高校民办二级学院教务秘书工作内涵分析

摘　要：高等学校民办二级学院教务秘书是教学管理团队中的重要组成部分，在日常教学管理工作中扮演着着处理事务、反馈信息、服务指导等重要角色。正确认识教务秘书的工作内涵和特征，培养高素质、高水平的教务秘书，是确保民办二级学院教学工作稳定开展的重要前提。

关键词：民办二级学院 教务秘书 特性 素质要求
公有民办二级学院是指产权为国家所有，或为国家所控股，由普通高等学校经教育行政主管部门批准设立，以民办机制运作的二级学院。随着高等教育的发展，民办二级学院的机构设置也日趋完善，它们以二级法人的管理者身份成为高校的重要教学管理机构，教务秘书亦成为教学管理工作中的重要岗位。民办二级学院教务秘书处于学校教务管理部门与各课程开设部门之间，协调着学校教务处、各二级学院、教研单位、任课教师以及学生之间的各种关系，是日常教学工作中不可或缺的重要组成部分。
　　一、民办二级学院教务秘书的岗位特性
　　“教务秘书”是指从事与教学工作密切相关的教学事务性工作的管理及服务的专业人员，既兼管二级学院行政性事务工作，又有协助二级学院领导处理日常教学管理工作、做好教学院长助手的职责。教务秘书是民办二级学院教学管理团队的重要组成部分，肩负着本学院教育教学改革、日常教学管理、指导服务学生完成学业、帮助学生成才就业的重任，是学院与各课程开设单位、学院与学校教学、科研部门之间沟通的桥梁，是学生与任课教师传递信息的枢纽，在民办二级学院的整体工作中起着调度、协调、综合加工的功能。为民办二级学院教学工作正常、持续、稳定、高效运转，打下了坚实的基础。
　　笔者经过多年工作的积累，认为教务秘书作为一个职业岗位，不但有一般秘书工作的普遍特征，又具有其独特性，即角色的三重性、工作的具体性、工作的协助性、成就的隐蔽性。只有充分认识教务秘书的工作角色特性，尤其是在我国高等教育教学改革新的形势下，给自身一个正确的定位，才能将学院与各相关部门的关系处理好，使具体工作落到实处，确保教学工作稳定有序开展。
　　（一）教务秘书工作具有三重性
　　在教学管理上，民办二级学院与普通二级学院及独立学院有很大的区别，学院没有专业的任课教师，人才培养方案及课务的落实，都是教务处及各相关教学单位负责，这就决定了教务秘书工作既隶属学校教务处领导，又具有学院领导，同时还要配合各教学单位安排好日常课务的三重性。教务秘书是教学管理中具体政策的落实者和实施者，要起到教务处与教学院长之间、各教学单位与学院各班级之间的桥梁作用。将教务处、院领导及各教学单位的工作合理统筹，协调安排，才能确保教学工作有条不紊地开展。
　　（二）教务秘书工作具有具体性
　　民办二级学院教务秘书是教学指挥中心的前沿部队。在学校、学院领导决策和决策执行的实践中起着承上启下、上联下达的枢纽作用。从人才培养方案的制定到具体课务的安排，从各类考试到所有学生的成绩登录和备案，从整个学院的学业分析到各个班级的补考重修，教务秘书工作内容具体、烦杂、细致度高，略有松懈，便有发生教学事故的可能。
　　（三）教务秘书工作具有协助性
　　民办二级学院教务秘书是学校教务处各项具体工作的直接执行者，是学院教学院长的得力助手和参谋，还是各教学单位与学院各班级学生之间传递信息的桥梁。首先，教务秘书要协助学校教务处、教学分管领导和各教学单位组织各项教学工作，通过各种有效的沟通手段，协调好教务处、各教学单位、教师及学生之间的关系；其次，要协助学院教学院长贯彻执行学校有关教学的规定、修订人才培养方案、教学大纲、课程简介等，把好教学关，真正做好教学院长的左膀右臂，自觉维护学校和学院的形象和声誉；第三，要协助各相关教学单位，做好教师调课、补课，学生选课、评课等各项日常教学事务的通知和协调工作，充当各教学单位与学生联络的桥梁，确保教学信息及时传达。
