基于管理实践的办公自动化系统建设思考

摘　要：本文以企业办公自动化系统建设为研究对象，通过企业办公自动化系统建设常见问题现象的分析，提出了具有应用实践性、操作性的功能特征和系统建设基本构架；同时，从管理实践视角总结了办公自动化系统建设的有关体会和建议，以期共享办公自动化系统建设有关经验与体会。

关键词：办公自动化；建设；管理实践

　　办公自动化系统（Office Automation,以下简称系统）是利用计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学、管理科学等先进科学技术，将人们的办公活动不断物化于现代办公设备中，形成人机信息处理的一个信息管理系统。它的产生提高了企业传统办公自动化程度，改善了企业办公环境和条件，缩短了企业办公时间、距离和周期，提升了企业办公协同工作能力，为企业的科学管理与决策提供了强有力的支持。
　　随着经济与信息技术的快速发展，以信息技术提升传统企业管理理念已得到普遍认同。作为企业管理，如何利用好信息技术，如何建设好办公自动化系统，是将好理念、好技术、好手段具体落地与管理提升的一个重要途径。因此，将企业需求与信息技术有效结合，构建符合企业管理文化与特点的办公自动化系统，既是适应社会快速变化的发展需要，更是企业核心竞争能力提升的必然要求。

一、系统建设常见性问题现象的分析
　　一个适应性良好的办公自动化系统建设需要对企业自身管理的充分理解和对信息技术的有效把握，其不仅要满足企业自身业务办公的需求，同时还需要依托最新的信息网络等技术，使之有效结合，两者融为一体，才能收到成效。客观上，系统建设的特殊性，致使企业办公自动化建设面临着管理知识与信息技术知识能力的双重要求；以及信息技术的日新月异与迅猛发展，使信息系统建设的超前性、系统性与企业现行管理的实用性、便捷性和安全性等之间呈现矛盾。具体表现在：
　　1．缺乏建设的整体性研究，各自为政现象严重
　　各应用系统相互独立、各自为政，缺乏系统化规划与资源集成，“信息孤岛”现象严重。如：OA系统、ERP系统、SAP-HR系统、CIMS系统、财务管理系统、业务公开系统等模块建设，各自为政严重，相互独立，用户须多次重复登录，才能完成相关的业务工作，导致人、财、物及管理资源的浪费，甚至导致管理效率效果的降低。
　　2．缺乏企业适宜性融合研究，使系统与现行管理相分离
　　现行信息系统建设往往存在“建的人不用，用的人不建”的相互分离现象。往往建设的人是外来软件开发工程师，而提出需求的人往往则是企业职能部门工作人员，而使用与评价的人是领导和员工。一般年青的软件开发工程师其本身没有管理岗位的经历锻炼，故不熟悉什么为管理，那自然提不出什么管理优化方案，只能依照已有模版如法炮制、翻版复制。对于企业而言，由于领导受工作精力与信息技术等因素的局限，不可能花费更多的时间和精力去亲自顾问，故在前期需求策划上，往往只能由低层级管理人员来组织实施，致使系统建设呈现闭门造车与实际相分离的尴尬现象。
　　3．缺乏操作的实践性研究，系统界面过于专业化
　　“门难进、脸难看、事难办”是一般信息系统的一大普遍现象。原因在于界面设计过于专业，过多从专业的角度考虑问题，而没有从用户使用、管理便捷的角度思考问题，导致人们在实际操作中“无所适从、无从下手”，使管理效果受到质疑。同时，在系统操作中大量出现外来翻译词汇，呈现词不达意、生搬硬套的现象，难怪有的领导经常抱怨“此系统不是我所想象中的系统”，导致系统上线却不能满足实际业务流程要求，往往呈现线上、线下“双轨运行”的尴尬。
　　4．现有软件系统能力不足，系统建设与管理要求存在差距
　　现行软件系统呈现两大基本特点，要么数据统计分析处理能力强，要么日常办公支持能力强；而能将二者有机融合，能将数据处理与办公自动化和管理决策支持于一体的管理软件，目前还不多。因此，从单纯的事务型向管理型、向分析决策型方向的转变是办公自动化系统建设的一个重要趋势。
　　5．缺乏系统的持续化改进，在系统升级与集成上存在差距
　　信息技术的快速发展，决定了企业办公自动化系统建设不可能一蹴而就，它需要不断集成、不断充实、不断完善。如何有效处理好系统建设、管理、使用和维护间的相互关系，实现企业内外部资源的有效组合以及人员相互间的有效协同，确保系统安全平稳地运行。

