分析企业档案管理业务外包的必然性

近年来，世界各国企业间普遍采取的一种新型的管理方式——业务外包(outsourcing)对企业档案管理产生了巨大的影响。美国明尼苏达历史协会档案征集保管部主任詹姆士•福格蒂在《美国企业档案馆的发展和企业文件的管理》一文中介绍，美国虽然由于经济的迅速增长，许多大公司建立了档案部门，但在最近10年中，由于企业的兼并、裁员和业务外包，许多档案部门也被迫关闭了。档案管理业务外包直接导致了企业档案部门的关闭，对企业档案管理而言是福是祸？也许有人会说，导致企业档案部门关闭，即是削弱了档案部门的职能，当然是祸。然而事实却并非完全如此，大量事实表明，越来越多的国内外企业正逐步将档案管理进行外包，我国档案界也针对企业档案管理的业务外包(托管)进行了理论上的探讨。企业档案管理业务外包绝不是一个孤立的现象，它是企业资源整合、提高核心竞争力、追求最大效益的必然趋势。

一、企业档案管理业务外包的必然性

企业档案管理业务外包的必然性来自于其本身的优越性及其对企业发展带来的巨大效益。

1.降低企业档案管理成本，提高档案利用效率。企业档案管理业务外包即将企业有关档案管理业务外包给档案专业服务机构，决定是否外包的一个重要因素就是外包成本是否高于内制成本。接收企业档案管理外包业务的档案专业服务机构由于其服务内容的专一性和服务的规模化，决定了这些档案专业服务机构的服务成本远远低于企业单独进行档案管理业务的成本。同时，由于应用了专业化、高水平的管理技术与管理手段，外包后的企业档案利用效率也会大幅提高。

2.有助于提高企业核心竞争力。业务外包是企业管理的一种创新管理理念与管理方法，它的一个重要目标就是集中企业内部资源，着力提高企业核心竞争力。目前，市场竞争曰趋激烈，要求企业必须在各个环节上都不能出现任何差错，而企业管理不可能面面俱到，他们需要更多专业性的组织在各个薄弱环节对其进行帮助。档案管理业务外包可以使企业从具有低附加值的曰常事务性档案管理业务中解放出来，能够更有效地运用其核心竞争力，把时间、精力和资源集中起来致力于具有高附加值的战略环节。

3.可以减少众多企业在档案管理工作中的重复投入降低企业管理成本。档案管理是一项技术性、专业性较强的工作，它需要一定的投入，这其中包括档案管理基础设施的投入、人员投入、技术投入及有关管理物资的投入。而在现实工作中，或是出于认识上的问题，或是出于经济上的原因，我国大多数企业，尤其是中小型企业和民营企业对档案管理的基础性投入明显不足。企业将档案管理业务外包出去，既可以享受到高技术、高水准的档案管理服务，又可以减轻企业因在档案管理技术设施投入方面产生的风险。哈佛大学经济学教授Jorgeson认为，业务外包可以使企业的科技投资效率提高20%，因为用户只需为自己在一定时间内真正用到的部分技术设备付费，节省了庞大的固定成本投入。

4.可以有效利用企业外部人员、技术及其它资源。档案管理业务外包可以满足企业对档案专业管理人才的弹性要求，可以借助外部人力资源来满足企业不断变化的需要，节省用于人才招聘与培训的费用和时间，增加人力资源配置的灵活性。档案管理业务外包还可以充分利用企业所不具备的档案专业技术和特定的资源，享受高质量和高稳定性的档案管理服务。

5.有利于促进企业档案信息化建设。信息化是档案工作的发展趋势和方向，档案信息化建设需要大量地投入，要有专门的人才和设备。然而，在现有条件下，我国企业把主要的资金都投入到企业的生产和经营上，对企业档案信息化建设的投入非常有限，这在很大程度上制约着企业档案信息化的发展。实行企业档案管理业务外包，可借助于档案外包服务机构在设备、技术、专业人才方面的优势，加快企业档案信息化建设，促进企业档案信息化进程。

6.进一步落实企业档案信息资源社会化服务。企业档案信息同其它类型的档案信息一样具有双重价值，即为企业服务的第一价值和为社会服务的第二价值。目前，绝大多数企业十分重视档案工作，其档案信息的第一价值得到了较好的发挥，但真正实现企业档案信息的第二价值却有相当大的难度，究其原因主要是企业档案信息产生于企业自身的管理活动，在来源上具有单一性，在归宿上也不向国家综合档案馆移交，同时由于企业档案部门在工作中或多或少存在本位主义的思想，使得企业档案信息无法发挥其全部价值。对企业档案实行外包，可以将分散在各企业的档案信息集中于外包服务机构，如档案寄存中心、档案托管中心等中介服务机构，在维护企业利益和保密的前提下，由这些机构开发托管档案的第二价值，实行企业档案信息资源的社会化服务，特别是可以使企业科技档案中的信息得到有效推广，加速科技档案信息成果商品化的进程。