　　（四）教务秘书成就的隐蔽性
　　目前高校对民办二级学院教务秘书队伍建设不够重视，以及学校管理制度上存在一些缺陷，致使整个教务秘书队伍存在业务素质偏低、专业知识不足、队伍不稳定等诸多问题。教务秘书虽是民办二级学院教学一线的管理工作者，但与辅导员队伍及其他二级学院教务秘书相比工作成绩不易凸显，获得的荣誉和晋升的机会很少。
　　二、民办二级学院教务秘书工作现状分析
　　在民办二级学院教学管理工作中，教务秘书的岗位特征决定了他们是教学管理工作最前沿的执行者。教务秘书在组织日常教学、稳定教学秩序、确保教学质量、保证各教学单位教学工作稳定开展的过程中起的作用可谓是举足轻重。然而，当前有部分高校的教务秘书在工作岗位上并不能充分发挥工作职能，自身的业务素质也不能得到很好的发展。
　　（一）社会地位低，作用被忽视
　　学校领导和教师对民办二级学院教务秘书工作存在诸多偏见，岗位定级较低，缺乏科学合理的评价体系和特定的奖惩机制。教务秘书外出学习交流的机会甚少。很多教务秘书的工作模式只是闭门造车，按部就班，工作规范化程度较低，而盲目、重复性工作较多。总体来看，工作效率偏低，缺乏一定的创新能力，致使许多教务秘书本人对自己的工作也缺乏正确合理的认识。
　　（二）科研能力弱，职称晋升难
　　与一线教师、其他岗位的管理人员相比，民办二级学院教务秘书参与科研项目的机会甚少。有部分教务秘书虽有参与科研的强烈愿望，但由于缺乏专业指导，终日忙于繁杂琐碎事务，从而外出进修、学习的机会较少，在开展科研活动时，便显得心有余而力不足。然而科研能力的强弱是管理系列职称评定的重要依据，教务秘书无疑会在这方面落后于人，进而也影响他们工作的积极性，制约了教务秘书这个群体整体素质的提高。
　　（三）职业倦怠，创新能力差
　　职业倦怠是指个体因工作时间过长、压力过大、强度过高所引起的一种疲惫不堪的状态。教务秘书的工作既枯燥无趣又繁重复杂，长期紧张的工作压力会使他们产生心理焦虑，从而出现“职业倦怠”现象。他们会逐渐减少对岗位的自豪感，有时甚至会产生自我忽视，丢失积极向上的职业发展目标，工作中没了精神、动力和自信心、从而创新能力、进取心和责任感缺失。长此以往便会形成人格缺陷，人际关系不断紧张，进而影响工作效率。
　　三、民 办二级学院教务秘书应具备的素质
　　作为民办二级学院教学管理工作重要组成部分的教务秘书，自身素质的高低直接关系着学院教育、教学水平的提高，拥有一支高素质、高水平的教务秘书队伍、是学院提高教育、教学水平的重要保障，也是学院长远、可持续发展的必要条件。根据民办二级学院教务秘书工作特性及现状，笔者认为民办二级学院教务秘书应不断提高自身素质要求。
　　（一）较高的思想政治素质要求
　　要想成为一名优秀的民办二级学院教务秘书，应该具备的首要素质就是较高的思想政治素质，注重马列主义、毛泽东思想和中国特色社会主义理论体系等理论的学习。在教务管理实践中，要始终坚持党的领导，贯彻和执行党和国家的教育方针，忠诚党的教育事业，正确认识本人所从事教学管理工作的意义，运用科学的立场、观点和方法，分析教学管理工作过程中所出现问题的具体原因，提出有效合理的解决方案，并做好防范措施，保证学院的日常教学工作正常有序地开展。