二、关于管理适用性系统建设的特征及功能的认识
　　作为一个适用的企业办公自动化系统，应在其软件开发和系统建设上，不仅要充分利用现有的最新信息通信网络技术，更要紧贴企业业务管理流程、贴紧企业自身管理发展要求；应有效体现实用层面的功能特征和企业管理文化要求，将企业文化融于信息管理操作流程之中，使文化融合于系统，使系统体现企业管理与发展要求之中，以真正提升传统管理之目的。
　　1．关于管理适用性系统建设的特征
　　管理适用性系统建设特征应体现在系统的实用性、操作的便捷性、使用的高效性、运行的安全可靠性，及系统灵活兼容的适度开放性。
　　（1）系统的实用性
　　系统应有效体现企业现有的办公特点，具有较强的文档处理功能，在处理过程中能够有效地显现文档修改留痕，以及WORD、EXCEL或扫描图片等电子形式信息嵌入一体化等，能快捷、高效地完成日常办公业务。
　　（2）操作的便捷性
　　系统应界面应体现友好与简洁，应充分体现企业办公业务性质，便于理解、便于操作。如操作过程中的导航提示，引导用户完成每一步操作。
　　（3）使用的高效性
　　系统功能设计应直观反映业务管理工作的内容和流程，便于用户规范管理与使用。如提供在线查询，可轻松实现网络信息共享，使企业授权人员能够了解到权限范围内的相关信息，并在权限范围内处理相关办公业务，实现业务流程规范化和文档管理程序化。
　　（4）运行的安全可靠性
　　系统应使用符合国家标准的软件安全体系，满足企业内部信息安全与保密工作要求。如系统信息只有授权用户才能查阅、办理；系统数据进行定期备份和异地备份；系统数据可进行灾难性恢复；系统建立日志文件，跟踪记录用户使用情况等。
　　（5）灵活兼容的开放性
　　系统建设应充分考虑留有足够的数据接口和优化空间，方便以后的不断完善、优化、升级、二次开发、应用范围拓展等；系统各功能应可整体使用，也可独立使 用。如系统既要方便各类相关数据的导出、导入，又要方便与其他应用系统实现无缝连接。
　　2．关于管理高效性系统建设的功能集成
　　管理高效性系统建设功能应体现在实现内外资源整合的高效的信息处理和集成。其主要表现在：
　　（1）企业内部统一登录平台
　　企业办公自动化系统门户是实现企业员工一次登录、快速响应的工作平台。它应包含企业所有应用系统，并根据业务性质进行归并，是处理各项业务工作的入口点，使员工一目了然；同时，系统自动提示功能提醒用户需要处理的事项，有效地解决因各系统重复登录等而引起的相关工作的遗漏。
　　（2）企业内部信息交流与个人事务处理平台
　　企业内部的电子邮件系统是实现企业员工之间信息交流与个人事务处理的快速平台。它应包含个人未处理事项、待处理事项、已处理事项、邮件收件箱等等，并可根据个人习惯、爱好进行个性化处理。
　　（3）企业内部信息发布平台
　　企业内部的公共信息系统是实现企业各管理层需要告知、公告事项以及企业最新发展动态的平台。它应包含多层次电子公告等，用户可根据权限发布信息，并通过相关的审核程序予以发布，既确保信息来源的可靠性，又保证信息发布的及时性和有效性。
　　（4）企业内部业务工作处理平台
　　企业内部的公文管理系统、综合办公系统、日常审批系统是实现企业内部大量流程化工作自动化的平台。它应包含收文管理、发文管理、资料管理、会议纪要、工作简报、大事记、会议管理、督查办、业务审批、出差申请、请假申请、名片印制申请、权限审批、就餐申请等等，通过将流程化工作进行固化，不仅规范各项工作管理程序，而且解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，提高企业协同工作效率。
　　（5）企业内部文档管理平台
　　企业通过将业务工作流程固化到系统流程设计，使有权限的人员能够对各类流转过程中的电子文档进行全过程跟踪和监控，实现电子文档的全过程管理。同时，电子文档通过保存、管理以及快速查询、汇总统计和编辑打印等，实现文档的共享和使用。
　　（6）企业内部综合业务集成平台
　　系统的灵活扩展性，可将短信、加密“电子印章”等业务功能直接集成到系统中，与相关业务进行有机结合，既可组合使用、又可单独使用，实现复杂工作简单化。同时，系统的强大开放性，可使企业内部档案管理系统、合同管理（CIMS）系统、考勤管理系统等直接嵌入，与OA系统数据接口进行无缝连接，实现整体信息的有效获取和处理，以及数据的提取与导入，从而解决企业内部“信息孤岛”问题和提高业务工作准确率，实现企业整体工作效率的提高。