二、企业档案管理业务外包的可行性

1.业务外包已成为一种企业管理的重要手段，档案管理业务外包是企业业务外包的题中应有之意。业务外包是源于20世纪80年代工业企业的一种经营管理方法，自1997年以来，欧美企业的业务外包蓬勃发展，到2000年，已形成席卷欧美，波及全球的业务外包浪潮。一些西方经济学者认为，信息时代的业务外包充分调动了知识和革新的力量，使现代商业组织发生了根本性变化，业务外包成了经济成功的核心动力。据美国《财富》杂志1998年7月20日的一篇报道披露，全世界收入5000万美元以上的公司，都普遍开展了业务外包。美国著名的管理学家彼德•德鲁克曾预言:“在10-15年之内，任何企业中仅作后台支持而不创造营业额的工作都应该外包出去，任何不提供向高级发展的机会的活动、业务也应该采用外包的形式。”声名显赫的美国思科公司就将70%的业务外包出去。档案管理作为企业产业链的一个环节，并不是企业所擅长的，它只对企业创造经济效益起间接支持作用，而不能直接创造经济效益，因而在企业进行业务外包过程中，档案管理应属于企业业务外包范畴。尤其在信息技术迅速发展的今天，企业电子文件档案大量产生，电子文件与电子档案的管理需要更高的管理技术与管理设备，企业管理电子文件档案的成本较纸质档案更高，规模化管理电子文件与档案的优势更显突出。因而档案管理业务外包的迫切性更为显现。

2.网络技术的发展给企业档案管理业务外包提供了技术上的有利条件。随着网络技术的发展，信息传输成本大幅下降。据国际数据公司(IDC)统计，利用国际互联网，信息传输成本可下降60%~80%。这既给档案管理业务外包提供了技术上的保障，也给档案管理业务外包提供了可能性，它使实行档案管理业务外包的企业能够方便、快捷、安全地利用本单位外包出去的档案信息。

3.档案中介机构正在不断成长与壮大，档案中介服务市场正在不断健全与规范，为企业档案管理业务外包提供了可靠的保证。企业档案管理业务外包必须有可靠的外包承接机构，有管理规范、制度健全、技术力量雄厚的外包服务市场，我国档案中介服务市场的逐步形成使企业档案管理业务外包成为可能。目前，我国档案中介机构已有了一定规模的发展。据不完全统计，截至20世纪90年代末，全国已有一百多家档案中介机构。这些档案中介机构既有国营的，也有民营的，本世纪初甚至有国外资本进入我国档案中介服务市场，成立合资或独资档案中介服务公司，不同所有制档案中介服务机构之间形成了激烈的竞争关系，这种竞争导致档案中介服务的规范化和服务质量的不断提高，形成了具有一定规模的档案中介服务市场，为企业档案业务外包提供了客观条件。

4.档案界理论上的探索、企业档案管理实践中的尝试为企业档案管理业务外包奠定了一定的理论基础，积累了丰富的实践经验。在企业档案工作理论研究中，档案界一些有识之士早已对企业档案管理业务外包进行了大胆的探索。苏州大学周毅、吴品才指出:“为了实现企业对利润最大化目标的追求，企业无疑可以采取多种策略。仅从档案管理的角度来看，企业无疑可以采取两个切实可行的办法。一是让商业化的档案中介机构来承担过去只能由企业自己负责的一部分管理职能，这种社会分工的细化，不仅可以提高企业档案的管理水平，而且可以提高企业的管理效益……二是让商业化的档案中介机构承担起为企业有偿转让部分企业档案，特别科技档案的职能。”如果说周、吴二人的文章只是对档案管理业务外包一种含糊表述的话，那么河北大学卞昭玲、范宗斌、顾宏革就明确提出企业档案托管(外包)给档案托管机构是可行的。文章很快就引起企业档案工作者的注意，郑州市热力总公司王力艰在《档案学通讯》2002年第3期发表了《市场经济条件下企业档案托管机构究竟能走多远》一文与卞昭玲等商榷，提出了不同的看法。卞昭玲又于《中国档案》2002年11期发表了《企业档案的托管机构》一文，回应了王力艰提出的一些问题，并再次讨论了企业档案管理业务外包问题。这一系列的学术争议与争鸣，解决了一些关于我国企业档案管理业务外包理论上的问题，对企业档案管理业务外包在理论上做了有益的尝试。在企业档案管理实际工作中，许多企业(尤其是中小型企业)由于受人员、技术、设备等条件限制，将档案整理工作委托给地方有关档案馆或档案中介机构完成，从严格意义上说，这还不属于档案管理业务外包，或者说只是企业档案管理业务外包的一小部分，但至少这种实际的操作方式说明企业档案管理外包是可行的，而且对外包者和外包业务承接者双方都是有益的一种“双赢”做法。事实说明，企业档案管理外包不仅有利于企业自身的发展，也有利于档案中介服务机构规范化地发展。

作者：周永军（十堰市太和医院）