实质脱离等。

　　二、智能财务共享的核心价值

　　笔者认为，智能财务共享是实现财务组织扁平化、流程简化、数据体系化的有效路径。与传统财务共享相比，智能财务共享的核心价值有四点：

　　一是重构传统财务处理流程。通过构建内外部融合的交易平台，实现流程自动化，消除繁琐、低效、冗长、不增值的财务环节。

　　二是实现财务组织扁平化。组织扁平化是指通过减少企业的管理层级、压缩职能部门和机构、裁减冗员，从而提高管理效率。而在智能财务共享服务中心模式下，那些共性的、重复的、标准化的会计核算等业务被集中在财务共享中心进行统一、自动化的处理，在简化审批流程、提升效率的同时，也实现了财务组织的扁平化发展。

　　三是实现企业交易端的信息完全透明化。将日常采购和支出的业务活动置于财务共享中心的支撑和管控之下，让财务人员的视野延伸至业务的全流程，进而理解每一笔账背后的业务逻辑，还原一本“最真实的账”；让业务人员懂得他们的每项工作都会对财务产生结果；让管理者心中有一本“明白账”；真正实现业务与财务的深度融合。

　　四是为管理会计更好地发挥规划、预测、决策、控制、评价等功能提供了大量真实、可靠的信息，进而让分析更精准、管理更高效。

　　三、智能财务共享平台的构建

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　　图1智能财务共享平台

　　构建智能财务共享平台需要做好以下两方面的工作：一方面，要把外部的供应商、客户、分销商、经销商、工商、税务等都纳入平台，打通和连接内外，让财务管理回归企业运营的本质；另一方面，要把内部的人财物等资源配置管理起来，通过虚拟内部交易进行资源获取、资源配置、商品交易这样一个完整的内部价值链条，借助“互联网+”实现以电子交易票据为媒介的业务流（借助信息化实现所有业务环节的业务信息全流通）、票据流（伴随业务环节，产生多种业务票据，作为交易的原始凭证）、信息流（打通业务链各环节，借助互联网构建无边界信息平台）的“三流合一”，搭建起一个开放的后端支撑平台，也称之为互联网运营支撑平台模式下的财务共享平台（见图1）。

　　在智能财务共享平台的前端，通过建立企业内部商城的模式，把企业外部的标准供应商纳入体系，也可以把商旅服务商、供应商纳入体系，还可以把内部存量的房产设备等作为商品发布到这个平台上。

　　在智能财务共享平台上，所有业务部门不管是使用外部采购还是内部资源配置，均遵照此流程：业务人员申请——管理者审批——定单推送至供应商和电商平台——记账、对账、结算自动化。

　　笔者认为，智能财务共享平台的构建给企业带来三大管理价值：

　　一是建立横向联通、纵向贯穿的扁平化组织模式。原来以管控为核心的平台变成了以服务为核心，在这个平台上，通过建立商城体系，可以让业务单元直接在平台上进行商品的申请采购、比价采购，而不需要再做层层申报，进而实现组织扁平化。

　　二是在交易闭环中实时获取各类管理数据。平台中的实时交易信息、管理口径信息、会计口径的数据等，可以帮助管理者回答为了战略决策、不同产品不同项目投入了多少资源、由哪些部门投入的、从外部和内部分别获取了什么样的商品和服务等问题。

　　三是打造智能财务核算引擎，实现会计核算自动化。智能财务共享平台把管理的重心延伸到交易端，交易和发票数据都在系统中，可以做到会计核算过程自动化，同时通过消费在线化，实现交易前端的管控。

　　四、借助新技术实现财务共享业务处理的自动化和智能化

　　随着电子发票、移动应用、电商平台、云计算、人工智能等新技术的应用，数据采集前端化、核算处理自动化、财务档案无纸化、会计职能服务化、会计核算智能化成为可能，这为财务共享中心的转型提供了技术条件。而语音识别、图像识别、智能会计引擎以及基于自然语言的流程、预算、标准控制引擎等智能化技术的应用，让财务共享平台系统变得越来越“聪明”。

　　那么，如何借助新技术实现财务共享业务处理的自动化和智能化？笔者以费用管理业务为例，介绍两项智能化的具体应用。

　　应用一：校验发票过程中引入OCR技术，让计算机会“看”。首先，员工用手机拍下发票的照片，上传服务器，服务器自动做OCR的识别，识别出发票的代码，然后再通过与税务部门的接口拿到发票的结构化数据，自动进行验证，识别这张发票的税额和商品金额是否匹配，发票数据和结构化数据是否有差异，通过查看发票的影像，还可以查出问题产生的原因。

　　应用二：基于知识图谱的智能财务规则引擎，让系统会“听”。在订机票的时候，可以采集语音。比如，业务员说，明天订北京到上海的机票，系统会自动识别语音，把机票列出来，筛选出合适的航班后就可以提交机票申请。同时，基于交易管理，系统会自动生成一个出差申请单，这个订单附带着发票信息。如果这张机票超过了公司的标准，先要对它进行说明，再进行费用分摊，可能是多个部门和多个项目之间的分摊。对于管理者而言，能实时看到系统相关信息，业务员乘坐什么样的航班、费用归属在哪个项目中都一目了然。如果管理者发现项目分摊有问题，可以直接通过人工智能的方式创建一条单据的控制规则，用自然语言处理的方式，告诉系统新的管控规则，系统就会自动识别并创建一个新的控制规则，并保存在系统中。当业务人员再次提交单据时，就会收到新控制规则的提示，它由管理者实时通过自然语言交互方式增加到系统里。利用知识图谱通过语音交互，让系统能够理解管理意图，也使企业管控变得更加智能化。