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凭证输入格式及凭证数据库的设计

发布时间:2015-08-29 14:23
  会计凭证种类繁多,但按其填制程序和用途的不同,可划分为两种形式。一种是直接根据原始凭 证作为输入凭证;另一种是以记帐凭证作为输入凭证。两种方式各有利弊,但目前采用较多的还是后 一种形式。

  (一)、原始凭证的输入格式设计

  原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的会计凭证。它是用来记载经济业务实际执行和 完成情况,明确经济责任,具有法律效力的书面证明,是记帐的原始根据。

  原始凭证按其来源不同,可分为外来原始凭证和自制原始凭证。外来原始凭证是在经济业务发 生或完成时,从其它单位或个人直接取得的凭证。如销货单位开给的发票、收款单位或个人开给的收 据、银行转来的收款通知等。自制原始凭证是由本单位经办业务的部门和人员,根据发生经济业务的 内容自行填制的凭证。如收料单、材料领用单、报销单等。

  在电算化环境下,直接根据这些原始凭证记帐,必须设计出相应凭证的输入屏幕格式,并且要具 备如下几个要素,才可代替记帐凭证:

  1、凭证上要有固定的位置供操作者编制会计分录;

  2、凭证上要有固定位置标明传递路线,并能有效地记录责任人。如财务主管->出纳->编码->审 核->操作->归纳等。

  3、根据原始凭证自动生成的记帐凭证式样要统一,便于整理归档。

  直接根据原始凭证完成输入是电算化追求的目标。但是其风险也比较大,关键是对输入操作人员 的素质以及输入的审核制度要求比较高。否则,直接从原始凭证输入会计分录很难保证不出错,这也 是目前大多数会计核算软件仍采用输入记帐凭证的原因所在。此外,目前一些帐务处理系统的转帐功 能不够完善,也是制约这一方式广泛使用的另一个重要原因。

  (二)、记帐凭证的输入格式设计与数据库设计

  记帐凭证是根据经过审核无误的原始凭证填制的。可以分为三种:收款凭证、付款凭证和转帐 凭证,也可以分为五种:银收、银付、现收、现付和转帐凭证,对于经济业务量不大的单位,也可采 用转帐凭证一种形式,但如果是通用会计核算软件,则应分开考虑。

  为了保证输入处理的直观性、方便性与准确性,设计一个清晰、美观的输入屏幕画面不但可以降 低操作的差错率,而且也能够提高输入效率。记帐凭证的屏幕格式一般可设计成跟手工凭证一样的格 式。最少应包括以下内容:

  1、日期:首先显示当日系统日期,若不需要修改,用回键确认,否则键入日期。

  2、凭证号:从凭证号文件中调出后,由系统自动增加。

  3、凭证类别:有默认值,允许用户选择。最好有校验功能,如收付款凭证中必须有现金或银行 存款科目,收款凭证借方和付款凭证贷方必须有现金或银行存款科目等。

  4、摘要:可直接输入汉字,或者输摘要码,自动产生摘要。也可将摘要内容中有关单位或个人 的名称单独划出,另列一户名栏,以便于查询。

  5、借、贷方科目代码:要能弹出科目表窗口,允许用户选择。

  6、借、贷方科目名称:根据代码自动生成。

  7、金额:操作员逐笔输入。

  8、合计:可直接输入或由机器自动计算产生,直接输入合计数的好处是进行了一次总量校验, 即将系统计算的合计数据核对。这对一个应用系统是十分必要的。

  9、审核记号:为安全起见,没有审核的凭证是不能记帐的。

  10、记帐记号:可记录该凭证在总帐中的记录号,或简单的用一个逻辑值判断是否入帐。

  11、操作员、审核员、记帐员、会计员、收款员等:为明确责任必须记录,操作员与审核员不能 是同一人。

  以上是最基本的项目,为方便设计,也可加入一些其它信息,如原始单据号等。

  与手工凭证的不同:手工处理时,当出现一借多贷、一贷多借或多借多贷在一张凭证中记录不下 时,则在凭证编号中可采用:XXX-1,XXX-2或者1/N,2/N (XXX为凭证号,N为本笔业务的凭证总 数),而在电算环境下,没有必要这样处理,虽然在屏幕上可以仅保留五至八行供接收数据用,但当 一屏幕接收不下时,可以采用翻页或滚屏技术,使得一张凭证实际能够接收的记录数据是无限制的。

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