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做好办公室行政管理工作的探讨

发布时间:2018-01-05 09:32

  [摘要]办公室是一个企业的“窗口”,它是沟通上下、协调左右的桥梁纽带。文章主要探讨了企业办公室行政事务管理工作的具体内容并提出了有关的改进措施。


  [关键词]企业;办公室;行政管理


  doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2017.21.049


  [中图分类号]F272.9[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2017)21-0088-03


  1引言


  在科学技术飞速发展的今天,就必须依靠有效的管理。企业的行政部门已经成为带动社会生产力发展的重要因素。企业内部的行政管理,肩负着企业的管理工作,是企业发展的核心。所以,加强行政管理势在必行。


  2加强管理的重要性


  2.1行政管理的内容


  要想更好地加强行政管理,首先要了解行政管理的内容到底是什么。行政管理包含着两个方面的内容,一个是行政管理,一个是企业管理。行政管理不仅仅要对企业的后勤事物进行管理,还要对企业的生产经营活动进行管理,并实行组织化管理。要让企业的每一个员工,知道自己工作的责任和工作的内容。最大限度提高员工在工作上的积极性,并让员工之间形成良好的竞争合作关系。


  2.2行政管理的特征


  行政管理的特征主要有三个。首先它的第一个特征是纵向性。纵向性又名层级性,这是指企业的行政层把决策层的政策思路,有效传达给执行层。第二个特征是时效性。这是因为企业的发展,需要根据现实情况进行改革和调整,因此企业呈现出很强的时效性。最后一个特征就是权威性。要想进行更好的行政管理,就必须要建立在企业权威性基础上。


  3做好办公室行政管理工作的意义


  首先,行政管理可以提高企业员工的工作积极性。让各项工作得到优质、高效的完成,这样企业的核心竞争力就得到了增强。


  其次,行政管理可以有效提高企业适应市场变化的能力。市场经济的迅速发展,带来了经济的繁荣,同时也引发了一些矛盾。想要缓解这些矛盾,必须依靠企业自身的行政管理。所以,行政管理必须要结合自身的实际情况,与市场经济发展方向协调一致。这样就可以使企业的发展顺应市场,企业适应市场的能力也得到了提高。


  4行政管理当中存在的问题


  4.1行政管理体系的有效性不够


  在实际的企业管理当中,有很多企业把办公室管理、档案文书管理当成行政管理的重点,这样就使企业的行政管理体系缺乏有效性。


  4.2行政工作人员的业务素质不够好


  行政管理者业务素质的高低,会影响到企业行政管理的效果。由于企业的行政管理部门是一个服务性的机构,所以行政管理者要把“服务意识”运用到工作当中。


  4.3行政管理沿用传统的管理模式


  目前还有不少企业,受以前计划经济时期保留的传统思维模式影响。在实际的行政管理当中,行政管理者还保留着机关的作风。在这样的情况下,行政管理就会出现形式主义、不讲实效等等许多问题的出现。


  4.4脱离企业实际的行政管理工作


  在实际的企业当中,脱离实际的行政管理工作现象非常多。这是因为,企业的人事制度不健全,行政人员知识素质能力不强,对企业的业务不够了解,思想政治素质也不高,这就导致他们在管理企业时,很难结合企业的实际情况进行管理。


  5做好办公室行政管理工作的举措


  5.1合理配置办公室内部机构


  实现办公室管理的科学化,首先配置上要进行改进,做到办公室管理的科学化,要从办公室的内部机构和工作人员的合理分工入手,培养出一支管理水平高、文字写作能力强、集体主义感强的退伍,促进企业办公室管理的发展。


  5.2加强办公室队伍的思想作风建设


  办公室不能成为聊闲话的地方,办公室人员要具备良好的思想作风。为此,企业要定时为办公室的工作人员开展思想教育的课程。必须抓好队伍的思想作风建设。首先,办公室人员要坚持办公室工作的原则,遵守基本要求,是拥有良好思想作风的基础;然后要时刻为企业着想,为企业做事。


  5.3采用先进科学的行政管理办法


  我国计算机技术的快速发展,为采用科学的管理方式提供了便利。可以合理的使用计算机,运用效率管理软件来管理企业。同时要明确,绩效考评、企业目标管理、企业的自主管理。


  5.4提高企业行政管理者的业务素质


  办公室工作人员职业素质是非常重要的,提高职业素质的作用是办公室人员专业理论知识能力增强和工作能力提高。由于办公室的工作内容廣泛且多,所以对工作人员的要求较高,不仅知识面广,还要工作能力强。


  职业素质还包括较强的思维能力、写作能力、沟通能力、处理事务的能力、良好的工作态度及工作的积极性都是办公室管理科学化的要具备的基本能力。


  5.5要结合企业的实际进行行政管理


  在进行行政管理工作时,最重要的就是要结合自身的实际情况展开工作。假如行政管理者遇到情况不明的问题时,必须要去企业的各个部门,深入实际去了解。


  5.6加强制度建设


  一个企业没有一个完整的制度,就像一盘散沙。因此,一个制度在企业办公室管理中起着相当重要的作用。企业办公室管理制度建设必须与时俱进,具有创新的意识,使制度更加规范化、更加完善。


  规范化指的是企业办公室的管理制度必须严格规范办公室工作人员的工作态度、工作行为以及工作计划,每一项都要按照制度来完成,能使管理水平上升到一定的标准。


  5.7加强思想建设


  加强企业办公室管理室的思想建设,有以下三个个步骤:第一,必须具有创新意识,企业办公室的工作人员要对自己的工作有十分的热情,员工具备创新意识,才能利用新方法,更有效率地完成工作,跟随着社会发展的脚步和结合企业发展的情况制定出一个既创新又与企业实际情况相符的方法来帮助企业在决策中做出更好的决定,在工作中体现出与时俱进;第二是学会全方位地看待问题,这要求企业办公室的管理工作人员要具备全局观念,在工作中要从整个企业的发展状况来考虑,遇到问题时要听取不同阶层员工的意见;第三个步骤是要时时关注国家颁布的相关政策,因为企业制定的一些相关政策都是依据国家的政策,所以要重视国家的政策。


  5.8创新沟通渠道


  办公室行政管理工作的一项重要内容就是要建立并保持良好的沟通渠道,以保证企业上下对办公室行政管理工作的认可和员工对办公室行政管理的认可。可以通过管理流程制度文件发布、OAK邮件系统、EIP企业门户网站、综合信息系统、员工合理化建议论等多种形式,促进企业相关信息内部共享、企业文化和制度知悉度提高等。


  同时,办公室应为员工搭建各种良好的非正式沟通平台,营造各部门间员工相互理解、加深感情联络的机会。组织开展多种形式的员工集体活动,建立紧张工作和轻松活动相结合的和谐氛围,平衡员工心理状态,使他们在紧张的工作和生活压力下,能够有轻松娱乐的沟通和宣泄渠道。如运动会、各种单项体育活动和体育比赛、各种体育和文艺协会、文艺巡演、联谊会、歌咏比赛、团体旅游等等。


  6结语


  行政事务管理工作作为企业办公室的重点工作,是确保企业正常运行的重要保障,有效的办公室行政管理,能促进一个企业的成功运营。在市场经济快速发展的今天,对于办公室行政事务的管理有了更为严格的要求,作为这一工作核心的行政事务工作人员,必须要有认真的态度去对待,还要非常有责任心,完善相关的管理制度,提高自身的职业素质。


  作者:关伟强


   主要参考文献 

  [1]张波, 李念良. 浅析现代企业行政管理者的管理素养[J]. 湖北函授大学学报,2011, 24(6):71-22. 

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