办公自动化建设问题

摘　要：本文主要介绍了办公自动化体系发展的三个阶段，并阐述了办公自动化建设中系统的定位、信息资源规划、技术与管理等问题。

关键词：办公；建设；问题
　　1　办公自动化大体分为三个阶段
　　第一阶段以个人电脑和办公套件为主要特征,应用基于文件系统和关系型数据库系统,以结构化数据为存储和处理对象,强调对数据的计算和统计能力,实现数据统计和文档写作电子化,完成了办公信息载体从原始纸介质向电子的飞跃,实现个体工作的自动化。第一阶段的特点是面向办公室管理层和事务处理人员的管理信息系统(MIS),它基于传统的关系型数据库,以结构化数据为主要处理和存储对象,只限于某单位内部数据的计算和统计。从信息的发展来看,基于关系型数据库的第一代办公自动化系统存在着以下不足:
　　(1) PC的负担过重,且价格偏高；
　　(2)由于缺乏公共的基础通信平台,不仅通用性差、可再用性低,而且没有通信和协同工作的能力,不能建立统一的集成办公平台;
　　(3)系统自适应能力差,只能按开发时确定的思路、流程和功能处理信息;
　　(4)信息管理只限于单位内部,没有或缺少外部信息来源。
　　第二阶段办公自动化系统更多地承担了一个信息通道的责任,建立和完善各个职能部门之间的沟通和信息共享机制,建立协同工作的环境,为办公提供一个自动化工具。在办公自动化覆盖到办公机构内,所有员工都可以通过办公自动化系统,根据自己的权限,了解自己需要完成的工作,包括上级交办的事情、需要交给别人做的事情、需要与别人合作的事情、自己需要的信息以及与别人共享的信息,也就是说,通过办公自动化系统,员工能够对自己所要实施的任务和目标“知其然”。它具有以下特点。
　　①以网络为中心,以非结构化数据的信息流(或工作流)为主要存储和处理对象：
　　②有利于在行业内部建立通信基础平台,不仅提高了办公的效率,减少了扯皮和内耗,还增强了系统的安全性。
　　第二阶段办公自动化比第一阶段前进一大步,但缺少的是对知识的管理,这与知识经济的发展不相适应。
　　第三阶段办公自动化是以知识管理为核心,它建立在行业Intranet平台之上,帮助企业实现动态的内容显示和知识的实际管理,使每一个员工能够在协作中不断获得学习的机会和进步。它具有如下特点:
　　①把知识管理融入业务流程重组,将知识创造与发布同行业的业务流程相结合,不仅可以节省大量开支,更重要的是能够产生巨大的价值,通过知识管理实现对业务流程中无序的知识进行系统化管理,实现知识共享和再利用,从而提高业务水平和效率。
　　②建立学习型机制所谓学习型机制是指通过不断的学习来提高全员素质。这里所说的学习并不仅仅是看书、办学习班,而是强调全员学习、全程学习和团队学习。
　　第三阶段办公自动化体系底层是行业的基本信息支撑环境,它包括MIS系统的信息化支撑,以及对外部Internet的信息获取。通过设计和实现优秀的Internet信息获取工具,有效地利用外部的有用信息为行业内部的管理过程服务。存在于底层行业信息支撑环境中的信息资源是烦杂而海量的,需要在数据挖掘与模式提取的工具支持下,发掘其中有价值的模式与知识,使信息的价值得以充分的实现。
　　从计算机应用到现在,可以说各个单位基本上完成了第一阶段办公自动化建设,但从第一阶段向第二阶段过渡,是个复杂的系统工程,它需要有专门的机构承担起此系统工程的策划、组织和实施,在建设过程中坚持统一领导、统一规划、统一标准、同步实施、重在实用的原则,并注意抓好办公自动化建设中的三个要点:首先是阶段性,即要有阶段性的目标、阶段性的内容、阶段性的成果。不同阶段的内容可以根据长远的计划,在各个不同的阶段里分别实现。其次是时效性,即必须按期完成阶段性目标。
　　2  可以从下面几个方面来实现办公自动化的过渡
　　（1）对办公自动化进行定位
　　对第二阶段的办公自动化体系应理解为是综合的服务，不能单一理解为只是高科技而只看中技术。所以应该首先知道其工作目标是什么，指导思想又是什么。办公自动化主要目的以及需要处理的问题和制约因素是什么，还有对对网络的要求标准以及应该具备什么要求，这些都是过渡当中所需要处理的问题。
　　（2）对信息资源进行合理规划
　　第二阶段所要强调的是处理流程与科学的工作方法，重点要放在协同的工作环境。先前的开发的策略行不通，主要是它是把结构数据库作为操作的对象。需要把握知道思想是以信息工程为基础，把数据作为设计和规划的重点，强调资源信息编码统一性以及标准性，还有处理方法以及数据方法的科学性。因此网络的工程规划以及资源的信息规划同等重要，有其在建设的过程当中。
　　（3）重视管理与技术的基础
　　第二阶段不仅要有雄厚的管理还需要有强力的技术支持。管理人员需要有管理的意识，还要有需求的欲望；制度需要完善，机构的管理需要合理与稳定，数据要科学以及完整。加入管理非常迷茫，那么就没法谈现代化的管理。影响办公自动化的开发与顺利进行，也无法正常进行。
　　（4）要对硬件以及软件的次序以及比例进行合理的调整
　　一般是先有硬件资源，然后才进行软件的开发，这是办公自动化建立中所经历的一般程序。由于软件开发设计因素众多，对一个事物的应用过程是需要时间的，还需要对其进行不断的研究与时间才能达到相关的标准。而且硬件的设备其使用周期一般只有4年到6年的周期，硬件建设相对简单，软件的开发在正常运行前需要1年到3年的时间。许多单位在确定设备标准时片面追求先进性,将10~20年以后可能的需求都考虑到了,而这种盲目追求先进的结果是导致系统建设经费开支过大,浪费过大,在硬件系统还没有真正发挥作用的时候就已经需要更新换代了。目前,国际上通常的做法是软硬件投入比例各占50%,而在中国,管理信息系统的软件费用一般都在10%~25%左右,比例明显偏低。从软、硬件经费投入的顺序来看,最好的方法是保持同步,如果能先做软件的设计与开发就更理想。
　　
参考文献：
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[2] 任国栋,施化吉,鞠时光.办公自动化系统及其实现[J]计算机应用, 2008.
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