　　（7）企业内部分布式（异地）办公平台
　　企业通过虚拟专用网（VPN）远程接入技术，为员工提供远程访问，实现企业分支机构跨地域（异地）办公、移动办公模式和全程控制管理，有效解决企业因发展而带来的管理区域和管理幅度的增加所带来的跨地域（异地）办公的不便。
　　
三、系统建设中的管理实践体会
　　企业办公自动化系统是一项系统工程，其效率是通过全员参与使用而显现的。在建设过程中，由于涉及面大，又是对传统管理方式的一次革命，因而不可避免地会遇到这样或那样的困难。因此，要成功建设就必须注意以下几方面因素：
　　1．领导的重视和支持是系统建设的保证
　　一方面，只有在领导的重视下，才能确保人、财、物的到位；也只有在领导的支持下，才能确保全员参与、投入使用，有效地推动系统全面上线。另一方面，只有重视领导，关注各级领导的需求，以领导的需求和关注点为系统设计重点，才能确保系统高效运行。
　　2．编制切合实际的建设方案是系统建设的基础
　　要编制出一个符合实际、切实可行的建设方案应该做到：要充分酝酿，明确建设内容和实现目标；要组织深入细致地需求调研、明确需求定位；要从管理标准化和信息流程规范化着手，将管理逻辑需求转化为信息逻辑需求；要明确完成时间和投入运行时间。
　　3．企业与软件开发商的充分沟通是系统建设的前提
　　企业应该要选择与熟悉企业业务流程、具有强大办公自动化系统软件开发能力的开发商合作；企业自身要有懂管理、熟悉业务流程、爱岗敬业的业务骨干参与到方案的设计中来，把握需求的定位；在开发过程中，双方要及时沟通、讨论，将业务流程准确无误地转变为计算机语言，确保各功能模块符合业务流程的要求；实际操作应以“易学、易懂、灵活、简便”为标准。
　　4．周密的实施计划是系统建设的关键
　　系统平稳上线和稳定运行需要有一个周密的实施计划：要进行谨慎、严密的系统风险评估；要在模拟测试环境中对开发的软件进行“仿真”测试；要根据业务工作流程要求，测试软件是否存在漏洞或缺陷，并通过改进、优化，使软件更贴近工作、方便操作；要编制应用操作培训资料，分层次对不同人员进行系统应用操作培训，发现问题及时解决；要在系统正式上线前，必须完成历史数据的迁移、个人邮件与相关历史数据链接的有效性、用户客户端配置和用户权限配置等相关基础性工作。
　　5．系统安全稳定的运行是系统建设的必要条件
　　系统由模拟测试环境进入到正式上线运行后，企业不仅要确保各层次员工都能够及时上线操作，同时还要及时与开发商进行沟通，根据系统上线运行的不同时期，分别采取现场支持与电话支持等技术服务方式，保证系统正常稳定地试运行后平稳进入正式运行。
　　6．操作便捷是系统建设有效性的基本标准
　　通过系统门户一次登录，实现多系统操作，既解决了因多系统切换、登录引起的“门难进、脸难看”的现象，又解决了因多系统切换而引起的工作遗漏等问题，不仅节省了办公时间，还简化了操作流程；操作过程中的导航提示，使企业员工只需按照提示点击按钮，便能轻松地完成工作。
　　7．建立健全相关规章制度是确保系统有效运行的保障
　　系统的建设、管理、使用和维护等各个环节是相辅相成、缺一不可的，如何使其运行好并发挥最大效用，就必须将各个环节的工作落到实处。因此，相关规章制度的建立健全是确保系统建设有效运行的长效机制。
　　8．持续改进是确保系统高效运行的有效措施
　　企业管理理念的不断更新和信息技术的迅猛发展，使系统建设必须坚持“长远规划、分步实施”的工作思路，通过不断地优化、升级、改造和集成等有效措施，推进系统持续改进，更好地发挥系统的使用价 值，不断提高企业整体工作效率和工作水平。

四、结束语
　　企业办公自动化系统是企业以信息技术提升传统管理水平的一个重要标志。它突破了企业传统办公受时间和空间的技术限制，为企业管理扁平化、决策科学化提供了强有力的信息支撑。然而，办公自动化系统是一个不断发展的产物，它需要应用企业不断完善与持续改进，才能真正达到适应管理要求之目的。

参考文献：
[1]李岚.办公自动化技术与应用.（北京）人民邮电出版社，2010.3，P1-3