　　（二）良好的教师职业道德要求
　　爱岗敬业、忠于职守，这是教师职业道德的一条重要规范，是作为一名教师必须具备的条件。处于民办二级学院教学管理工作最基层的教务秘书，从事的主要工作就是常规行政和教学事务的管理工作。这些工作繁重琐碎、服务性强，且工作量巨大。这就要求我们教务秘书要有吃苦耐劳、乐于奉献的精神。其次，民办二级学院教务秘书应该具备全心全意为人民服务的意识。教学工作是学校的中心工作，因此，教务秘书要围绕“三个服务”来开展工作，即“服务教学”、“服务教师”、“服务学生”。
　　（三）出色的业务素质要求
　　民办二级学院教务秘书必须对学院各专业（方向）人才培养方案、开设课程及彼此之间的关系有一定的了解。同时，还需要有丰富的管理科学知识。
　　首先，要具有沟通协调能力。沟通协调能力是职业人适应现代社会的基本素质要求。民办二级学院教务秘书在工作中，除了要与本学院领导、同事、学生进行沟通外，还要经常与各课程开设单位进行协调，只有具有较好的沟通技巧才能获得理解与支持，进而提高执行力和工作绩效。
　　其次，要具有文案处理能力。在教学事务常规管理工作中，民办二级学院教务秘书经常要协助教学院长就某些教学实际情况撰写或起草教学文书，没有一定的文字表达和写作功底很难完成这项任务。此外，教学文件的收集、整理和归档也是教务秘书的一项重要工作，必须在平时的工作中养成细致缜密的习惯，才能确保档案的完整并利于随时查阅。
　　第三，要具有现代化办公技能。随着社会的不断发展，网上办公已逐渐成为提高办公效率的有效手段。教务秘书的教学管理工作更是离不开计算机网络信息技术。通过QQ群，教务管理系统，电子邮件，校内网等媒介可以较快地接收和传播信息，节省不少的工作时间；通过计算机软件分析处理的数据与手工计算的相比也更加准确。所以，教务秘书应加强学习信息知识，提高计算机管理操作率，以适应管理工作现代化的要求，提高工作效率。
　　（四）积极的创新能力要求
　　创新是指不断突破常规，发现或产生某种新颖、独特的有社会价值或个人价值的新事物、新思想的活动。不管从事何种工作，都应敢于创新。教务秘书在做好本职工作的同时，要勤于思考，敢于质疑，主动探究，积极创新。在遇到问题或困难时，要敢于突破传统的观念和意识框架的束缚，积极思考，开动脑筋，用新的眼光，从新的角度，提出具有自己独特思想、观点的创新性解决办法。
　　（五）良好的身心素质要求
　　良好的身心素质不仅要求有健康的体魄，还要具备健康的心理素质。民办二级学院教务秘书工作内容繁重枯燥，工作责任重大，没有健康身心素质是很难支持的。由于教务管理工作的特殊性，在工作中常常会遇到困难，在与教师和各课程开设部门打交道时甚至会出现吃力不讨好、遭人误解的情况，教务秘书在这种情况下要善于控制自己的情绪，胸怀坦荡，宽容忍让，甘于奉献，并及时克服困难，化解矛盾。
　　综上所述，民办二级学院的教务工作与其他二级学院相比既有共性，又具有其独特的内涵和特点。因此，教务秘书的工作应该及时掌握这些特点和规律，热爱自己的本职工作，认真了解、体会其价值所在，全心全意为广大师生做好服务工作。同时，教务秘书应克服自身弱点，不断学习教学管理相关理论知识，提高自身的素质和管理能力，成为适应民办二级学院发展的复合型管理人才，以便高水平、高质量地完成各项工作，为学校和学院的发展奉献自己的一份力量。
参考文献：
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