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SAP系统中项目管理模块的主要功能

发布时间:2015-12-15 14:06

摘 要:简要的介绍了企业资源计划中SAP系统的项目管理模块(PS)所具备的基本概念和主要功能,并在此基础上说明SAP系统的项目管理模块是一种系统管理工具。通过项目管理工具的预算管理、计划管理、WBS主数据管理、项目结算过程管理的功能和应用,可以实现项目管理的信息化。

关键词:项目管理,项目定义,工作分解结构(WBS),项目计划,项目预算
1引言
  SAP起源于SystemsApplication,ProductsinDATAprocessing。SAP既是公司名称,又是其ERP(Enterprise-wideResourcePlanning)软件名称.。SAP是目前全世界排名前列的ERP软件。它代表着先进的管理思想及优秀的软件设计。
  这套系统首先体现出一种管理思想,他有一套完整的企业管理理念,是企业变革、创新、提高管理效率、加强监控手段的平台。其次是统一的信息平台,在这一平台中整合并执行了统一的业务流程、包含了企业各种基础业务数据、产生各种企业管理报表。
  SAP的主要产品R/3的系统模块很多,除了涉及财务的FI/CO模块之外,还有AM、SD、MM、PP、QM、PM、HR、PS等多个模块,涉及到企业管理的方方面面。
2项目管理模块中涉及的一些基本概念
2.1项目定义
  项目(Project)是指在一定人力、物力和财力的约束下,为创造和提供独特的产品或服务而进行的一次性努力。在ERP系统中,实施项目管理模块(PS,Project System)的目的是管理和控制项目执行过程中的每一项工作。在项目执行以前,必须对项目的工作内容进行明确定义,即:项目实施中需要执行的任务和过程要按照一定结构,有序且有逻辑地搭建起来,此结构能够精确的反映项目的工作组成部分。在ERP系统中,此项目结构被称为项目定义(Project Definition)。
2.2工作分解结构
  工作分解结构(Work Breakdown Structure)是建立项目组织结构和协同工作内容的基础,描绘了在确定时间内需要执行的任务和关联子任务,以及相关的时间计划、资源计划、成本计划和预算等,并且可以用于归集和分配实际项目成本。
  工作分解结构中的每一项任务被称为WBS元素(WBS Elements),是项目定义的下层细分结构。和别的项目结构对象一样,系统在WBS元素中维护了很多信息。由于信息量比较大,所以系统将相关的信息组织在若干视图中,比如有关组织结构关系的信息:公司代码、业务范围、工厂(物流模块)、设备或功能地点(工厂维护模块)和利润中心等。
  在基础信息视图中有三个标识,是WBS元素至关重要的三个属性:   
  a. 成本计划标识:如果要对这个WBS元素进行成本计划,我们必须指明该WBS元素是一个计划元素。
  b. 帐户分配标识:如果想将实际成本和承诺记录到某个WBS元素,我们必须指明该WBS元素是一个成本对象。如果这个标志没有打开,该项目中其他能够分配成本和承诺的对象(比如内部定单,网络或采购定单)也将不可以分配给该WBS元素。
  c. 开票元素标识:如果想将收入确认到某个WBS元素,我们必须指明该WBS元素是一个开票元素。诸如此类很多信息被分别组织在项目责任、控制数据、凭证、开票计划、结算规则、在建工程和资本投资计划等数据视图中。
2.3网络
  网络(Network)描述的是项目活动的执行过程。网络是一种在项目进度、成本和资源安排方面的结构计划,是一种在分析和控制工作中很有用的技术。我们可以将网络分配给项目定义、WBS元素。
  构成网络的关键元素是活动(Activity)和活动之间的关系。活动具有以下特征:它们会持续一定的时间、有明确的开始和结束时点、在执行的过程中不会被中断(如果有中断应定义多个分开的活动)、在执行过程中需要一定的资源,并且会发生相应的成本。
  活动代表了项目执行过程中的每一个过程,是组成项目结构的最小单位,也是组成网络的基本元素。在搭建项目结构时,我们把活动分配给相应的WBS元素。
  项目系统管理模块可以对有限公司各种项目的过程进行计划、预算管理和控制,确保在项目预算内,项目按计划进行,提高项目执行的效率。
  利用上面这些系统内的工具,可以对项目进行一些管理工作。
3项目管理的基本功能
3.1项目计划管理
  为了使项目更好地、有序地执行,在项目开始前,必须对项目的目标有一个清晰的认识和描述,对项目的详细的任务进行细化。明确和详细的项目计划是对一个项目进行计划、监督和控制的关键成功因素。利用PS模块中的WBS和网络工具,对项目进行计划,还可以利用以往的项目计划,帮助用户快速地对新的项目进行计划。
3.2项目预算管理
  项目预算是经过审批并下达的项目总成本。在项目的计划阶段,一方面,可以尽可能自下而上地对项目的成本进行准确地计划;另一方面,基于计划成本,可以自上而下地制订、审核和下达项目预算。项目预算是对项目成本的限额,可以利用ERP系统中的预算可用性控制对项目的成本进行严格的控制。
3.3项目管理信息分析
  SAP本身自带了一系列标准的报表查询功能,如:项目成本计划与实际的对比、项目预算与实际执行的差异对比及项目服务类合同执行情况查询等。此类查询不仅能提供实时业务信息及相应的筛选、汇总等功能;而且能以电子表格等格式灵活输出,为后续处理提供便利。
  利用此标准报表,用户可以对一个项目、项目的一部分以及多个项目进行评估,方便对项目的监测和控制。同时可以随时将计划成本数据与实际成本进行比对,将可分析和可支撑决策的信息反馈给项目组和相关管控部门,以便对项目成本进行及时的管控。
4结束语
  SAP系统PS模块通过对项目的规范管理,实现了项目立项、计划、预算、执行等业务与财务的自动集成,从而降低项目实施风险、提高运行效率。有了系统的辅助,使得项目管理走出了可视化和信息化的一步。
  
参考文献:
[1] SAP 项目管理培训手册 PLM200/230/23

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